Cómo redactar el planteamiento de un problema: consejos principales + ejemplos

Muchas grandes ideas comienzan con un problema claro que necesita ser resuelto. Aunque los equipos de producto y los diseñadores pueden estar ansiosos por lanzarse a encontrar soluciones, vale la pena no desacelerar. Como dice el refrán: "Dame seis horas para talar un árbol y las primeras cuatro me las pasaré afilando el hacha".

En lugar de entrar directamente en modo solución, vale la pena tomarse el tiempo para entender el problema desde todos los ángulos. ¿Qué formas efectivas de hacerlo existen? Redactar el planteamiento del problema. Esta guía desglosa los pasos, comparte ejemplos reales y destaca cómo una plantilla de FigJam puede ayudar a los equipos a comenzar.

Sigue leyendo para conocer:

• Qué genera un buen planteamiento del problema
• Cómo redactar uno en cinco pasos
• Cuándo se usan los planteamientos de problemas
• Los componentes clave que hay que incluir
• Ejemplos de planteamientos de problemas y una plantilla lista para usar

Paso 1: Identificar el problema

El primer paso para redactar un planteamiento de problema es identificarlo y comenzar a recopilar datos. Adéntrate en el entorno donde ocurre el problema, ya sea en soporte, producción o en otro lugar, y trata de experimentarlo de primera mano. A partir de ahí, busca tendencias o temas generales en los datos que puedan apuntar a una causa raíz más profunda.

Después de ver el problema por ti mismo, habla con las personas más cercanas a él. Eso podría incluir equipos de soporte, socios interfuncionales o cualquier persona con documentación práctica, como unas instrucciones del diseño que añadan más contexto.. Además, los comentarios de los clientes y las entrevistas con las partes interesadas también pueden delinear todo el alcance de tu problema.

Paso 2: Poner el problema en contexto

Ahora, muestra cómo el problema impacta a los clientes, partes interesadas o incluso la capacidad de tu equipo para entregar. Concéntrate en lo que es observable, no en las opiniones. Una perspectiva clara ayuda a priorizar el problema y a explicar por qué necesita ser abordado. Si un problema con el producto impide a los usuarios ver su valor, eso es una señal de alerta. Este paso puede parecerte conocido si has realizado investigaciones de usuarios antes.

Para poner un problema en contexto, pregúntate:

• ¿Crea costes reputacionales, financieros o logísticos?
• ¿Es un síntoma superficial de algo más grande?
• ¿Ha intentado el equipo resolver este problema antes? ¿Qué no funcionó?
• ¿Qué sabes con certeza sobre el problema actual?

Paso 3: Encontrar la causa raíz

Investiga los por qués detrás del problema para encontrar su origen. Tus suposiciones iniciales sobre un problema podrían interponerse en el camino, así que a medida que aprendas más sobre el tema, no temas cambiar tu visión al respecto. Te acercarás más a la causa raíz a medida que redefinas tu comprensión en torno a estos descubrimientos.

Estas plantillas pueden ayudar a descubrir la causa raíz y a desafiar tu marco inicial:

• Los 5 por qués. Explora el “por qué” más profundo detrás del problema para llegar a la causa raíz.
• Brainstorming inverso. Cambia el marco desde el que planteas el problema para encontrar nuevas soluciones.
• DMAIC. Definir, medir, analizar, mejorar y controlar un problema.
• Mapa mental. Haz un brainstorming sobre causas, efectos y soluciones en un espacio compartido.

Paso 4: Describir tu resultado ideal

Una vez que el problema está claro, define cómo se ve el éxito. ¿Qué cambiaría si el problema estuviera verdaderamente resuelto y no solo parcheado? Una solución a corto plazo podría reducir los síntomas, pero los problemas más profundos tienden a resurgir a menos que se aborden completamente.

