Willkommen zum WIP

Ich möchte mit einer Feststellung beginnen: Im Laufe meiner Karriere habe ich zahlreiche Designer*innen und Produktmanager*innen interviewt. Ich bitte die Bewerber*innen dabei immer, mich durch den Prozess eines ihrer Projekte zu führen. Die Antwort fällt fast immer gleich aus:

Zunächst beginnen sie mit der Recherche, dann findet ein großes Brainstorming mit dem gesamten Team statt (natürlich mit Post-its), dann folgt eine Reihe handgezeichneter Skizzen. Das alles führt zu einem blitzblanken, bis ins kleinste Pixel perfekten Prototyp, der getestet und dann auf den Markt gebracht wird. Und voilà!

Vom Konzept bis zur Fertigstellung – eine wahrhaft zufriedenstellende Geschichte.

Doch das Problem ist: Ich nehme sie ihnen selten ab. Produkte werden heutzutage nie auf eine solch klare, lineare und perfekte Art entwickelt. In Wirklichkeit ist es viel chaotischer. Warum also tun wir so, als ob das nicht der Fall wäre?

Nun, lange Zeit war dies der Prozess. Als beim Produktdesign physische Produkte im Mittelpunkt standen, war es sehr wichtig, dass alle Beteiligten einem sorgfältig konstruierten, linearen Prozess folgten. Mit der zunehmenden Digitalisierung der Welt wurden die Räume, für die wir entworfen haben, immer schneller erstellt und weiterentwickelt. Produktteams können in wenigen Minuten ein Update bereitstellen, sodass Nutzer*innen nicht jahrelang mit demselben Design vorliebnehmen müssen. Heute ist jedes digitale Produkt Work in Progress. Und das hat unsere Art zu designen verändert.

Wir haben nie das Gefühl, dass unsere Arbeit fertig ist. Unsere Teammitglieder öffnen und schließen Dateien, hinterlassen Feedback und überarbeiten Designs, während wir sie erstellen. Viele von uns können jederzeit liefern, daher ist es schwierig zu wissen, wann neue Designs tatsächlich fertig sind. Das ist die chaotische Realität des modernen Produktdesigns und der Produktentwicklung. Bei Figma verbringen wir viel Zeit damit, über diese Realität nachzudenken und uns zu überlegen, wie wir uns darin zurechtfinden und dafür entwickeln können. Ich möchte einige Dinge vorstellen, die gut funktionieren, und einige neue Features, die wir eingeführt haben, damit auch der Rest besser funktioniert.

Dateien sind keine statischen Dokumente mehr, die du im Anhang einer E-Mail an deine Kolleg*innen verschickst. Dank browserbasierter Tools kannst du deine Arbeit mit allen und überall über eine URL teilen, sodass alle dieselbe Datei zur gleichen Zeit ansehen und bearbeiten können.

Wenn Menschen in der Lage sind, ihre Projekte in Echtzeit zu überarbeiten, teilen sie diese auch früher

. Wenn du schon einmal die Anmerkung „[WIP]“ oder „Work in Progress“ in den Titel deiner Datei eingefügt hast, weißt du, was das bewirken kann. Damit signalisierst du allen potenziellen Betrachter*innen, dass weniger auf dem Spiel steht und der Entwurf nicht abgeschlossen ist. Designer*innen können ihre ersten Entwürfe mit Produktmanager*innen teilen, genauso wie Autor*innen Rohfassungen an ihre Lektor*innen senden können. Willkommen in der „Work in Progress“-Welt.

Fortschritte erzielen in einer WIP-Welt

Frühzeitiges Feedback bedeutet also schnellere Fortschritte. Perfekt, oder? Wenn sich das Projekt jedoch immer im Wandel befindet, gibt es keine Momente mehr, in denen die Problemdarstellung, die Lösung oder selbst das Produkt abgeschlossen werden. Anstelle eines starren Prozesses mit eindeutigen Phasen ist alles fließender und spontaner.

