Wie man eine Problemstellung formuliert: Top-Tipps + Beispiele

Viele großartige Ideen beginnen mit einem klaren Problem, das gelöst werden muss. Während Produktteams und Designer*innen vielleicht darauf brennen, sich sofort auf Lösungen zu stürzen, lohnt es sich, nicht zu schnell vorzugehen. Wie das Sprichwort sagt: „Gib mir sechs Stunden, um einen Baum zu fällen, und ich werde die ersten vier damit verbringen, die Axt zu schärfen.“

Anstatt sich sofort auf die Suche nach einer Lösung zu begeben, lohnt es sich, sich die Zeit zu nehmen, das Problem aus allen Blickwinkeln zu betrachten. Eine der effektivsten Methoden dafür? Formuliere eine Problemstellung. Diese Anleitung enthält die einzelnen Schritte sowie Beispiele aus der Praxis und zeigt auf, wie eine FigJam-Vorlage Teams den Einstieg erleichtern kann.

Lies weiter, um mehr zu erfahren:

• Was macht eine gute Problemstellung aus
• Wie man in fünf Schritten eine Problemstellung verfasst
• Wann man eine Problemstellung verwenden sollte
• Die wichtigsten Komponenten, die einbezogen werden sollten
• Problemstellung – Beispiele und eine gebrauchsfertige Vorlage

Schritt 1: Identifiziere das Problem

Der erste Schritt beim Verfassen einer Problemstellung besteht darin, das Problem zu erkennen und mit der Datensammlung zu beginnen. Begib dich in die Umgebung, in der das Problem auftritt – sei es im Support, in der Produktion oder anderswo – und versuche, es selbst zu erleben. Suche dann in den Daten nach Trends oder übergreifenden Themen, die auf eine tiefer liegende Ursache hinweisen könnten.

Nachdem du dir das Problem selbst angesehen hast, sprich mit den Menschen, die am nächsten davon betroffen sind. Dazu gehören möglicherweise Support-Teams, funktionsübergreifende Partner oder Personen mit praktischer Dokumentation, wie beispielweiser einem Designbriefing, das mehr Kontext liefert. Darüber hinaus können auch Kundenfeedback und Stakeholder-Interviews dazu beitragen, den gesamten Umfang deines Problems aufzuzeigen.

Schritt 2: Setze das Problem in einen Kontext

Zeige nun auf, wie das Problem Kund*innen, Stakeholder oder sogar die Fähigkeit deines Teams, zu liefern, beeinflusst. Konzentriere dich auf das, was beobachtet werden kann, nicht auf Meinungen. Eine klare Perspektive hilft, das Problem zu priorisieren und zu erklären, warum es angegangen werden muss. Wenn ein Produktproblem Benutzer*innen daran hindert, den Wert zu erkennen, ist das ein Warnsignal. Dieser Schritt kommt dir vielleicht bekannt vor, wenn du bereits Nutzerforschung betrieben hast.

Um ein Problem in den Kontext zu setzen, stelle folgende Fragen:

• Verursacht es Reputations-, Finanz- oder logistische Kosten?
• Ist es ein oberflächliches Symptom von etwas Größerem?
• Hat das Team bereits versucht, dieses Problem zu lösen? Was hat nicht funktioniert?
• Was weißt du sicher über das aktuelle Problem?

Schritt 3: Finde die Hauptursache

Gehe den „Warum“-Fragen hinter dem Problem auf den Grund, um dessen Ursprung zu finden. Deine anfängliche Annahme über ein Problem könnte dir im Weg stehen. Wenn du mehr über das Problem erfährst, kannst du deine Sichtweise auch ändern. Du kommst der Hauptursache näher, wenn du dein Verständnis anhand dieser Erkenntnisse neu formulierst.

Diese Vorlagen können helfen, die Hauptursache aufzudecken und deine anfängliche Sichtweise zu hinterfragen:

• Die 5 Warum-Fragen. Erforsche das tiefer liegende „Warum“ hinter dem Problem, um zur Hauptursache zu gelangen.
• Umgekehrtes Brainstorming Ändere die Art und Weise, wie du an das Problem herangehst, um neue Lösungen zu finden.
• DMAIC. Definiere, messe, analysiere, verbessere und steuere ein Problem.
• Mindmaps Brainstorming zu Ursachen, Auswirkungen und Lösungen in einem gemeinsamen Raum.

Schritt 4: Beschreibe dein ideales Ergebnis

Sobald klar ist, was das Problem ist, definiere, wie Erfolg aussieht. Was würde sich ändern, wenn das Problem wirklich gelöst und nicht nur oberflächlich behandelt wäre? Eine kurzfristige Lösung könnte Symptome reduzieren, aber tiefere Probleme neigen dazu, wieder aufzutreten, wenn sie nicht vollständig angegangen werden.