En algunos casos, puedes crear un mapa de procesos para examinar cómo las salvaguardas existentes pueden ayudarte a alcanzar tu objetivo. Visualizar cómo se ve lo “mejor” ayudará a dar forma a los objetivos y guiar las soluciones en el siguiente paso.

Paso 5: Proponer una solución y presentar un esquema de sus beneficios

Concluye tu planteamiento del problema esquematizando una o más soluciones potenciales. Dar a tu equipo o a la parte interesada algunos caminos claros puede ayudar a generar alineación y a desarrollar ideas más inteligentes. Para cada solución, destaca los beneficios y las compensaciones, especialmente en torno al tiempo, los costes o el esfuerzo del equipo.

Para poner a prueba lo que piensas:

• Pregunta a tu equipo si la solución propuesta refleja su comprensión del problema, no solo de los síntomas.
• Analiza más de una solución. Algunas soluciones pueden funcionar en paralelo.
• Resalta tanto los beneficios inmediatos como a largo plazo que aporta la solución.
• Busca riesgos, puntos ciegos o efectos secundarios no deseados.
• Usa el método del camino crítico para dividir el trabajo en tareas y dependencias.

¿Por qué son importantes los planteamientos de problemas?

Los planteamientos del problema te ayudan a compartir detalles sobre un desafío que enfrenta tu equipo. En lugar de apresurarte a encontrar una solución, escribir una declaración del problema te permite reflexionar sobre el desafío y planear la respuesta.

El planteamiento de un problema ofrece una perspectiva de alto nivel para que los equipos puedan centrarse en los factores que necesitan cambiar. Los gerentes también utilizan este punto de vista de arriba hacia abajo para supervisar a sus equipos mientras desarrollan soluciones.

Ejemplo de planteamiento del problema 1: tiempos de espera para tickets de soporte

Imagina que eres un gerente de soporte en una empresa SaaS mediana. El objetivo es responder a cada solicitud de soporte en unas pocas horas, pero tu equipo está luchando por cumplir con las expectativas. Comienza desglosando los elementos de tu planteamiento del problema:

• Laguna. Los clientes enfrentan largos tiempos de espera para las respuestas de soporte.
• Orientación.Este problema comenzó hace unos meses y empeora constantemente.
• Impacto. La satisfacción del cliente está disminuyendo y tu equipo se siente agotado.
• Importancia. El soporte desempeña un papel clave en la retención y la experiencia del producto

Ahora que tienes los detalles, puedes formatearlo como un planteamiento del problema:

1. Identificar el problema. Tienes tiempos de respuesta de tickets de soporte elevados. Recopila datos rastreando cómo han aumentado los tiempos en los últimos meses y hablando con los clientes sobre las incoherencias en los tiempos de espera.
2. Poner en contexto. Los clientes molestos por la espera podrían cambiar a la competencia. Inicialmente asumiste que era el aumento de la demanda estacional, pero los tiempos de espera no se han reducido, lo que podría causar problemas reputacionales y financieros.
3. Encontrar la causa raíz. Asumiste inicialmente que la demanda había aumentado. Los tickets de soporte se han mantenido constantes, pero tu soporte de IA diseñado para resolver problemas menores ha recibido menos tickets. Esta falta de soporte de IA tiene a tus equipos desbordados.
4. Describir tu resultado ideal. El soporte de IA debería poder gestionar consultas más avanzadas. De esta manera, tus equipos de servicio pueden centrarse únicamente en tickets demasiado avanzados para la IA.
5. Proponer una solución. Elegir entre asignar devs para renovar tu IA o invertir en una nueva solución para gestionar tickets. También puedes considerar rehacer los flujos de trabajo de los agentes de soporte para centrarse más en el contacto directo con el cliente.

Ejemplo de planteamiento del problema 2: desarrollo de nuevas características

Imagina a un gerente de proyectos en una empresa tecnológica que ofrece una plataforma de datos de flujo de trabajo. La dirección quiere añadir una función que estime los ahorros de costes por cada problema resuelto, pero no estás seguro de tener los recursos para desarrollarla.