Der offene Zugriff auf sich entwickelnde Dokumente ermöglicht es Teammitgliedern, diese jederzeit zu öffnen und zu schließen und Feedback zu hinterlassen. Diese Kommentare können jedoch irrelevant werden, sobald Änderungen vorgenommen werden (was unweigerlich der Fall sein wird). Oder das, was du gestern noch „abgesegnet“ hast, sieht heute ganz anders aus, da das Projekt noch in Bearbeitung war. Es ist heute von entscheidender Bedeutung, auf dem Laufenden zu bleiben. Daher haben wir neue Benachrichtigungen und mobile Kommentare eingeführt, um die Verwirrung zu verringern (und das Antworten unterwegs zu vereinfachen). Das Zusammenführen des Arbeitsablaufs kann weiterhin herausfordernd sein. Deshalb untersuchen wir ständig neue Integrationen und Erweiterungen, wie z. B. eine Figma Chrome-Erweiterung zum Anhängen von Dateien an Ereignisse im Google-Kalender oder Features, mit denen Kolleg*innen direkt in Microsoft Teams und Zoom zusammenarbeiten können.

Es gibt jedoch immer noch keinen bestimmten Zeitpunkt, an dem die Datei endgültig wird. Mitarbeiter*innen vergessen häufig den „Work in Progress“-Status aus dem Titel zu entfernen, nachdem das Produkt eingeführt wurde! Wir benötigen neue Wege, um uns in der leistungsstarken, aber chaotischen WIP-Welt zurechtzufinden. Wie bringen wir die Arbeit also tatsächlich voran?

Arbeit in einem vorhersehbaren Rhythmus überprüfen und nicht im perfekten Moment

In einer Welt, in der alles immer „Work in Progress“ ist, ist es schwierig zu wissen, wann du Feedback einholen oder dich mit Stakeholdern oder Führungskräften abstimmen solltest. Bei Figma versuche ich immer herauszufinden, wann der beste Zeitpunkt ist, die Arbeit meines Teams zu überprüfen. Wenn wir das Problem definieren? Oder die Lösung? Wenn das Produkt zur Markteinführung bereit ist? Im Idealfall geht die Arbeit nahtlos von einer Phase zur nächsten über. Wir überprüfen die Arbeit zum richtigen Zeitpunkt und dabei gewinnen wir zunehmend Vertrauen in die Produktausrichtung.

Aber wie wir bereits festgestellt haben, ist der Fortschritt selten so linear. Während du Ideen untersuchst, kann sich die Problemdarstellung vielleicht ändern oder du kannst weiter iterieren und eine neue Ausrichtung entdecken. Andere Teile des Produkts ändern sich möglicherweise und entwickeln sich in neue Richtungen weiter, sodass es schwierig ist zu wissen, wann der richtige Zeitpunkt ist, deine Arbeit zur Überprüfung freizugeben. Je mehr Zeit vergeht, desto mehr steht auf dem Spiel, wenn du deine Arbeit nicht freigibst, und desto mehr nimmt die Angst und das Risiko von Fehlausrichtungen zu.

Hier bei Figma haben sich unsere regelmäßigen Designkritiken

als beste Lösung bewährt. Jeden Dienstag und Donnerstag stellen Teammitglieder ihre Arbeit vor, unabhängig von Stand oder Phase, und erhalten Feedback von ihren Kolleg*innen und Stakeholdern. Das ist sinnvoller, da sie jede Woche Einblicke in die Stimmung der Stakeholder erhalten und bei Bedarf iterieren und den Kurs ändern können.

Meiner Meinung nach ist dies die Zukunft von Reviews. Es ist effektiver, die Arbeit in einem vorhersehbaren Rhythmus zu überprüfen, unabhängig vom Stand der Arbeit, als auf den perfekten Moment zu warten, den es nicht gibt.

