Hoe schrijf je een probleemstelling: Beste tips + voorbeelden

Veel geweldige ideeën beginnen met een duidelijk probleem dat opgelost moet worden. Hoewel productteams en ontwerpers misschien enthousiast zijn om direct naar oplossingen te grijpen, loont het om juist even niet te versnellen. Zoals het gezegde luidt: “Geef me zes uur om een boom om te hakken en ik zal de eerste vier besteden aan het slijpen van de bijl.”

In plaats van direct in oplossingmodus te springen, is het de moeite waard om de tijd te nemen om het probleem vanuit alle hoeken te bekijken. Een van de meest effectieve manieren om dat te doen? Werk een probleemstelling uit. Deze gids legt de stappen uit, deelt praktijkvoorbeelden, en benadrukt hoe een FigJam-sjabloon teams kan helpen om een begin te maken.

Lees verder over:

• Wat is een goede probleemstelling
• Hoe schrijf je er één in vijf stappen
• Wanneer gebruik je een probleemstelling
• De belangrijkste componenten om op te nemen
• Voorbeelden van probleemstellingen en een kant-en-klaar sjabloon

Stap 1: Identificeer het probleem

De eerste stap in het schrijven van een probleemstelling is het probleem vaststellen en beginnen met het verzamelen van gegevens. Stap in de omgeving waar het probleem zich voordoet, of dat nu bij ondersteuning, productie of ergens anders is, en probeer het zelf van dichtbij te ervaren. Zoek vanaf daar naar trends of overkoepelende thema's in de gegevens die mogelijk wijzen op een diepere onderliggende oorzaak.

Nadat je het probleem zelf hebt gezien, praat je met de mensen die het dichtst bij het probleem staan. Dat kunnen bijvoorbeeld supportteams en multidisciplinaire partners zijn of iedereen die praktische documentatie heeft, zoals een design brief, die extra context biedt.. Daarnaast kunnen feedback van klanten en interviews met stakeholders helpen om het volledige overzicht van je probleem in kaart te brengen.

Stap 2: Plaats het probleem in context

Laat nu zien hoe het probleem klanten, stakeholders of zelfs het vermogen van je team om te leveren beïnvloedt. Richt je op wat je kunt waarnemen, niet op meningen. Een duidelijk overzicht helpt het probleem te prioriteren en uit te leggen waarom het opgelost moet worden. Als een productprobleem gebruikers belemmert om waarde te zien, is dat een waarschuwingssignaal. Deze stap zal je bekend voorkomen als je eerder gebruikersonderzoek hebt gedaan.

Om een probleem in context te plaatsen, stel de volgende vragen:

• Veroorzaakt het reputatie-, financiële of logistieke kosten?
• Is het slechts een oppervlakkig symptoom van iets groters?
• Heeft het team eerder geprobeerd dit probleem op te lossen? Wat werkte niet?
• Wat weet je zeker over het huidige probleem?

Stap 3: Vind de hoofdoorzaak

Graaf in de "waarom"-vragen achter het probleem om de oorzaak te vinden. Je eerste aannames over een probleem kunnen in de weg staan, dus naarmate je meer over het onderwerp leert, moet je niet bang zijn om je kijk erop te veranderen. Je komt dichter bij de oorzaak naarmate je je begrip rondom deze ontdekkingen bijstelt.

Deze sjablonen kunnen helpen om de hoofdoorzaak te ontdekken en je eerste interpretatie van het probleem te onderzoeken:

• De 5 waarom-vragen. Verken de diepere “waarom” achter het probleem om de onderliggende oorzaak te vinden.
• Omgekeerd brainstormen. Verander de manier waarop je het probleem bekijkt om nieuwe oplossingen te vinden.
• DMAIC. Definieer, meet, analyseer, verbeter en controleer een probleem.
• Mindmappen. Brainstorm over oorzaken, effecten en oplossingen in een gedeelde ruimte.

Stap 4: Beschrijf je ideale resultaat

Zodra het probleem duidelijk is, bepaal je hoe succes eruitziet. Wat zou er veranderen als het probleem echt werd opgelost, en niet alleen tijdelijk wordt aangepakt? Een kortetermijnoplossing kan symptomen verminderen, maar diepere problemen komen vaak terug als ze niet volledig worden aangepakt.

