Kann Design die Arbeit verbessern?

Nichts ist so beständig wie der Wandel. Wenn du eine Führungskraft mit Personalverantwortung bist, kannst du wahrscheinlich ein Lied davon singen. Die Arbeitswelt befindet sich im Umbruch und Veränderungen sind an der Tagesordnung. Als Führungskraft musst du dich nicht nur mit den Nuancen (und Ablenkungen) des hybriden Arbeitens auseinandersetzen und dich durch eine Flut technologischer Neuerungen navigieren, sondern auch dein Team inmitten dieser turbulenten Zeiten motivieren – eine Aufgabe, die zweifellos anspruchsvoller geworden ist.

Aber man kann es auch anders sehen: Dass es gar kein „normal“ mehr gibt, kann auch ein Freibrief dafür sein, die Zukunft der Arbeit neu zu gestalten – angefangen bei deinen Aufgaben als Führungskraft. Wenn du also überlegst, wie du deine Zeit effektiver nutzen und die Arbeit im Team wertvoller, motivierender und produktiver gestalten kannst, dann bist du hier genau richtig. In dieser Artikelserie lassen wir uns von der realen Welt inspirieren und unterstützen dich dabei, die Zukunft Schritt für Schritt neu zu planen – für dich, deine Teams und eure Arbeit. Nennen wir es Redesign. Der erste Schritt? Eine ehrliche Bestandsaufnahme deiner derzeitigen Rolle, um sie in den Job zu verwandeln, den du eigentlich haben willst.

Lehne jedes Meeting ab

Warum weniger gemeinsame Zeit dein Team stärker zusammenbringen kann.

Zu Beginn des Jahres 2023 ging Shopify einen drastischen Schritt: Das Unternehmen schaffte alle regelmäßigen Meetings mit mehr als drei Teilnehmenden ab. Ziel war es, Raum für ungestörtes Arbeiten zu schaffen. Später wurden dann schrittweise nur die essentiellen Meetings wieder eingeführt.

So radikal der Schritt auch sein mag, das Aussetzen aller Meetings bei Shopify reflektiert ein grundlegendes Bedürfnis: ausreichend Zeit für eigenständiges Arbeiten. Shopify agiert vollständig dezentral, und um effektiv zusammenzuarbeiten, bringen sich die Angestellten in kollaborativen Dateien in Figma und FigJam immer dann ein, wenn sie gerade Zeit dafür haben. „Unser Team ist über viele Zeitzonen verteilt, was gemeinsame Meetings schwierig macht“, sagt Sebastian Speier, ein Senior UX Manager bei Shopify. „Daher investieren wir in Tools, die eine asynchrone Zusammenarbeit ermöglichen.“ Um deinen Terminkalender zu entlasten, solltest du nandere Kommunikationswege erschließen. Der Aufbau einer „Kultur“ mag schwammig klingen, ist aber ziemlich einfach: Sorge dafür, dass deine Angestellten genug Zeit, Raum und Ressourcen haben, um ihre Aufgaben effektiv erledigen zu können.

Die Verwendung von FigJam für die Projektplanung hilft allen beteiligten, asynchron Ideen und Feedback einzubringen.

Sei ehrlich: Wie verbringst du deine Zeit und wie sehr entspricht das den Vorstellungen deiner Vorgesetzten oder der Unternehmensführung? Oft gehen Executives davon aus, dass Manager*innen sich auf strategische Aufgaben wie institutionelle Veränderungen oder die Förderung der Mitarbeiterentwicklung konzentrieren. In der Realität halten sich Manager*innen allerdings häufig mit alltäglichen Problemen auf, wie (oder ob) dem Organisieren von Meetings oder der Talentsuche. Gewinne Kontrolle über deine Zeit zurück, indem du kollaborative Tools und Visualisierungstechniken nutzt, um deine Meetings effizienter zu gestalten oder – besser noch – ganz abzuschaffen. Nicht jedes Thema muss in einem Meeting geklärt werden. Und wenn doch ein Meeting nötig ist, nutze die Gelegenheit, um zwischenmenschliche Beziehungen zu stärken. Fokussiere dich weniger auf konkrete Ergebnisse und mehr auf die Diskussion von Arbeitsmethoden und -philosophien.