• Laguna. Te han pedido que construyas un calculador de recompensas pero el equipo carece de recursos.
• Orientación.El problema comenzó cuando llegó la solicitud de la función.
• Impacto. Las demoras podrían dar a los competidores una ventaja inicial.
• Importancia. La característica podría impulsar la diferenciación y el crecimiento.

Con esta información, puedes convertirla en un planteamiento del problema:

1. Identificar el problema. Tu equipo no tiene los recursos para diseñar e implementar una nueva característica. Comienza entrevistando a las partes interesadas y a los empleados que han trabajado en herramientas de este tipo, ellos pueden explicar los problemas y soluciones que implican agregar esta característica.
2. Poner en contexto. No implementar esta función daría a los competidores una edge y potencialmente causaría una transición de los clientes interesados en calculadoras de recompensas fuera de tu producto.
3. Encontrar la causa raíz. Tu equipo no está realizando un seguimiento de las métricas que se necesitan para utilizar en una calculadora de ROI. Tu equipo tampoco tiene suficiente experiencia con el tipo de herramienta para construirla desde cero.
4. Describir tu resultado ideal. Tus dev añaden la calculadora a tu plataforma. Esta función atrae a nuevos clientes interesados en la herramienta y ayuda a los actuales a hacer la transición.
5. Proponer una solución. Tus devs aprenden más sobre el marco de la función y agregan la capacidad de rastrear métricas centradas en el ROI. Desde allí, puedes crear una hoja de ruta del proyecto para agregar esta función a la plataforma en unos meses.

Cuándo usar un planteamiento para un problema

Una declaración del problema es útil siempre que un desafío necesite un entendimiento más profundo o alineación del equipo. Son especialmente útiles para:

• Refinar propuestas del proyecto. Los gerentes escriben propuestas de proyecto para resolver problemas de los usuarios. Las declaraciones del problema informan estas propuestas, conformando sus objetivos, planes y enfoques.
• Desarrollar nuevas características. Muchas startups construyen su modelo de negocio en resolver un problema de hace mucho tiempo. Los planteamientos del problema ayudan a aclarar la misión de una empresa y el diseño de producto central.
• Resaltar los beneficios a largo plazo. Planteamientos del problema = el marco del impacto de resolver un problema: crítico para la aceptación de las partes interesadas y los recursos.
• Colaborar entre equipos. Un problema compartido crea un propósito compartido.
• Mejorar el UX. Los equipos de UX utilizan planteamientos de problemas para identificar puntos de dolor y diseñar con intención.

¿Cuáles son los elementos de un planteamiento del problema?

La mayoría de los planteamientos de problemas incluyen estos elementos básicos:

• Laguna: qué no está funcionando y qué necesita ser resuelto
• Orientación: una descripción de cuándo y dónde aparece el problema
• Impacto: las consecuencias para los clientes, equipos o el negocio
• Importancia: por qué resolver el problema importa

Plantilla del planteamiento del problema

¿Listo para empezar a redactar tu propio planteamiento del problema? Prueba esta plantilla de planteamiento del problema a continuación.

Pon a tu equipo en la misma sintonía para resolver problemas más rápido

Los planteamientos de problemas le dan a tu equipo un objetivo compartido claro para que nadie se desvíe del camino. FigJam utiliza una interfaz atractiva y personalizable para mantener a cada contribuidor en sincronización. A continuación, te explicamos cómo hacerlo:

• Resiste los silos de datos y usa la herramienta de planificación estratégica de FigJam para que se escuchen todas las voces sin comprometer la toma de decisiones.
• Da vida a tus mejores ideas con la herramienta de creación de diagramas de FigJam y demuestra cómo poner en práctica los planes.
• Mantén los proyectos en marcha con menos contratiempos. La herramienta de traspaso de diseño de Figma lleva tus proyectos a la meta con comunicación abierta entre las partes interesadas clave.