In sommige gevallen kun je een procesmap maken om te onderzoeken hoe bestaande beschermingsmaatregelen kunnen helpen je doel te bereiken. Visualiseren hoe 'beter' eruitziet, helpt bij het vormgeven van doelen en het richting geven aan oplossingen in de volgende stap.

Stap 5: Stel een oplossing voor en schets de voordelen ervan

Rond je probleemstelling af door een of meer potentiële oplossingen te schetsen. Je team of stakeholders een paar duidelijke opties geven, kan helpen om overeenstemming te bereiken en slimmere ideeën naar voren te brengen. Benadruk de voordelen en afwegingen bij elke oplossing, vooral voor wat betreft tijd, kosten of inzet van het team.

Om je denkproces te testen:

• Vraag je team of de voorgestelde oplossing hun begrip van het probleem weerspiegelt, en niet alleen de symptomen.
• Verken meer dan één oplossing. Sommige oplossingen kunnen parallel werken.
• Benadruk zowel de directe als de langdurige voordelen die de oplossing biedt.
• Zoek naar risico's, blinde vlekken of onbedoelde bijeffecten.
• Gebruik de kruispuntmethode om het werk op te splitsen in taken en onderlinge afhankelijkheden.

Waarom zijn probleemstellingen belangrijk?

Probleemstellingen helpen je om details te delen over een uitdaging waarmee je team te maken heeft. In plaats van snel naar een oplossing te grijpen, helpt het opschrijven van een probleemstelling je om rustig over de uitdaging na te denken en je aanpak te plannen.

Een probleemstelling biedt een overzicht op hoog niveau, zodat teams zich kunnen concentreren op de factoren die ze moeten veranderen. Managers gebruiken dit top-down-overzicht ook om hun teams te begeleiden, terwijl ze oplossingen uitwerken.

Voorbeeld van probleemstelling 1: Wachttijden voor supporttickets

Stel dat je een supportmanager bent bij een middelgroot SaaS-bedrijf. Het doel is om op elk supportverzoek binnen een paar uur te reageren, maar je team heeft moeite om aan de verwachtingen te voldoen. Begin met het uiteenzetten van de elementen van je probleemstelling:

• Kloof. Klanten ervaren lange wachttijden op supportreacties.
• Oriëntatie. Dit probleem begon een paar maanden geleden en is langzaamaan verslechterd.
• Impact. De klanttevredenheid neemt af je team voelt zich uitgeput.
• Belang. Ondersteuning speelt een belangrijke rol bij het behouden van klanten en productervaring

Nu je alle details hebt genoteerd, kun je deze in de vorm van een probleemstelling gieten:

1. Identificeer het probleem. Je hebt hoge doorlooptijden voor supporttickets. Verzamel gegevens door bij te houden hoe de tijd in de afgelopen maanden is toegenomen en door met klanten te praten over inconsistenties in wachttijden.
2. Plaats het in de context. Klanten die ontevreden zijn over hun wachttijd, zouden kunnen overstappen naar concurrenten. Je nam aanvankelijk aan dat het door de seizoensgebonden vraag kwam, maar de wachttijden zijn niet verminderd, en dit kan reputatie- en financiële problemen veroorzaken.
3. Vind de hoofdoorzaak. Je ging er aanvankelijk van uit dat de vraag was toegenomen. Supporttickets zijn stabiel gebleven, maar je AI-support, die is ontworpen om kleine problemen op te lossen, heeft minder tickets gehad. Dit gebrek aan AI-support heeft je teams overbelast.
4. Beschrijf je ideale resultaat. AI-support moet in staat zijn om complexere vragen te identificeren. Op deze manier kunnen je serviceteams zich volledig richten op tickets die te geavanceerd zijn voor AI.
5. Stel een oplossing voor. Kies tussen het toewijzen van Devs om je AI te vernieuwen of investeren in een nieuwe oplossing om tickets te verwerken. Je kunt ook overwegen om de workflows van klantenservicemedewerkers opnieuw in te richten, zodat ze zich meer kunnen concentreren op direct klantcontact.

Voorbeeld van een probleemstelling 2: Ontwikkeling van nieuwe functies

Stel je een projectmanager voor bij een technologiebedrijf, dat een platform voor workflow-inzichten aanbiedt. Het management wil een functie toevoegen die kostenbesparingen per opgelost probleem inschat, maar je weet niet zeker of je de hulpbronnen hebt om dit te realiseren.

