Zoom optimiert den Design-Workflow mit Figma

Die Zusammenarbeit per Online-Meeting ist mittlerweile für jedes Unternehmen unerlässlich, besonders aber für schnell wachsende Unternehmen mit einer globalen Belegschaft.. Die richtige Videokonferenzlösung – ausgezeichnet durch Benutzerfreundlichkeit und Zuverlässigkeit – ist entscheidend für eine möglichst produktive und effiziente Zusammenarbeit im Team.

Zoom Video Communications, der Anbieter einer führenden Videokonferenzlösung, bietet eine einfache, zuverlässige Cloud-Plattform für Video- und Audiokonferenzen, Zusammenarbeit, Chat und Webinare auf Desktops, mobilen Geräten, Telefonen und in Konferenzräumen.

Was den Design-Workflow ausbremst

Das Designteam spielt eine wichtige Rolle in der Zoom-Kultur und ist maßgeblich dafür verantwortlich, Kundenwünsche in die Tat umzusetzen. Für jedes Zoom-Produkt sind spezielle Produktdesigner*innen zuständig, von denen viele remote in verschiedenen Ländern und Zeitzonen arbeiten.

„Wir haben ein relativ schlankes Designteam mit einem Verhältnis von 1 Designer*in zu 10 Entwickler*innen“, berichtet Shawn Lan, Head of Design bei Zoom. „Wir benötigen  Tools, die eine effiziente und effektive Kommunikation sowie Zusammenarbeit mit dem Entwicklerteam ermöglichen weil wir nicht mit jedem*r Entwickler*in einzeln sprechen können, um die Designs während eines Projekts zu besprechen..“

Der Design-Workflow bestand aus vielen einzelnen Tools, die den Designer*innen die Verwaltung des iterativen Designprozesses erschwerten. Wie viele Teams nutzten auch die Designer*innen von Zoom ein breites Toolset – Sketch als grundlegendes Designtool, Invision oder Framer für das Prototyping und Zeplin für die Übergabe an die Programmierer*innen.

Bei jeder neuen Design-Iteration mussten die Dateien zwischen den einzelnen Tools innerhalb des Workflows synchronisiert werden. „Für ein einzelnes Projekt haben wir 10 bis 20 Revisionen an die verschiedenen Tools geschickt und mussten dann die Reviews über mehrere Tools, Versionen und Stakeholder hinweg verwalten“, sagt Lan. „Das war eine Menge manueller Arbeit und verschwendete Zeit, die wir besser für die kreative Arbeit hätten verwenden können.“

Steven Crosby, visueller Designer und Illustrator bei Zoom, stellte fest, dass er seine Entwürfe während des gesamten Designprozesses ständig neu überarbeiten musste. Mit der Zeit wurde er von der Fülle der Tools, die er verwenden musste, immer mehr frustriert.

Das „Aha“-Erlebnis mit Figma

Crosby begann zu recherchieren und fand in Figma eine mögliche Lösung für die ineffizienten Arbeitsabläufe bei Zoom. „Was mich anfangs an Figma faszinierte, war die Geschwindigkeit“, erklärt er. „Ich war überwältigt von der Bildrate beim Bewegen eines Objekts in Figma im Vergleich zu anderen Designtools, die ich verwendet habe. Dann entdeckte ich, wie fantastisch die integrierte Zusammenarbeit und die Kommentarfunktion von Figma sind... und da wusste ich, dass ich die Antwort auf unsere Probleme gefunden hatte.“

Als Crosby Design-Chef Shawn Lan Figma präsentierte, erkannte dieser sofort die Vorteile, die es für den gesamten Design-Workflow von Zoom bringen könnte.. Es würde nicht nur den Designer*innen helfen, sondern auch die Zusammenarbeit zwischen den übrigen Angestellten des Unternehmens verbessern. „Ich war wirklich beeindruckt von Figmas Möglichkeiten der Echtzeit-Zusammenarbeit mit mehreren Designer*innen, die an demselben Design arbeiten und brainstormen.“

Lan und Crosby stellten Figma dem Rest des Teams vor. Schnell erkannten die Zoom-Designer*innen die Leistungsfähigkeit und Effizienz des kontextbezogenen Feedbacks. Das war bei der vorherigen Verwendung vieler Tools fragmentiert gewesen.