Die Form des Feedbacks ist genauso wichtig wie das Feedback selbst

Eine weitere Schwierigkeit bei diesem Arbeitsmodell besteht darin, dass man nicht weiß, wie man Feedback geben soll, vor allem als Mitarbeiter*in oder Stakeholder. Es ist zwar aufregend, in Echtzeit mitzuerleben, wie sich die Arbeit entwickelt, aber das Wissen, dass sie sich jederzeit ändern kann, erschwert es, die richtige Art von Feedback auf dem richtigen Niveau zu geben. (Anmerkung der Redaktion: Damit du Feedback auf den Anlass und die Beziehung abstimmen kannst, lies unseren Feedback-Leitfaden

.)

Du teilst eventuell deine Arbeit in der Anfangsphase mit deinem Team, in der Hoffnung, einige hilfreiche Ideen oder Richtungen zu erfahren. Zu Beginn erhältst du einige tolle Reaktionen, aber schon bald werden auch andere neugierig und geben ihren Senf dazu. Sehr schnell häufen sich die Kommentare und es ist kein Ende in Sicht. Oder schlimmer noch: Leute (vor allem aus der Chefetage) tauchen mit wenig oder gar keinem Kontext in der Datei auf, geben Feedback und verschwinden wieder. Dieses Phänomen wird manchmal als „Swoop and Poop“ bezeichnet. Plötzlich hast du eine neue Runde von Feedback, das behandelt werden muss. Das kann niederschmetternd sein.

Vor kurzem habe ich einen Profi-Tipp erhalten, wie man Feedback einteilt und bestimmte Reviews auf hohem Niveau hält. Unser Marketingteam muss häufig Blogbeiträge oder andere Langinhalte teilen. Früher haben sie den Stakeholdern einen Link über Google Docs oder Dropbox Paper gesendet, was oft zu einer langen Liste von Kommentaren oder Änderungsvorschlägen führte. Als Alternative begann das Team, seine Entwürfe als Screenshots in FigJam zu veröffentlichen. Andere können dann Feedback in Form von Notizen hinterlassen, den Marker zum Schreiben von Anmerkungen verwenden und ein breites Spektrum an Emotionen zum Ausdruck bringen, ohne zu erwarten, dass diese beantwortet oder Lösungen präsentiert werden müssen. Mit diesem Modell können Stakeholder Beiträge teilen, ohne das Team zu verlangsamen oder zu blockieren.

Feedback in diesem Format ist nicht so beängstigend wie eine Liste von Kommentaren in Google Docs. Hier stoßen wir jedoch auf die entgegengesetzte Herausforderung: wichtiges Feedback hervorheben und sicherstellen, dass es nicht verloren geht oder ignoriert wird.

Dies passiert ständig, insbesondere wenn Kommentare ad hoc erfolgen und die Designs noch nicht abgeschlossen sind. Als ich bei Uber tätig war, arbeitete ich an der Fahrgast-App und mein Team hatte die Idee, den Anfrageprozess damit zu beginnen, die Nutzer*innen direkt zu Beginn nach ihrem Zielort zu fragen. Wir haben die Idee zu einem frühen Zeitpunkt geteilt und jemand im Rechercheteam hat auf kritisches Feedback von unserem Team in Indien hingewiesen. Wir setzten die Arbeit fort, und der Kommentar blieb bestehen, aber keiner von uns hat darauf reagiert. Und schon wurde das Produkt eingeführt und wir waren immer noch nicht auf das Feedback eingegangen. Wir mussten das Problem Wochen nach der Markteinführung beheben.

Es kann schwierig sein, sicherzustellen, dass wichtiges Feedback gehört und priorisiert wird. Vor ein paar Monaten nahm ich an einem Abendessen teil, das von Shishir Mehrotra, Mitbegründer und CEO von Coda, zum Thema „Rituale“ veranstaltet wurde. Dort stellte der Mitbegründer von Hubspot das Konzept der „Flashtags“ vor – eine Möglichkeit für die Unternehmensleitung, die Wichtigkeit ihres Feedbacks anzuzeigen. Dabei handelt es sich im Wesentlichen um einen Hashtag, den sie an das Ende ihres Feedbacks setzen, um zu zeigen, wie wichtig es ihnen ist.