In einigen Fällen kannst du einen Prozessablauf-Plan erstellen, um zu untersuchen, wie dir bestehende Sicherheitsmaßnahmen dabei helfen können, dein Ziel zu erreichen. Die Visualisierung dessen, wie „besser“ aussieht, hilft dabei, Ziele zu formulieren und Lösungen für den nächsten Schritt zu finden.

Schritt 5: Schlage eine Lösung vor und skizziere deren Vorteile

Schließe deine Problemstellung ab, indem du eine oder mehrere mögliche Lösungen skizzierst. Wenn du deinem Team oder deinen Stakeholdern ein paar klare Wege aufzeigst, kann dies dazu beitragen, eine einheitliche Ausrichtung zu erreichen und intelligentere Ideen zu entwickeln. Heben Sie für jede Lösung die Vorteile und Kompromisse hervor, insbesondere in Bezug auf Zeit, Kosten oder Teamaufwand.

Um dein Denken auf die Probe zu stellen:

• Frage dein Team, ob die vorgeschlagene Lösung ihrem Verständnis des Problems entspricht und nicht nur die Symptome behandelt.
• Untersuche mehrere Lösungen. Einige Lösungen können parallel funktionieren.
• Hebe sowohl die sofortigen als auch die langfristigen Vorteile hervor, die die Lösung bietet.
• Achte auf Risiken, blinde Flecken oder Nebeneffekte.
• Verwende die Methode des kritischen Pfades, um die Arbeit in Aufgaben und Abhängigkeiten aufzuteilen.

Warum sind Problemstellungen wichtig?

Problemstellungen helfen dir dabei, Details zu einer Herausforderung, mit der dein Team konfrontiert ist, mitzuteilen. Anstatt sich übereilt auf eine Lösung zu stürzen, kannst du durch die Formulierung einer Problemstellung über die Herausforderung nachdenken und deine Reaktion planen.

Eine Problemstellung bietet eine übergeordnete Perspektive, sodass sich Teams auf die Faktoren konzentrieren können, die sie ändern müssen. Manager*innen nutzen diesen Top-Down-Ansatz auch, um ihre Teams bei der Erarbeitung von Lösungen zu beaufsichtigen.

Problemstellung Beispiel 1: Wartezeiten bei Support-Tickets

Stell dir vor, du bist ein*e Support-Manager*in in einem mittelständischen SaaS-Unternehmen. Das Ziel ist es, auf jede Support-Anfrage innerhalb weniger Stunden zu reagieren, aber dein Team hat Schwierigkeiten, die Erwartungen zu erfüllen. Beginne damit, die Elemente deiner Problemstellung aufzuschlüsseln:

• Lücke: Kund*innen müssen lange auf Support-Antworten warten.
• Orientierung:Dieses Problem trat erstmals vor einigen Monaten auf und hat sich seither stetig verschlechtert.
• Auswirkungen:Die Kundenzufriedenheit sinkt, und dein Team fühlt sich ausgebrannt.
• Bedeutung: Der Support spielt eine entscheidende Rolle für die Kundenbindung und das Produkterlebnis

Du kennst jetzt alle Details und kannst diese als Problemstellung formulieren:

1. Identifiziere das Problem. Die Bearbeitungszeiten für Support-Tickets sind lang. Sammle Daten, indem du verfolgst, wie sich die Wartezeiten in den letzten Monaten verlängert haben, und sprich mit den Kund*innen über Unstimmigkeiten bei den Wartezeiten.
2. Setze das Problem in einen Kontext. Kund*innen, die aufgrund der Wartezeiten unzufrieden sind, könnten zu Wettbewerbern wechseln. Du bist zunächst davon ausgegangen, dass es sich um einen saisonalen Anstieg der Nachfrage gehandelt hat, aber die Wartezeiten haben sich nicht verringert, was zu Reputations- und finanziellen Problemen führen könnte.
3. Finde die Hauptursache. Du bist zunächst davon ausgegangen, dass die Nachfrage gestiegen ist. Support-Tickets sind stabil geblieben, aber dein KI-Support, der dazu gedacht ist, kleinere Probleme zu lösen, hat weniger Tickets erhalten. Dieses Fehlen von KI-Unterstützung hat deine Teams stark belastet.
4. Beschreibe dein ideales Ergebnis. KI sollte in der Lage sein, komplexere Abfragen zu bearbeiten. Auf diese Weise können sich deine Service-Teams ausschließlich auf Tickets konzentrieren, die zu komplex für KI sind.
5. Schlage eine Lösung vor. Wähle zwischen der Zuweisung von Devs zur Überarbeitung deiner KI oder der Investition in eine neue Lösung zur Bearbeitung von Tickets. Du kannst auch in Betracht ziehen, die Workflows der Support-Agenten neu zu gestalten, um sich stärker auf den direkten Kundenkontakt zu konzentrieren.

Problemstellung Beispiel 2: Entwicklung neuer Funktionen

Stell dir eine*n Projektmanager*in in einem Technologieunternehmen vor, der bzw. die eine Plattform für Workflow-Insights anbietet. Die Unternehmensleitung möchte eine Funktion hinzufügen, die die Kosteneinsparungen für jedes gelöste Problem schätzt. Du bist dir aber nicht sicher, ob ausreichend Ressourcen vorhanden sind, um diese zu entwickeln.

