Come redigere la definizione di un problema: consigli principali + esempi

Molte grandi idee partono da un problema evidente che richiede una soluzione. Sebbene i team di prodotto e i progettisti possano essere ansiosi di passare alle soluzioni, è meglio non affrettare i tempi. Come dice il proverbio: "Datemi sei ore per abbattere un albero e passerò le prime quattro ad affilare l'ascia".

Invece di passare subito alla modalità soluzione, è importante soffermarsi a comprendere il problema sotto ogni angolazione. Uno dei modi efficaci per farlo? Redigere una definizione del problema. Questa guida illustra i passaggi da seguire, condivide esempi reali e mostra come un modello FigJam può aiutare i team a iniziare.

Continua a leggere per scoprire:

• Quali sono le caratteristiche di una buon definizione del problema
• Come scriverne una in cinque passaggi
• Quando utilizzare una definizione del problema
• I componenti chiave da includere
• Esempi di definizioni di problemi e un modello pronto all'uso

Passaggio 1: Identificare il problema

Il primo passo nel redigere la definizione del problema consiste nell'individuare la problematica e iniziare a raccogliere dati. Entra nell'ambiente in cui si verifica il problema, sia esso nel supporto, nella produzione o altrove, e cerca di sperimentarlo in prima persona. Da lì, individua tendenze o temi generali nei dati che potrebbero indicare una causa principale più profonda.

Dopo aver notato il problema di persona, parla con le persone più coinvolte. Ciò potrebbe includere team di supporto, partner interfunzionali o chiunque abbia una documentazione pratica, come un brief del progetto, che aggiunge più contesto. Oltre a questo, il feedback dei clienti e i colloqui con gli stakeholder possono contribuire a mappare l'intera portata del problema.

Passaggio 2: Contestualizza il problema

Mostra le conseguenze del problema su clienti, stakeholder e persino sulle performance del tuo team. Concentrati su ciò che è osservabile, non sulle opinioni. Una prospettiva chiara aiuta a stabilire le priorità di un problema e a spiegare perché deve essere risolto. Se un problema di prodotto impedisce agli utenti di vederne il valore, questo rappresenta un campanello d'allarme. Potresti esserti già ritrovato in una situazione simile se hai condotto ricerche sugli utenti.

Per contestualizzare un problema, chiediti:

• Crea costi reputazionali, finanziari o logistici?
• È un sintomo superficiale di qualcosa di più grave?
• Il team ha già provato a risolvere il problema? Cosa non ha funzionato?
• Cosa sai per certo riguardo al problema?

Passaggio 3: Trova la causa principale

Approfondisci i “perché” alla base del problema per individuarne l'origine. Le tue ipotesi iniziali sul problema potrebbero rappresentare un ostacolo, quindi mentre cerchi di capirne di più, non temere di cambiare punto di vista. Ti avvicinerai alla causa principale riformulando le ipotesi sulla base di ciò che scoprirai.

Questi modelli possono aiutare a scoprire la causa principale e a mettere in discussione la tua definizione iniziale:

• I 5 perché. Esplora il “perché” più profondo alla base del problema per arrivare alla causa principale.
• Brainstorming inverso Cambia il modo di approcciare il problema per trovare nuove soluzioni.
• DMAIC. Definisci, misura, analizza, migliora e controlla (Define, measure, analyze, improve, and control) il problema.
• Mappe mentali. Brainstorming delle cause, degli effetti e delle soluzioni in uno spazio condiviso.

Passaggio 4: Descrivi il tuo risultato ideale

Quando il problema è chiaro, definisci cosa significa risolverlo. Cosa cambierebbe se il problema fosse davvero risolto e non solo sistemato temporaneamente? Una soluzione a breve termine potrebbe ridurre i sintomi, ma i problemi più profondi tendono a riemergere a meno che non vengano completamente risolti.

In alcuni casi, puoi creare una mappa dei processi per esaminare come ciò di cui disponi possa aiutarti a raggiungere il tuo obiettivo. Visualizzare quale potrebbe essere la situazione ideale aiuta a delineare gli obiettivi e a proporre soluzioni nel passaggio successivo.

