Le design peut-il optimiser nos modes de travail ?
Une série en trois parties centrée sur les défis (et opportunités !) uniques auxquels sont confrontés les managers d'aujourd'hui, avec des conseils et les astuces de managers de chez Shopify, Ironclad, Twitch, Uber.
Partager Le design peut-il optimiser nos modes de travail ?
Illustration principale par Lennard Kok.
Dans un monde où tout va toujours plus vite, on passe notre temps à courir après le temps. Si vous êtes manager, vous le ressentez probablement très fortement. À l'heure où la vie en entreprise se transforme profondément, le changement est devenu la norme. Entre la nécessité de jongler entre les exigences du travail hybride, de faire face à l'assaut des avancées (et des distractions) offertes par la technologie et de motiver les équipes alors que l’époque est marquée par les bouleversements, le travail est indéniablement plus difficile.
Mais regardons les choses autrement : l'absence de normalité peut également être libératrice et vous donner carte blanche pour réinventer le travail de demain, en commençant par votre rôle de manager. Ainsi, si vous vous demandez comment mieux exploiter votre temps, ou comment apporter plus de valeur, d'énergie et de résultats grâce aux liens créés avec votre équipe, vous êtes au bon endroit. Dans cette série, nous nous inspirerons du monde réel pour vous aider à planifier un avenir qui accueille le changement, pour votre bien, celui de vos équipes et de votre travail. Une refonte totale, pour ainsi dire ! La première étape ? Faites un point complet sur votre poste avant de le transformer radicalement.
Dites stop aux réunions
Comment passer moins de temps ensemble peut rapprocher les membres de votre équipe.
Début 2023, Shopify a pris la décision étonnante de supprimer tous les meetings récurrents réunissant plus de trois personnes, puis de réintégrer progressivement les réunions les plus importantes, afin que les employés puissent travailler sans interruption.
Bien que d’apparence radicale, cette décision d’annuler de nombreuses réunions s’explique par un besoin fondamental de travailler en autonomie. Les employés de Shopify sont tous en télétravail, et pour collaborer efficacement, ils contribuent quand ils le peuvent aux fichiers collaboratifs Figma et FigJam, qui sont toujours en ligne. « Notre équipe est répartie sur plusieurs fuseaux horaires, il est donc difficile d'organiser des réunions, » explique Sebastian Speier, senior UX manager chez Shopify. « Nous voulons vraiment investir dans les outils qui nous permettent de collaborer de façon asynchrone », ajoute-t-il. Pour libérer de la place dans votre emploi du temps, essayez de trouver d'autres manières de créer du lien. Le développement d'une « culture » peut sembler flou, mais au final c'est assez simple : assurez-vous que les gens disposent du temps, de l'espace et des ressources nécessaires pour donner le meilleur d'eux-mêmes.
L'utilisation de FigJam pour la planification de projets aide les gens à participer de manière active et en temps réel, ainsi qu'à transmettre leurs feedbacks et leurs idées de façon asynchrone.
Et pour ce qui est de votre temps, soyez honnête : comment l’occupez-vous ? Dans quelle mesure cela correspond à ce que votre chef, ou le chef de votre chef, pense que vous faites ? Les cadres ont tendance à penser que les managers se concentrent sur des tâches de haut niveau, telles que la conduite du changement institutionnel ou l'accompagnement des employés dans le développement de leur carrière. En fait, les managers ont tendance à traiter des problèmes plus terre à terre, comme trancher sur l’intérêt (ou l'occasion de telle ou telle réunion) ou comment recruter des talents. Commencez à reprendre le contrôle de votre temps en utilisant des outils de collaboration et des stratégies de visualisation pour rationaliser vos réunions ou, mieux encore, vous en débarrasser complètement. Il n’est pas toujours nécessaire de se réunir pour faire avancer les choses. Lorsque c'est le cas, réfléchissez à comment consacrer ce temps au développement de relations interpersonnelles, à partir de conversations qui portent moins sur les résultats réels que sur une attitude ou une philosophie de travail.
