Konstruktives Feedback ist ein Geschenk: der Feedback-Leitfaden von Figma

Mann kann Feedback als Geschenk verstehen. Und wie jedes Geschenk muss auch Feedback auf den Anlass und die Beziehung abgestimmt sein, wenn es willkommen sein soll. Wie kollaborativ ist die Teamkultur? Wie dringend ist das Feedback für das Projekt? In welcher Zeitzone befindet sich ein Teammitglied? Ohne eine durchdachte Herangehensweise kann dein Feedback – selbst mit den besten Absichten – im Papierkorb landen, die Arbeitsbeziehungen belasten und Projekte in ein endloses Hin und Her stürzen. Der Feedback-Leitfaden von Figma soll dir helfen, Feedback zu geben, das dein Team zu schätzen weiß und das eure Arbeit weiterbringt..

Der richtige Zeitpunkt

Timing ist für konstruktives Feedback genauso wichtig wie der Inhalt

Es gibt für jedes Geschenk den richtigen Zeitpunkt, und für gelungenes Feedback sind sowohl das Timing als auch der Inhalt entscheidend. Unternehmen, Design-Teams, Projekte und nicht zuletzt die beteiligten Personen haben nun mal alle andere Bedingungen und bestimmte Zeitpläne. Darum ist es so wichtig, Feedback dann zu geben, wenn es am konstruktivsten ist und optimal ankommen kann.

Passe dein Feedback an die Realität an

Und kann es schwerfallen, eine Richtung nicht definitiv zu verwerfen oder sich nicht schon in frühen Konzeptphasen auf Farbentscheidungen zu stürzen – unser Gehirn liebt es, Lücken zu füllen! Aber Design ist nicht ohne Grund ein Prozess. Wenn du dir über die Absicht hinter jedem Projektschritt Gedanken machst, kannst du bei der Umsetzung bessere Kommunikationsentscheidungen treffen.

• Brainstorming-Sitzungen sind der perfekte Zeitpunkt, um ausgiebig über verschiedene Ansätze nachzudenken. Feedback, das zu früh Grenzen setzt, schränkt die Möglichkeiten ein.
• In der frühen Konzeptphase ist Unvoreingenommenheit wichtig. Feedback, das sich auf Forschung oder Daten stützt, um Optionen einzugrenzen, kann den Projektverlauf konstruktiv steuern.
• Feedback während Produkt-Reviews gewährleistet, dass die Arbeit auf Produkt- und Geschäftsziele abgestimmt ist.
• Design-Kritiken aus dem Team können Designschaffenden wesentliche Ideen für die User Experience und Visuals geben – und das fördert die Produktkonsistenz.
• Prototypen sind perfekt für Feedback zu Benutzerfreundlichkeit und Animation.
• Hochauflösende Designs erfordern eine gründliche Prüfung aller Details: eine Bereicherung für die Designer*innen.
• Bei der Bereitstellung endgültiger Designs müssen Designschaffende wissen, ob alle Aspekte und Eventualitäten berücksichtigt wurden oder ob es einen Bereich oder Anwendungsfall gibt, der weitere Bearbeitung erfordert.

Wenn man in einer dieser Phasen um Input bittet, ist es sinnvoll, die Beiträge auf das Wesentliche zu konzentrieren und Erwartungen festzulegen. Erkläre, welche Art von Feedback am hilfreichsten wäre.

Teste diese sechs Kritikmethoden aus der Toolauswahl des Figma-Designteams.

Eine offene, kollaborative Arbeitskultur fördern

Viele Teams setzen auf einen offeneren, kollaborativen Prozess, aber die passende Arbeitsumgebung dafür entsteht nicht von einem Tag auf den anderen! „Es kann einen mehrjährigen Kulturwandel erfordern, um die Mentalität eines ganzen Unternehmens so zu verändern, dass die Zusammenarbeit an erster Stelle steht, statt die Beiträge von Einzelnen“, erklärt Jon Friedman, Corporate Vice President of Design & Research bei Microsoft. Es ist wichtig zu verstehen, wo dein Unternehmen auf diesem Weg steht, und du musst deine Mitarbeitenden dort abholen, wo sie sich gerade befinden. Wenn du zum Beispiel Teil einer sehr kollaborativen Kultur bist, kann das Unternehmen teamübergreifendes Teilen von Arbeiten und öffentliche Slack-Kanäle für offene Diskussionen fördern.