Passaggio 5: Proponi una soluzione e delinea i vantaggi

Concludi la tua definizione del problema delineando una o più soluzioni potenziali. Indicare al tuo team o agli stakeholder alcune chiari percorsi può aiutare a stimolare l'allineamento e a far emergere idee più brillanti. Per ciascuna soluzione, evidenzia vantaggi e svantaggi, specialmente riguardo ai tempi, ai costi o all'impegno del team.

Per mettere alla prova le tue riflessioni:

• Chiedi al tuo team se la soluzione proposta rispecchia ciò che hanno compreso del problema, non solo i sintomi.
• Esplora più di una soluzione. Alcune soluzioni possono funzionare in parallelo.
• Evidenzia sia i benefici immediati sia quelli a lungo termine forniti dalla soluzione.
• Cerca rischi, punti deboli o effetti collaterali non intenzionali.
• Usa il metodo del percorso critico per suddividere il lavoro in attività e dipendenze.

Perché le definizioni dei problemi sono importanti?

Le definizioni dei problemi aiutano a condividere i dettagli su una sfida che il team sta affrontando. Invece di correre verso una soluzione, scrivere la definizione del problema permette di riflettere sulla sfida e creare un piano di risposta.

La definizione del problema offre una visione d'insieme che permette ai team di concentrarsi sui fattori da cambiare. Anche i manager utilizzano questa visione d'insieme per supervisionare i team mentre elaborano soluzioni.

Esempio di definizione del problema 1: Tempo di attesa per i ticket di supporto

Immagina di essere un manager del supporto in un’azienda SaaS di medie dimensioni. L'obiettivo è rispondere a ogni richiesta di supporto entro poche ore, ma il tuo team fatica a soddisfare le aspettative. Inizia suddividendo gli elementi della tua definizione del problema:

• Lacuna. I clienti devono attendere a lungo per le risposte del supporto.
• Orientamento. Questo problema è iniziato qualche mese fa ed è gradualmente peggiorato.
• Impatto. La soddisfazione dei clienti sta diminuendo e il tuo team è sfinito.
• Importanza. Il supporto gioca un ruolo chiave nella fidelizzazione e nell'esperienza del prodotto

Ora che hai annotato i dettagli, puoi trasformare il tutto nella definizione del problema:

1. Identifica il problema. I tempi di risoluzione dei ticket di supporto sono elevati. Raccogli dati monitorando in che modo i tempi si sono allungati negli ultimi mesi e parla con i clienti riguardo alle incoerenze nei tempi di attesa.
2. Contestualizza. I clienti infastiditi dall'attesa potrebbero rivolgersi alla concorrenza. Inizialmente pensavi che fosse dovuto a un aumento temporaneo delle richieste, ma i tempi di attesa non si sono ridotti, il che potrebbe causare problemi alla reputazione e finanziari.
3. Trova la causa principale. Inizialmente hai ipotizzato che le richieste fossero aumentate. I ticket di supporto sono rimasti stabili, ma il tuo supporto AI progettato per risolvere i problemi minori ha ricevuto meno ticket. Questa mancanza di supporto da parte dell'AI mette a dura prova i tuoi team.
4. Descrivi il tuo risultato ideale. Il supporto AI dovrebbe essere in grado di gestire query più avanzate. In questo modo, i tuoi team di assistenza potrebbero concentrarsi esclusivamente sui ticket troppo avanzati per l'AI.
5. Proponi una soluzione. Scegli tra assegnare agli sviluppatori la revisione della tua AI o investire in una nuova soluzione per gestire i ticket. Puoi anche considerare di rielaborare i flussi di lavoro degli agenti di supporto in modo che si concentrino maggiormente sul contatto diretto con i clienti.

Esempio di definizione del problema 2: Sviluppo di nuove funzionalità

Immagina un project manager di un'azienda tecnologica che offre una piattaforma di approfondimenti sul flusso di lavoro. I vertici aziendali desiderano aggiungere una funzionalità che stimi i risparmi sui costi per ciascun problema risolto, ma non sei sicuro di avere le risorse per realizzarla.