Nutze deine Zeit (asynchron) besser

• Sei bei einem Brainstorming für Ideen von jeder Seite offen
• Skizziere die Dinge auf 8 verschiedene Arten

Stressfreie Feedbackrunden

Stetige Transparenz von Beginn an ist nicht nur wichtig, um Teams zusammenzubringen, sondern auch um spätes und oft verheerendes „Swoop and Poop“-Feedback zu verhindern, bei dem Stakeholder nur sporadisch auftauchen, um negatives Feedback abzugeben.

Als Führungskraft kennst du wahrscheinlich das Problem, eine Lösung finden zu müssen, die bei allen gut ankommt. Oft wird diese dann am Ende niemandem wirklich gerecht. Wie wäre es, hier eine ganz neue Perspektive einzunehmen? Und zwar mit einer übersichtlichen Feedbackschleife, für die du einen Screenshot deiner Ideen in FigJam teilst. So können deine Kolleg*innen und andere Beteiligte unkompliziert Kommentare, Notizen und Emojis hinzufügen, ohne den Arbeitsfluss zu stören oder das Team zu zwingen, auf jede kleine Rückmeldung eingehen zu müssen.

Sei offen für Veränderungen. Indem du Prozesse einführst, durch die deine Teammitglieder das Rad nicht ständig neu erfinden müssen, bleibt mehr Zeit für das Wesentliche. Gleichzeitig ist es wichtig, dass Teams offen ansprechen können, was nicht funktioniert. Bei Super, einem Start-up, das die Instandhaltung von Wohngebäuden automatisiert, werden die Mitarbeiter*innen dazu angehalten, bei monatlichen Retrospektiven anonym Verbesserungsvorschläge für die Unternehmensprozesse einzubringen. Diese Praxis hat zu signifikanten Verbesserungen geführt, einschließlich eines neuen Systems zur Fehlermeldung und eines wöchentlichen 15-minütigen Meetings, um neue Funktionen im Team zu testen. Lindsay Liu, Mitgründerin von Super, betont: „Wir fragen als Führungskräfte: Wie können wir besser werden?“ Viele Optimierungen im Unternehmen sind direkt aus diesen Meetings entstanden und haben eine Kultur geschaffen, in der sich jeder frei äußern kann.

Manchmal ist es allerdings auch wichtig, dass du deine Arbeit von Feedback abschirmst. Angenommen, du willst unbedingt, dass ein neues Projekt gut ankommt, und lässt alle Mitarbeiter*innen dazu Feedback geben. „Schnell häufen sich die Kommentare und es ist kein Ende in Sicht“, sagt Yuhki Yamashita, Chief Product Officer bei Figma. „Oder schlimmer noch: Leute (vor allem aus der Chefetage) tauchen mit wenig oder gar keinem Kontext in der Datei auf, geben Feedback und verschwinden wieder. Dieses Phänomen wird manchmal als ,Swoop and Poop‘ bezeichnet. Plötzlich hast du eine neue Runde von Feedback, auf die du eingehen musst. Das kann verheerend sein.“

Tipps für besseres, hilfreiches Feedback

• Erfolge und Herausforderungen mit Rückblicken anerkennen
• Bugs öffentlich melden und beheben
• Raum für freundschaftliches Feedback mit einer wöchentlichen Kritikrunde schaffen

Raus aus der Datei!

Ideen frei und ungezwungen mit einer Mischung aus Skizzen, Notizen und Text zu entwickeln, kann uns in das richtige Mindset für gute Arbeit bringen.

Wie sieht gute Zusammenarbeit aus? Sicher nicht so, dass alle in einem Raum hektisch Haftnotizen an die Wand kleben. Die Pandemie hat bewiesen, wie unnötig und ehrlich gesagt einschränkend dieser Stil der Zusammenarbeit sein kann. Stattdessen geht es darum, Ideen in einer einzigen Datei auszutauschen, die als alleinige Informationsquelle dient – ein Nordstern, an dem sich alle auf ihrer kreativen Reise orientieren können. Das kann so einfach sein wie das Ablösen deiner üblichen Planungs-Tools durch solche, mit denen sich Ideen frei entwickeln lassen. Katarina Batina, Senior UX Managerin bei Shopify, beschreibt den Prozess, mit einer Visualisierung anstelle eines Dokuments zu beginnen, als eine Art 'auf den Kopf stellen' (im besten Sinne). „Wenn man als Unternehmen so sehr an einen Prozess gewöhnt ist und ein Teil davon darin besteht, ein Dokument zu öffnen und Antworten auf Fragen einzugeben, die eigentlich nicht die Fragen sind, die wir beantworten müssen, verliert man all die Kreativität für wirklich einzigartige Ideen“, sagt Batina. „Wenn du Denk-Gewohnheiten brichst, bevor du ein schwieriges Problem löst, bedeutet das, dass du wahrscheinlich eine neue Perspektive auf die Sache bekommst. Dadurch können tatsächlich kreative Lösungen entstehen.“

