Zoom rationalise son workflow design avec Figma

La collaboration par vidéo est essentielle dans de nombreux domaines d’activité, surtout pour les entreprises, chaque jour plus nombreuses, dont les collaborateurs sont disséminés à travers le monde. Trouver la solution de visioconférence adaptée, à l’expérience utilisateur et à la fiabilité exceptionnelles, est un élément clé pour aider les collaborateurs à être aussi productifs et efficaces que possible.

Zoom Video Communications est une solution de visioconférence de pointe qui offre une plateforme cloud simple et fiable pour la visioconférence, l'audioconférence, la collaboration, le tchat et les webinaires, depuis un ordinateur de bureau, un appareil mobile, un téléphone ou une salle de conférence.

Les obstacles liés au workflow design chez Zoom

Les designers jouent un rôle important chez Zoom, car ils sont à l’origine des expériences censées satisfaire les clients. Des product designers dédiés travaillent à distance sur chaque solution Zoom, et vivent dans des pays et sur des fuseaux horaires différents.

« Notre équipe design est plutôt réduite, avec un ratio d'un designer pour dix développeurs », déclare Shawn Lan, head of design chez Zoom. « Nous avons besoin d'outils pour communiquer et collaborer efficacement avec les développeurs, car nous ne pouvons pas présenter les designs en détail à chacun d’entre eux tout au long d'un projet. »

L’équipe de Zoom était confrontée à un problème tenace : l’hétérogénéité des outils employés dans le workflow de design, source de friction pour les designers, au vu de la nature itérative de leur processus de création. Comme de nombreuses équipes, ils utilisaient une vaste gamme d'outils : Sketch en tant que logiciel de base pour le design, Invision ou Framer pour le prototypage et Zeplin pour la livraison aux développeurs.

Pour chaque nouvelle itération, il fallait synchroniser les fichiers avec tous les outils du workflow. « Pour un seul projet, nous devions renvoyer des révisions sur différents outils entre 10 et 20 fois, puis gérer les révisions sur plusieurs outils, sur différentes versions et auprès de nombreuses parties prenantes », explique Shawn . « Cela engendrait beaucoup de travail manuel et ce temps perdu aurait pu être consacré à la création. »

Steven Crosby, visual designer et illustrateur chez Zoom, devait mettre à jour et exporter ses designs à chaque itération, et ce tout au long du processus de design. Au fil du temps, il a commencé à être de plus en plus frustré par la myriade d'outils à manier.

Figma : la lumière au bout du workflow design

Steven a fait des recherches et a commencé à envisager Figma pour remédier au manque d’efficacité du workflow chez Zoom. « Ce qui m’a tout de suite plu chez Figma, c’est sa rapidité. », dit-il. « J'ai été épaté par la vitesse d’affichage lors du déplacement des objets dans Figma, comparé aux autres outils de design que je connais. J'ai ensuite découvert à quel point sa fonctionnalité de commentaires et de collaboration intégrée était géniale... Et c'est là que j'ai su que j'avais trouvé la solution à nos problèmes. »

Après que Steven a présenté Figma à Shawn , ce dernier a immédiatement reconnu les avantages que la solution pourrait apporter à l'ensemble du workflow design chez Zoom. En plus d'aider les designers, Figma allait améliorer la collaboration avec le reste de l'entreprise. « J'ai vraiment été impressionné par la façon dont Figma permettait aux nombreux designers de collaborer en temps réel sur un même design. »

Shawn et Steven ont présenté Figma au reste de l'équipe. En un rien de temps, les designers ont commencé à constater la puissance et l'efficacité de la solution, notamment dans l'obtention de commentaires en contexte, processus auparavant morcelé par l'utilisation de nombreux outils.