• Kloof. Je bent gevraagd om een calculator te bouwen, maar het team heeft onvoldoende hulpbronnen.
• Oriëntatie. Het probleem begon toen het verzoek binnenkwam.
• Impact. Vertragingen zouden concurrenten een voorsprong kunnen geven.
• Belang. De functie zou differentiatie en groei kunnen stimuleren.

Met deze informatie kun je het omzetten in een probleemstelling:

1. Identificeer het probleem. Je team heeft niet de hulpbronnen om een nieuwe functie te ontwerpen en te implementeren. Begin met het interviewen van stakeholders en werknemers die aan dergelijke tools hebben gewerkt. Zij kunnen de problemen en oplossingen uitleggen die komen kijken bij het toevoegen van deze functie.
2. Plaats het in context. Het niet implementeren van deze functie zou concurrenten een voorsprong geven en mogelijk klanten die geïnteresseerd zijn in de calculator wegtrekken van jouw product.
3. Vind de hoofdoorzaak. Je team houdt momenteel niet de benodigde statistieken bij die gebruikt kunnen worden in een ROI-calculator. Je team heeft ook niet genoeg ervaring met de betreffende tool om deze vanaf nul te ontwikkelen.
4. Beschrijf je ideale resultaat. Je Devs voegen de calculator toe aan je platform. Deze functie trekt nieuwe klanten aan die geïnteresseerd zijn in de tool en helpt huidige klanten de overstap te maken.
5. Stel een oplossing voor. Je Devs leren meer over het raamwerk van de functie en voegen de mogelijkheid toe om ROI-centrische statistieken bij te houden. Van daaruit kun je een stappenplan voor je project maken om deze functie binnen een paar maanden aan het platform toe te voegen.

Wanneer gebruik je een probleemstelling

Een probleemstelling is nuttig wanneer een uitdaging een diepergaander inzicht of afstemming binnen het team vereist. Ze zijn vooral nuttig voor:

• Het verfijnen van projectvoorstellen. Managers schrijven projectvoorstellen om gebruikersproblemen op te lossen. Probleemstellingen vormen de basis voor deze voorstellen en bepalen hun doelen, plannen en aanpak.
• Ontwikkelen van nieuwe functies. Veel start-ups bouwen hun bedrijfsmodel op het oplossen van een langdurig probleem. Probleemstellingen helpen de missie van een bedrijf en het productontwerp te verduidelijken.
• Het benadrukken van langetermijnvoordelen. Probleemstellingen = schets de impact van het oplossen van een probleem, dit is belangrijk voor stakeholders en voor het verkrijgen van hulpbronnen.
• Samenwerken tussen teams. Een gedeeld probleem creëert een gedeeld doel.
• Verbeteren van UX. UX-teams gebruiken probleemstellingen om knelpunten naar boven te halen en doelgericht te ontwerpen.

Wat zijn de elementen van een probleemstelling?

De meeste probleemstellingen bevatten deze kernonderdelen:

• Kloof: wat niet werkt en wat opgelost moet worden
• Oriëntatie: een beschrijving van wanneer en waar het probleem zich voordoet
• Impact: de gevolgen voor klanten, teams of het bedrijf
• Belang: waarom het oplossen van het probleem ertoe doet.

Probleemstelling-sjabloon

Klaar om je eigen probleemstelling te schrijven? Probeer deze probleemstelling-sjabloon hieronder.

Krijg je team op één lijn om zo problemen sneller op te lossen

Probleemstellingen geven je team een duidelijk gedeeld doel, zodat niemand een andere richting op gaat. FigJam gebruikt een boeiend en aanpasbaar interface om ervoor te zorgen dat alle bijdragers op één lijn blijven. Hieronder lees je hoe:

• Vermijd datasilo's en gebruik FigJam’s strategische planning om alle stemmen te laten horen zonder dat dit de besluitvorming belemmert.
• Breng je beste ideeën tot leven met FigJam’s diagramtool en laat zien hoe je plannen omzet in actie.
• Voer projecten uit met minder haperingen. Figma’s ontwerp-overdrachtstool brengt je projecten tot de eindstreep met open communicatie tussen belangrijke stakeholders.