• Lücke. Du wurdest gebeten, einen Tilgungsrechner zu erstellen, aber dem Team fehlen die Ressourcen.
• Orientierung:Das Problem begann, als die Anfrage für die Funktion einging.
• Auswirkungen:Verzögerungen könnten den Wettbewerbern einen Vorsprung verschaffen.
• Bedeutung: Diese Funktion könnte zu Differenzierung und Wachstum führen.

Mit diesen Informationen können Sie eine Problemstellung formulieren:

1. Identifiziere das Problem. Dein Team hat nicht die Ressourcen, um eine neue Funktion zu entwickeln und umzusetzen. Beginne mit Interviews mit Stakeholdern und Mitarbeiter*innen, die an ähnlichen Tools gearbeitet haben. Sie können die Probleme und Lösungen erklären, die mit der Integration dieser Funktion einhergehen.
2. Setze das Problem in einen Kontext. Die Nichtimplementierung dieser Funktion würde den Wettbewerbern einen Vorteil verschaffen und könnten Kund*innen, die an Tilgungsrechnern interessiert sind, von deinem Produkt abbringen.
3. Finde die Hauptursache. Dein Team erfasst derzeit nicht die erforderlichen Kennzahlen, die für einen ROI-Rechner benötigt werden. Dein Team hat auch nicht genügend Erfahrung mit dieser Art von Tool, um es von Grund auf neu zu entwickeln.
4. Beschreibe dein ideales Ergebnis. Deine Entwickler*innen fügen den Rechner zu deiner Plattform hinzu. Diese Funktion zieht neue Kund*innen an, die an dem Tool interessiert sind, und hilft den bestehenden Kund*innen beim Wechsel.
5. Schlage eine Lösung vor. Deine Entwickler*innen lernen mehr über das Framework der Funktion und fügen die Möglichkeit hinzu, ROI-orientierte Kennzahlen zu verfolgen. Von dort aus können Sie eine Projekt-Roadmap erstellen, um diese Funktion in wenigen Monaten zur Plattform hinzuzufügen.

Wann man eine Problemstellung verwendet

Eine Problemstellung ist immer dann nützlich, wenn eine Herausforderung ein tieferes Verständnis oder eine Abstimmung im Team erfordert. Sie ist insbesondere hilfreich für:

• Optimierung von Projektvorschlägen: Manager*innen verfassen Projektvorschläge, um Probleme von Benutzer*innen zu lösen. Die Problemstellungen bilden die Grundlage für diese Vorschläge und prägen deren Ziele, Abos und Ansätze.
• Entwicklung neuer Funktionen: Viele Start-ups bauen ihr Geschäftsmodell darauf auf, ein langjähriges Problem zu lösen. Problemstellungen helfen, die Mission eines Unternehmens und das wesentliche Produktdesign zu klären.
• Langfristige Vorteile hervorheben: Problemstellungen = Darlegung der Auswirkungen der Lösung eines Problems – entscheidend für das Einverständnis von Stakeholdern und Ressourcen.
• Zusammenarbeit über Teamgrenzen hinweg: Ein gemeinsames Problem schafft einen gemeinsames Ziel.
• Verbesserung der UX: UX-Teams nutzen Problemstellungen, um Schwachstellen aufzudecken und zielgerichtet zu gestalten.

Aus welchen Elementen besteht eine Problemstellung?

Die meisten Problemstellungen umfassen diese Kernelemente:

• Lücke: Was nicht funktioniert und welche Probleme behoben werden müssen
• Orientierung: Eine Beschreibung, wann und wo das Problem auftritt
• Auswirkungen: Die Konsequenzen für Kund*innen, Teams oder das Unternehmen
• Bedeutung: Warum das Lösen des Problems wichtig ist

Vorlage für eine Problemstellung

Bereit, deine eigene Problemstellung zu formulieren? Probiere diese Vorlage für Problemstellungen aus.

Bring dein Team auf den gleichen Stand, um Probleme schneller zu lösen

Problemstellungen geben deinem Team ein klares gemeinsames Ziel, damit niemand vom Kurs abkommt. FigJam nutzt eine ansprechende und anpassbare Benutzeroberfläche, um jede*n Mitwirkende*n synchron zu halten. So geht es:

• Vermeide Datensilos und nutze das Strategieplanung-Tool von FigJam, um allen Stimmen Gehör zu verschaffen, ohne die Entscheidungsfindung zu beeinträchtigen.
• Erwecke deine besten Ideen mit dem Diagrammerstellungstool von FigJam zum Leben und demonstriere, wie Pläne in die Tat umgesetzt werden.
• Halte Projekte mit weniger Störungen am Laufen. Das Design-Übergabe-Tool von Figma bringt deine Projekte mit offener Kommunikation zwischen den wichtigen Stakeholdern ins Ziel.