« Si vous souhaitiez partager un design venant de Sketch, vous deviez faire une capture d'écran et l'envoyer, mais il n’y avait pas assez de contexte », explique Shawn. « Une capture d'écran ne vous donne pas un aperçu global du parcours utilisateur, ni de comment un élément s'y intègre. En l’absence de contexte, la précision des retours est très limitée. »

Figma permet à tous les collaborateurs d'ajouter des commentaires dans un même document, sans qu'aucune synchronisation ni aucun téléchargement ou partage de fichiers statiques ne soit nécessaire. « Cela rend le processus global beaucoup plus fluide et plus riche que de fournir simplement des commentaires à l'oral », ajoute Shawn.

Un design system amélioré

Avec Figma comme source unique de vérité pour l'équipe, les designers de Zoom ont pu facilement commencer à poser les bases de leur design system. Au début du processus, les Team Libraries de Figma leur ont permis de partager des composants d’un projet à l’autre, et donc de rationaliser leur workflow. Et comme les composants sont disponibles en ligne, tous les designers y ont accès, quel que soit leur emplacement ou leur fuseau horaire.

« J'adore les bibliothèques, les composants et les mises à jour en direct », explique Steven. « Nous avons déjà créé une bibliothèque d'icônes ainsi que tous les composants possibles et imaginables. Notre fichier principal est presque entièrement subdivisé en composants et est constamment mis à jour. »

Grâce aux fonctionnalités de Figma, comme celle des contraintes, les designers peuvent créer des modèles de design plus cohérents . « Nous avons élaboré des composants intelligents qui s'adaptent aux changements de dimensions, et dont les éléments restent épinglés à gauche, à droite, en haut ou en bas », explique M. Crosby. « Je comprends beaucoup mieux comment construire de vrais composants depuis que nous utilisons Figma. »

Séances de brainstorming en ligne

Chez Zoom, les designers ne sont pas les seuls à trouver Figma facile à utiliser. Lors d'un projet récent , les designers ont réuni des membres de l'équipe de data science ainsi qu'un design partner issu de leur société d'investissement en vue d’un brainstorming sur des messages qui permettraient aux clients de Zoom de se sentir plus impliqués.

L'équipe de data science et le design partner n'avaient jamais utilisé Figma, mais cela ne les a pas empêchés de réfléchir au sujet et d’intégrer leurs idées à un design pour les partager avec le groupe. « Nous leur avons envoyé le lien Figma et nous les avons invités dans le fichier », explique Shawn. « Chacun s’est trouvé un coin où réfléchir et noter ses idées. Il était facile de voir ce que les autres faisaient et de s'en inspirer. »

Shawn se souvient que même les personnes qui n'étaient pas designers ont très rapidement commencé à déplacer des éléments, à modifier des messages, à « emprunter » des éléments de design pensés par d'autres collaborateurs, et plus encore. « L'utilisation a été immédiate et presqu’aucun apprentissage n'a été nécessaire », indique Shawn. « Tout le monde a pu se lancer et commencer à collaborer. »

Satisfaire tout le monde

Après avoir surmonté un obstacle majeur dans le workflow et amélioré de manière significative la transparence et l'accessibilité du processus de design, Zoom peut le mettre à l’échelle et le faire évoluer à mesure que l'entreprise se développe. « Nous bénéficions maintenant d'un endroit centralisé pour travailler en équipe sur nos designs, sans qu'il soit nécessaire de télécharger et d'installer de nouveaux logiciels chaque fois que nous ajoutons un développeur sur un projet. Nous n'avons plus besoin d'accorder de nouveaux droits d'accès aux développeurs pour leur permettre de consulter chaque nouveau fichier », explique Shawn. « Nous continuons à grandir et travailler avec nos anciens outils ne favorise tout simplement pas notre évolutivité. »

Compte tenu de la croissance à trois chiffres de son chiffre d'affaires, la capacité à changer d’échelle reste un facteur essentiel pour Zoom. Ses designers ne perdent jamais de vue la mission et la culture de l'entreprise, qui consistent à satisfaire tout le monde. Chaque jour, sur chaque projet, Figma contribue à la satisfaction des designers de Zoom.