• Lacuna. Ti è stato chiesto di costruire un calcolatore di rendimento, ma il team non ha le risorse per farlo.
• Orientamento. Il problema è iniziato quando è arrivata la richiesta della funzionalità.
• Impatto. I ritardi potrebbero dare ai concorrenti un vantaggio.
• Importanza. La funzionalità potrebbe permetterti di distinguerti dalla concorrenza e crescere.

Ora puoi trasformare queste informazioni nella definizione del problema:

1. Individua il problema. Il tuo team non ha le risorse per progettare e implementare una nuova funzionalità. Inizia parlando con stakeholder e dipendenti che hanno lavorato su strumenti come questo; possono spiegare le problematiche e le soluzioni che puntano ad aggiungere questa funzionalità.
2. Contestualizza. Se non implementassi questa funzionalità, potresti dare un vantaggio alla concorrenza che potrebbe allontanare dal tuo prodotto i clienti interessati ai calcolatori di rendimento.
3. Trova la causa principale. Il tuo team attualmente non traccia le metriche necessarie da usare in un calcolatore di ROI. Il tuo team non ha nemmeno abbastanza esperienza con questo tipo di strumento per costruirlo da zero.
4. Descrivi il tuo risultato ideale. I tuoi sviluppatori aggiungono il calcolatore alla tua piattaforma. Questa funzionalità attira nuovi clienti interessati allo strumento e aiuta gli attuali a fare il passaggio.
5. Proponi una soluzione. I tuoi sviluppatori studiano il framework della funzionalità e aggiungono la possibilità di monitorare metriche incentrate sul ROI. Da lì, in pochi mesi, puoi creare una roadmap del progetto per aggiungere questa funzionalità alla piattaforma.

Quando utilizzare una definizione del problema

Una definizione del problema è utile ogni volta che una sfida richiede una comprensione più profonda o un allineamento del team. È particolarmente utile per:

• Affinare le proposte di progetto. I manager scrivono proposte di progetto per risolvere i problemi degli utenti. La definizione del problema informa queste proposte, modellandone gli obiettivi, i piani e gli approcci.
• Sviluppare nuove funzionalità. Molte startup costruiscono il loro modello di business risolvendo un problema esistente da tempo. La definizione del problema aiuta a chiarire la missione di un'azienda e il design del prodotto principale.
• Evidenziare i benefici a lungo termine. Definizione del problema = individuazione delle conseguenze della risoluzione del problema, fondamentale per il coinvolgimento degli stakeholder e delle risorse.
• Collaborazione tra team. Un problema condiviso crea uno scopo condiviso.
• Migliorare l'UX. I team UX utilizzano le definizioni del problema per evidenziare i punti dolenti e progettare intenzionalmente.

Quali sono gli elementi di una definizione del problema?

La maggior parte delle definizioni dei problemi includono queste parti fondamentali:

• Lacuna: cosa non funziona e cosa deve essere risolto.
• Orientamento: una descrizione di quando e dove si manifesta il problema
• Impatto: le conseguenze per i clienti, i team o l'azienda
• Importanza: motivi per i quali è importante risolvere il problema

Modello di definizione del problema

Vuoi iniziare a redigere la tua prima definizione di un problema? Prova questo modello di definizione del problema qui sotto.

Fai in modo che il tuo team sia allineato per risolvere i problemi più rapidamente

Le definizioni dei problemi offrono al team un obiettivo chiaro e condiviso, in modo che nessuno resti indietro. FigJam utilizza un'interfaccia coinvolgente e personalizzabile per mantenere ogni contributore sincronizzato. Ecco come:

• Evita i silos dati e utilizza lo strumento di pianificazione strategica di FigJam per far contribuire tutti senza compromettere il processo decisionale.
• Dai vita alle tue migliori idee con lo strumento di creazione di diagrammi di FigJam e dimostra come mettere in atto i piani.
• Fai procedere i progetti con meno intoppi. Lo strumento di consegna del progetto di Figma permette di completare i tuoi progetti con una comunicazione aperta tra i principali stakeholder.