Zum Beispiel:

• #fyi bedeutet nur zur Information.
• #suggestion bedeutet ein unverbindlicher Vorschlag, an den du dich halten kannst oder nicht.
• #recommendation bedeutet eine nachdrückliche Empfehlung.
• Und schließlich #plea, ein Ziel, das unbedingt verfolgt werden soll. Wenn du diesen Flashtag siehst, solltest du unbedingt darauf achten, dass dieses Feedback priorisiert wird!
  

Ob die Portierung von Screenshots in FigJam oder die Verwendung von „Flashtags“, es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, Feedback auf dem richtigen Niveau zu ermöglichen. Wir müssen diese verschiedenen Formen des Feedbacks zum richtigen Zeitpunkt nutzen, um die Arbeit auf die richtige Weise zu beeinflussen.

Die perfekte Produkteinführung gibt es nicht

Schließlich möchte ich über Markteinführungen in einer WIP-Welt sprechen. Genauso wie bei Reviews gibt es selten einen perfekten Zeitpunkt, an dem wir wissen, dass das Produkt marktreif ist. Die Arbeit lässt sich immer verbessern. Daher kann es verlockend sein, weiter daran zu arbeiten. Den perfekten Review, bei dem alle Punkte abgehakt werden können, bevor das Produkt auf den Markt kommt, gibt es einfach nicht. Und wenn es ihn gäbe, würden wir noch langsamer Fortschritte machen und die Vorteile der konstanten Iteration zunichte machen. Wir müssen loslassen. Wir müssen uns damit abfinden, dass das Produkt, das am Ende eingeführt wird, ein wenig anders ist als das, was wir zuletzt gesehen oder überprüft haben.

Und ja, das bedeutet einige unvollkommene Produkteinführungen. Aber unsere Kundschaft beurteilt unsere Produkte nicht nach diesem einen Moment.

Schließlich kann das Produkt auch nach der Einführung noch verbessert werden. Ich habe mit Begeisterung verfolgt, wie das Team von The Browser Company ihr Produkt Arc öffentlich entwickelt hat. Als ihr Head of Design Dustin Senos ein Video geteilt hat, in dem er um Feedback bat, erhielt er Hunderte von Antworten mit Entwürfen, Prototypen und aufschlussreichen Verbesserungsvorschlägen. Wenn wir Leute einladen, sich an unserer Arbeit zu beteiligen, interessieren sie sich dafür und bringen sich ein. Und das macht die Ergebnisse so viel besser.

Du wirst dich wundern, wie viele deiner Kund*innen Teil der Journey sein und sehen möchten, wie das Produkt wächst und sich konstant verbessert. Ich habe dies bei Uber-Fahrer*innen beobachten können, als wir eine kleine Gruppe von Fahrer*innen eingeladen haben, uns dabei zu unterstützen, die Fahrer-App neu zu designen. Viele von ihnen schickten uns immer wieder Verbesserungsvorschläge. Ich erlebe das Gleiche bei den Designer*innen in der Figma Community, die sich an jeder Beta-Version beteiligen möchten und uns ständig Input und Feedback geben, in der Hoffnung, unsere Roadmap zu beeinflussen. Unsere Nutzer*innen bevorzugen – und erwarten sogar – ein Produkt , das immer besser wird. Nicht eines, das „gut genug“ ist, sich aber nie verändert.Daher der letzte Tipp: Sei bei der Markteinführung weniger streng mit dem Produkt, denn es besteht sowohl die Erwartung als auch die Möglichkeit, es ständig zu verbessern.

Willkommen in der WIP-Welt

Das ist die neue Art zu arbeiten. Sie ist chaotisch, da sie alle Annahmen und Best Practices zu unserer Arbeitsweise in Frage stellt. Gleichzeitig ist sie aber auch befreiend – denn sie ist näher am wahren kreativen Prozess.

So sehr ich diese Welt der konstanten Iteration auch liebe, fühle ich mich doch oftmals etwas verloren oder als hätte ich die Kontrolle verloren. Meine eigene Erfahrung mit dieser neuen WIP-Welt ist selbst ein Work in Progress. Daher werde ich diese Idee in der Figma Community weiter entwickeln, wo du sie mitverfolgen kannst.