Früher fanden solche kreativen Prozesse typischerweise in Konferenzräumen statt. Sie waren dafür gedacht, große Ideen zu entwickeln und zu diskutieren. Heute hat der digitale Arbeitsbereich diesen Raum ersetzt. Das eröffnet neue Möglichkeiten, Feedback auszutauschen und Ideen weiterzuentwickeln. Komplexe Konzepte werden visualisierbar und greifbar. Ein solcher Ansatz fördert nicht nur schrittweise Lösungen, sondern lässt auch ganzheitliche Ideen gedeihen. „Bei Shopify streben wir nach einer starken, zukunftsorientierten Vision“, erklärt Shopify-Mitarbeiter Speier. „Wenn du mit 20 verschiedenen Leuten zusammenarbeitest, kannst du nicht davon ausgehen, dass jeder seine Vision in einem Dokument teilen kann. Es ist viel einfacher, mit einem Tool zusammenzuarbeiten, das auch Elemente wie Text und andere Ausdrucksformen umfasst. Das macht es für alle einfacher, sich einzubringen.“

Plane Auszeiten ein

Möglichkeiten zum Austausch außerhalb der Arbeit machen Teams zufriedener und produktiver

Das Gefühl der Distanz ist eines der größten Hindernisse in der Remote-Arbeitswelt. Bei Shopify wirken die Teams diesem Gefühl mit virtuellen Schnitzeljagden und anderen sozialen Aktivitäten auf digitalen Whiteboards entgegen, um ein authentisches Gemeinschaftsgefühl im Remote-Team aufzubauen. Speier von Shopify räumt ein, dass solche Aktivitäten keinen vollständigen Ersatz für den persönlichen Austausch bieten können, den viele Mitarbeiter*innen vermissen. Es geht darum, ein Gleichgewicht zu schaffen, in dem Leute sich persönlich verbunden und psychologisch sicher fühlen. Batina, ebenfalls von Shopify, spricht über die Herausforderungen: „Es wird erwartet, dass wir schwierige Diskussionen über unsere Arbeit führen. Die Kritik soll intensiv, detailliert und tiefgehend sein. Doch wenn man dann die Kamera ausschaltet und allein ist, können Zweifel an den eigenen Fähigkeiten aufkommen. Das Gefühl der Bestätigung fehlt.“

Speier und sein Team bei Shopify veranstalten wöchentliche „Cool Downs“ mit lockeren, spielerischen Prompts.

Speier sieht das ähnlich. „Menschen möchten sich auf sinnvolle Weise mit ihren Kolleg*innen verbunden fühlen“, sagt er. „Es kann emotional und physisch anstrengend sein, wenn die Kommunikation im Team sich zu 100% um Verbesserungsvorschläge zur Arbeit dreht.“ Wenn alle auf einer Wellenlänge sind, fällt es leichter, sich nicht nur auf die Arbeit zu konzentrieren. Am Ende des Tages kannst du nur eine gewisse Menge Energie aufwenden, um Probleme zu wälzen. Es lohnt sich daher enorm, Momente zu schaffen, in denen die Arbeit in den Hintergrund tritt und Kolleg*innen einfach eine schöne Zeit miteinander verbringen – und vielleicht sogar Freunde werden – können.

Für Speier und Batina sowie ihre Teams bei Shopify ist es wichtig, bewusst Auszeiten vom Arbeitskontext zu schaffen und persönliche Interaktionen zu ermöglichen. Diese Pausen dienen dazu, die Atmosphäre und das Gemeinschaftsgefühl physischer Meetings nachzubilden, an die sich Batina gerne erinnert: „Nach einer intensiven Feedbackrunde drehst du dich zu der Person um, deren Arbeit du soeben ausführlich besprochen hast, und sagst etwas Persönliches wie: 'Tolle Schuhe'.“ Dieses Vorgehen schafft eine Balance zwischen professioneller und persönlicher Ebene und stärkt den Teamgeist.

Ideen für Aktivitäten, die keine Arbeit sind

• Ein Spiel als Team spielen
• Zurückblicken auf die Erfolge der letzten Woche
• Einfach fragen: „Wie geht es dir?“