Utilisez mieux votre temps (de façon asynchrone)
Épurez les boucles de feedback
Une visibilité précoce et fréquente permet non seulement de rapprocher les équipes, mais aussi d'éviter les feedbacks tardifs (et dévastateurs) de certaines parties prenantes.
En tant que manager, on peut se retrouver tiraillé(e) entre la recherche d'une solution qui convienne à tout le monde et d'une autre qui ne plaise à personne. Au lieu de cela, pourquoi ne pas recadrer le problème dans sa globalité ? Créez une boucle de feedback efficace en partageant un brouillon de votre travail sous forme de capture d'écran dans FigJam. De cette manière, vos collègues et les autres parties prenantes peuvent laisser des annotations, publier des notes et utiliser des émojis pour s'exprimer sans ralentir le processus ni obliger l'équipe à répondre au moindre de leurs commentaires.
Accueillez le changement. Mettre en place des processus évitant les tâches répétitives à votre équipe est un excellent moyen de les aider à se concentrer sur ce qu'ils font le mieux. Mais les équipes doivent également pouvoir s'exprimer sur ce qui ne fonctionne pas. Chez Super, une start-up qui automatise l'entretien d'immeubles résidentiels, les employés sont invités à faire des suggestions anonymes pour rationaliser les opérations de l'entreprise lors de rétrospectives mensuelles. Ce rituel a conduit à des améliorations majeures, notamment à un nouveau système pour signaler les bugs et à une réunion hebdomadaire de 15 minutes pour tester de nouvelles fonctionnalités en équipe. « Pour nous, en tant que dirigeants, il s'agit de nous interroger sur les façons de nous améliorer. », explique Lindsay Liu, la Co-fondatrice. « En tant que dirigeants, nous nous interrogeons sur les façons de nous améliorer. », explique Lindsay Liu, la co-fondatrice. « Et une grande partie des optimisations [de l'entreprise] sont le fruit de ces rétrospectives. Elles créent un environnement où chacun se sent autorisé à faire part de son opinion. »
Mais il est également important de mettre en place des mesures pour protéger votre travail. Supposons que vous souhaitiez obtenir l'adhésion à un nouveau projet et que vous permettiez à tous vos collaborateurs de partager leurs commentaires. « Les commentaires s'accumulent alors sans que vous puissiez en voir la fin », explique Yuhki Yamashita, chief product officer chez Figma. « Ou pire encore, certaines personnes (en particulier des membres de la direction) arrivent dans le fichier sans connaître le contexte, ajoutent leurs commentaires, puis disparaissent. Tout à coup, vous vous retrouvez avec une nouvelle série de retours à traiter absolument. Cela peut avoir un effet dévastateur. »
Comment faire en sorte que les feedbacks soient perçus plus positivement
- Reconnaissez les succès et les défis grâce aux rétrospectives
- Signalez et triez les bugs de façon ouverte
- Instaurez une critique hebdomadaire dédiée aux retours positifs
Sortez de votre document !
Générer des idées de façon ouverte grâce à un mélange d'esquisses, de stickies et de prise de notes peut mettre les collaborateurs dans un état d'esprit propice à des contributions plus riches.