• Für Teams in der Anfangsphase kann mehr Kontext das Feedback auf bestimmte Ziele ausrichten. Frühzeitige und regelmäßige kritische Gespräche können helfen, „Stolpersteine“ früherer Projekte zu vermeiden. Die Beziehung zwischen Feedback-Gebenden und -Empfangenden muss in Echtzeit erarbeitet werden. Und es ist völlig in Ordnung, wenn das anfangs etwas chaotisch wirkt.
• Teams mit einer etablierten Feedback-Kultur sollten einen unkomplizierten Ansatz wählen − über Kanäle, die sich bereits bewährt haben.

In unserem Bericht erfährst du, was erfolgreiche Zusammenarbeit ausmacht.

Die Zeit im Blick behalten

Niemand mag es, morgens um 5:30 Uhr wegen einer neuen Idee für ein gemeinsames Projekt kontaktiert zu werden. Deine Teamkollegen arbeiten vielleicht zu anderen Zeiten als du oder teilen ihre Zeit anders ein. Nimm Rücksicht auf die Zeit und Energie der Beteiligten und achte darauf, dass du die Zeitpläne des Teams kennst. Und vergiss nicht, Richtlinien für deine eigene Arbeitsweise festzulegen. Kommunikation und etwas Entgegenkommen können viel bewirken.

Finde heraus, wie Designverantwortliche über die Koordination von Feedback und Abstimmung über mehrere Zeitzonen hinweg denken.

Der richtige Ort

Wichtig sind ein angemessenes Umfeld und der richtige Kommunikationsweg

Würdest du deiner Familie eine Partyeinladung über Slack schicken? Oder deinen Partner im Nebenzimmer per E-Mail nach dem Abendessen fragen? Wohl eher nicht. Auch beim Feedback am Arbeitsplatz solltest du den Kontext und die Gepflogenheiten beachten. Entwickle geeignete Prozesse dafür, wie ihr arbeitet und wofür, und passe diese kontinuierlich an, damit alle immer auf dem Laufenden bleiben.

Gruppendynamik beachten

In unserer Ära der sozialen Netzwerke kann die Grenze zwischen Öffentlichem und Privatem verschwimmen. In puncto Feedback kann das Verständnis von Gruppendynamik allerdings einen stillen Raum in einen lebhaften und konstruktiven Diskurs verwandeln. Überlege dir, von wem und wie vielen Personen du Feedback erhalten möchtest, und wähle ein Tool, dessen Oberfläche die Gruppe am besten unterstützt.

• In einem öffentlichen Forum wie FigJam oder einer Gruppen-E-Mail fühlt sich dein Team vielleicht weniger wohl dabei, detailliertes, kritisches Feedback zu geben. Allerdings können Teammitglieder auf diese Weise die Gedanken der anderen auf einer gemeinsamen Oberfläche produktiv weiterentwickeln. Ein öffentliches Forum ist auch ein großartiger Ort, um sich schnell Unterstützung oder Anerkennung zu holen.
• In einem privaten Forum, wie einer E-Mail, einer Audiodatei oder einem Chat fühlt sich dein Team vielleicht wohler dabei, ausführliches, detailliertes Feedback zu geben. Konstruktives Feedback kommt in der Regel besser an, wenn du es unter vier Augen gibst.

Die Vorteile von Telefon und Webcams

Es kann verlockend sein, sämtliches Feedback nur über asynchrone Kanäle wie E-Mails zu kommunizieren, vor allem wenn deine Teammitglieder zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten. Aber wir sind nun mal soziale Wesen, und manchmal ist Kommunikation in Echtzeit für die Effizienz und den Aufbau von Beziehungen die beste Lösung. Achte allerdings darauf, sensibles Feedback in Echtzeit auf privatem Weg zu senden, um Missverständnisse oder peinliche Situationen zu vermeiden.

Flachere Lernkurven

Damit dein Team lernt, gut mit Feedback umzugehen, ist die Auswahl von Tools wichtig: Sie sollen eine umfassende Beteiligung ermöglichen. Features wie „Cursor-Chats, Emojis und Sticker von FigJam sind gute Möglichkeiten, um sich authentischer auszudrücken“, sagt unser Chief Product Officer Yuhki Yamashita. Die Akzeptanz eines neuen Tools erfordert allerdings immer noch eine gewisse mentale Energie, selbst wenn das Tool an sich perfekt geeignet ist. Wenn du dich mit einem speziellen Tool gut auskennst, kannst du deinen Kolleg*innen die einzelnen Funktionen zeigen, sodass alle den gleichen Wissensstand haben, wenn die Zeit für Feedback gekommen ist. Dieser kleine Mehraufwand zu Beginn zahlt sich später aus.

Erfahre von Jennifer Daniel von Google, wie einfache digitale Tools Teams helfen können, über Grenzen hinweg zu kommunizieren.