„Wenn du ein in Sketch erstelltes Design teilen wolltest, musstest du einen Screenshot machen und versenden, was das Design aus dem Zusammenhang riss“, erklärt Lan. „Ein Screenshot gibt keinen Aufschluss über den gesamten Designfluss oder darüber, wie eine Spezifikation in diesen Fluss passt. Wenn man den Kontext nicht versteht, kann man nur sehr begrenztes Feedback geben.“

Figma gibt allen die Möglichkeit, Kommentare im gleichen Designdokument abzugeben, ohne dass statische Dateien heruntergeladen, synchronisiert oder geteilt werden müssen. „Das macht den gesamten Prozess viel reibungsloser und ganzheitlicher, als wenn man nur verbales Feedback gibt“, fügt Lan hinzu.

Ein besseres Designsystem

Mit Figma als einzige, zuverlässige Informationsquelle konnte das Team einfach mit dem Aufbau der Basis für sein Design-System beginnen. Obwohl der Prozess noch in den Kinderschuhen steckt, ermöglichen es die Figma Team Libraries den Zoom-Designer*innen, Komponenten projektübergreifend gemeinsam zu nutzen und letztlich ihren Workflow zu optimieren. Da die Bibliotheken online verfügbar sind, können sie von allen Designern genutzt werden – unabhängig von Standort oder Zeitzone.

„Ich finde die Bibliotheken, Komponenten und Live-Updates großartig“, so Crosby. „Wir haben bereits einen Icon-Satz und jede nur vorstellbare Komponente erstellt. Unsere Stammdatei basiert praktisch vollständig auf Komponenten und wird ständig aktualisiert.“

Mit Features wie Constraints in Figma kann das Designteam von Zoom die Konsistenz der Zoom-Designmuster verbessern. „Wir haben intelligente Komponenten entwickelt, die skalierbar sind, während Elemente links, rechts, oben oder unten angepinnt bleiben“, erklärt Crosby. „Seit wir Figma verwenden, habe ich ein besseres Verständnis für die Erstellung von passenden Komponenten.“

Brainstorming-Sessions

Die Zoom-Designer*innen sind nicht die Einzigen, die gern mit Figma arbeiten. Bei einem kürzlich durchgeführten Projekt brachten die Designer*innen Mitarbeiter*innen des Data-Science-Teams von Zoom und einen Designpartner der Investmentgesellschaft zusammen, um Botschaften innerhalb des Produkts zu entwerfen, die Zoom-Kunden zu mehr Engagement animieren sollten.

Das Data-Science-Team und der Designpartner hatten Figma vorher noch nie verwendet. Doch das hielt sie nicht davon ab, am Brainstorming teilzunehmen und ihre Ideen in ein Design zu fassen, das sie mit der Gruppe teilen konnten. „Wir haben den Figma-Link mit ihnen geteilt und sie zur Designdatei eingeladen“, so Lan. „Jede*r hat sich einen Eckpunkt gegriffen und Ideen gesammelt. Dabei konnte jede*r sehen, wie die anderen vorgingen, und diese Ideen in sein oder ihr eigenes Konzept einbauen.“

Lan erinnert sich, dass selbst die Nicht-Designer*innen sehr schnell begannen, Elemente zu verschieben, Botschaften zu ändern, Designelemente von anderen zu „leihen“ und vieles mehr. „Es gab fast keine Lernkurve“, sagt Lan. „Jede*r kann einsteigen und mitarbeiten.“

Freude für alle

Zoom hat ein großes Hindernis im Design-Workflow überwunden und die Transparenz und Zugänglichkeit im gesamten Designprozess deutlich verbessert. Dieser lässt sich nun besser mit dem Wachstum des Unternehmens skalieren. „Wir haben jetzt einen zentralen Punkt für die Zusammenarbeit beim Design und müssen nicht jedes Mal neue Software herunterladen und installieren, wenn unserem Entwicklungsteam bei einem Projekt ein neues Mitglied hinzugefügt wird. Wir müssen auch keine neuen Zugriffsrechte für jede neue Datei gewähren, damit die einzelnen Mitglieder des Entwicklungsteams die Datei sehen können“, freut sich Lan. „Die Arbeit mit unseren alten Tools war einfach nicht skalierbar und konnte mit unserem Wachstum nicht mithalten.“

Angesichts des dreistelligen Umsatzwachstums gewinnt die Skalierbarkeit für Zoom mehr und mehr an Bedeutung. Das Designteam von Zoom verliert nie die Mission und Kultur des Unternehmens aus den Augen: Freude für alle. Figma trägt jeden Tag und bei jedem Projekt zur Freude des Designteams von Zoom bei.