À quoi ressemble un bon travail d’équipe ? À un collage frénétique de post-its sur un mur ? Non. La pandémie a démontré à quel point ce type de collaboration peut être inutile et limitant. L’idée serait plutôt de rassembler les idées dans un seul fichier servant de source unique de vérité, à la manière d'une étoile polaire guidant les équipes dans leur parcours créatif. Il peut s'agir simplement d'abandonner vos outils de planification habituels au profit de celui qui vous permettra de générer des idées librement. Afin de libérer la créativité, Katarina Batina, senior UX manager chez Shopify, suggère de commencer en visualisant les choses plutôt qu’en les écrivant dans un document. « Si vous êtes tellement habitué à suivre un processus d'entreprise, et qu'une partie de ce [processus] consiste à ouvrir un document et à y inscrire des réponses à des questions qui ne sont pas vraiment celles auxquelles on doit répondre, alors vous perdez toute la créativité nécessaire pour trouver des idées vraiment uniques », explique Katarina Batina. « Lorsque l'on se “dérouille les neurones” avant de résoudre un problème complexe, on est davantage susceptible de changer de point de vue sur celui-ci », explique-elle. « Cela peut aider à [générer] des solutions plus créatives. »
C'est quelque chose que l'on faisait auparavant de manière plus naturelle dans une salle de réunion. L'espace devenait un lieu de rassemblement autour d'une grande idée. Aujourd’hui, le plan de travail est en ligne, c’est un espace où chacun peut faire ses retours en prévision des prochaines itérations. Il s'agit de visualiser la complexité et de la rendre tangible. Une telle approche permet non seulement de trouver des solutions incrémentales, mais aussi de faire éclore de meilleures idées. « Chez Shopify, nous essayons de développer une vision forte et tournée vers l'avenir », explique Sebastian Speier. « Lorsque vous collaborez avec 20 personnes différentes, vous ne pouvez pas partir du principe que chacune pourra faire part de sa vision dans un document. Il est bien plus facile de collaborer avec un outil qui permet de communiquer sa vision de plein de façons différentes. Cela facilite la contribution de chacun. »
Lorsque vous collaborez avec 20 personnes différentes, vous ne pouvez pas partir du principe que chacune pourra faire part de sa vision dans un document. Il est bien plus facile de collaborer avec un outil qui permet de communiquer sa vision de plein de façons différentes. Cela facilite la contribution de chacun.
Prenez des pauses qui sont vraiment des pauses
En créant du lien en dehors du temps de travail, on obtient des équipes plus épanouies et productives.
En télétravail, le sentiment d’éloignement est difficile à atténuer. Chez Shopify, des chasses au trésor virtuelles et d'autres activités sociales sont menées sur des tableaux blancs numériques afin de renforcer l’esprit d’équipe avec autant d’authenticité que possible malgré la distance. Sebastian Speier admet que ces jeux ne remplacent pas totalement les interactions directes que de nombreux collaborateurs recherchent. L'astuce consiste à trouver un équilibre qui permette d’intégrer une dimension critique dans un environnement où l'on se sent connecté les uns aux autres et psychologiquement en sécurité. « Selon un accord tacite, les conversations concernant le travail devraient être difficiles », explique Katarina Batina de Shopify. « La critique se doit d'être sévère, détaillée, complexe. Le fait de devoir subir cela, puis d'éteindre la caméra et de se retrouver seul, vous fait remettre en question vos propres compétences. Ça n’a rien de positif. »
Selon un accord tacite, les conversations concernant le travail devraient être difficiles
Chez Shopify, Sebastian Speier et son équipe organisent chaque semaine des temps de pause dédiés à des activités récréatives.
Sebastian Speier partage ce sentiment. « Les gens aiment vraiment se sentir liés à leurs collègues », explique-t-il. « [Mais] quand toutes les interactions au sein de l’équipe portent sur le travail et comment l’améliorer, cela devient très éprouvant, émotionnellement comme physiquement. » Lorsque tout le monde partage la même vision, on passe moins de temps à se concentrer uniquement sur le travail. En fin de compte, l'énergie que vous pouvez consacrer à la recherche de solutions est limitée. La meilleure chose à faire est de prévoir suffisamment de moments de pause, où le travail est secondaire par rapport à la relation entre collègues,
Pour les équipes de Sebastian Speier et Katarina Batina chez Shopify, prévoir des pauses permet aux collaborateurs d'établir des liens en-dehors du travail, et ainsi de faciliter les échanges. Katarina Batina se souvient que le fait de se trouver dans la même salle de réunion permettait d’arrondir les angles après une design critique : « On se tournait vers la personne dont on venait de critiquer le travail pendant une heure, et on la complimentait sur ses chaussures. »