Der passende Rahmen

Eine sorgfältige Verpackung für Feedback, hilft die Botschaft besser zu vermitteln

Bei Geschenken zählt nicht nur der Gedanke – denn der lässt sich nicht sorgfältig kuratieren und schön verpacken – und das gilt auch für Feedback! Sowohl Gebende als auch Empfangende sollten sich überlegen, welche Art von Feedback in einem bestimmten Moment produktiv ist, und das Geben und Empfangen entsprechend gestalten.

Erstelle eine Wunschliste

Auch wenn uns interessiert, was unsere Teamkolleg*innen zu sagen haben: Nicht jedes Feedback ist hilfreich. Wenn du um Feedback bittest, solltest du dir selbst gegenüber ehrlich sein und wissen, was du brauchst, um ein Projekt voranzubringen. Du wünschst dir eigentlich nur eine kleine Aufmunterung oder etwas Ermutigung für deine Arbeit? Das ist völlig in Ordnung – solange du verstehst, worum es dir geht und warum du um Feedback bittest. Wähle etwas aus der Liste aus oder füge deine eigenen Vorschläge hinzu:

• Ideensammlung für die Konzeptentwicklung
• Hilfe bei der Eingrenzung einer Auswahl von Ideen
• Forschungsergebnisse zur Ausarbeitung einer Idee
• Stakeholder-Zustimmung zu einem präziseren Konzept
• Spezielles Fachwissen zur Ermittlung von Lücken, Hindernissen oder Machbarkeiten
• Bestärkung durch das Team
• Absegnung oder Genehmigung durch Stakeholder

Manchmal kann sogar das, was du nicht hören willst, dazu beitragen, Leitlinien für deine Teammitglieder festzulegen und einen angenehmen Austausch zu gewährleisten.

Versuche, Arbeiten in der Entwurfsphase zu teilen, um frühzeitig Feedback zu erhalten, damit deine Kreativität im Flow bleibt.

Kommuniziere, was du möchtest

Trotz aller technologischen Fortschritte – Gedanken können unsere Teammitglieder nach wie vor nicht lesen! Es reicht nicht, zu wissen, was man will: Man muss es dem Team auch sagen. Du solltest also deine Anfrage klar formulieren und einen passenden Kommunikationsweg wählen, um allen Beteiligten deutlich zu machen, um welche Art von Feedback du bittest. Wenn du neue Ideen entwickeln möchtest, solltest du eine Teamsitzung in Echtzeit organisieren, um die Voraussetzungen für eine Diskussion zu schaffen. Wenn du dagegen eine schnelle Zustimmung benötigst, ist ein Link in Slack oder eine E-Mail mit der ausdrücklichen Bitte darum besser geeignet. Beachte immer auch, an wen du dich dabei wendest. Ein Stakeholder auf Führungsebene benötigt beispielsweise mehr Kontext für deine Anfrage – und unter Umständen auch ein formelleres Format – als ein Teammitglied, mit dem du eng zusammenarbeist.

Lerne, um Feedback zu bitten, das Wiederholung unterstützt.

Was will dein Team?

Denke daran: Ein gutes Geschenk ist eines, das auf dem Wunschzettel steht. Wenn ein Teamkollege um eine bestimmte Art von Feedback bittet, solltest du davon ausgehen, dass er gute Gründe dafür hat – und versuchen, deine Gedanken auf diese Bitte abzustimmen. Natürlich gibt es Momente, in denen wir mehr geben wollen. Wenn du also zusätzliches Feedback teilen möchtest, das ein Teammitglied deiner Meinung nach hören sollte, sei dabei so respektvoll wie möglich. Nicht alle mögen Überraschungen – auch wenn sich das Feedback am Ende als echte Inspiration und wertvolles Geschenk erweist!

Ja, und …!

Wir hoffen, dass diese Feedback-Richtlinien dir helfen, deine Projekte und Produkte voranzubringen und die Zusammenarbeit deiner Teams zu fördern. Aber vergiss nicht: jedes Unternehmen, jedes Team und jede Person ist anders! Auch wenn Pralinen das klassische Geschenk zum Valentinstag sind – bei einer Laktoseintoleranz werden sie leider nicht gut ankommen. Gute Zusammenarbeit erfordert Übung und Reflexion von allen Teammitgliedern. Und die Etablierung einer guten Feedback-Kultur erfordert Improvisationsgeschick und Personalisierung. Das richtige Feedback mit den richtigen Instrumenten und zum richtigen Zeitpunkt ist ein Geschenk und kann uns allen helfen, genau das zu bekommen, was wir brauchen.