Savoir donner et recevoir des retours, ou le guide du feedback selon Figma

On dit que le feedback est toujours une bonne chose. Encore faut-il qu'il soit adapté à chaque situation et à la relation entre les deux interlocuteurs afin d'être bien accueilli. Dans quelle mesure la culture de l’entreprise encourage-t-elle la collaboration ? Le feedback concernant ce projet est-il urgent ? Sur quel fuseau horaire se trouve votre collègue ? Si on ne réfléchit pas à la façon de donner et de recevoir du feedback, même avec les meilleures intentions, vos retours peuvent finir aux oubliettes, mettre à mal les relations de travail et entraîner des échanges sans fin sur les projets. Heureusement, nous avons conçu ce guide du feedback pour vous aider à fournir des retours qui soient vraiment utiles à votre équipe.

Une question de timing

Choisir le bon moment compte autant que le contenu du feedback

Chaque chose en son temps ! Cela est également valable pour le feedback. Les entreprises, les équipes design, les projets et surtout les personnes, ont des contraintes et des calendriers qui leur sont propres. Communiquer votre feedback au moment où il sera le plus utile et le mieux accueilli est crucial.

Adaptez votre feedback au stade d’avancement du projet

S’abstenir de rejeter telle ou telle option ou de passer au choix des couleurs dès les premières étapes d’un projet peut s’avérer difficile : notre cerveau déteste le vide ! Mais le design en tant que processus a sa raison d’être. Garder en tête les objectifs de chaque étape aide à mieux communiquer les décisions tout au long du projet.

• Les brainstormings permettent de réfléchir aux différentes orientations possibles. Un feedback qui cherche à identifier la solution trop rapidement risque de restreindre le champ des possibles.
• Les premières idées nécessitent une grande ouverture d'esprit. Quand le feedback s’appuie sur des recherches ou des données pour réduire le nombre d’options, il devient plus facile de passer au stade des wireframes.
• Le feedback reçu pendant une product review permet de s’assurer que le travail fourni est en phase avec les objectifs du produit et de l’entreprise.
• Lors des design critiques, les designers peuvent approfondir le travail sur l’UX et l’UI avec l’aide de leur équipe, et renforcer la cohérence entre les produits.
• Les prototypes nécessitent du feedback concernant l'ergonomie et l'animation.
• Les mock-ups nécessitent une analyse rigoureuse des détails qui peut enrichir la vision du designer.
• Lorsqu'ils livrent la version finale de leurs designs, les designers doivent s'assurer que toutes les possibilités ont été envisagées, et déterminer si un flux ou un cas d’usage nécessite une attention particulière.

Lorsque vous demandez l’avis de votre équipe à l’une ou l’autre de ces étapes, vous pouvez orienter la réflexion et définir vos attentes en précisant le type de retours qu’il vous serait le plus utile de recevoir.

Essayez ces six méthodes de critiques issues de la boîte à outils conçue par l'équipe design de Figma.

Faites évoluer la culture de l'entreprise

De nombreuses équipes adoptent un processus plus ouvert et collaboratif, mais ce changement ne se fait pas du jour au lendemain ! « Au sein d’une entreprise, plusieurs années peuvent être nécessaires pour qu’une mentalité fondée sur la contribution individuelle se mette à prioriser la collaboration », explique Jon Friedman, corporate vice president of design & research chez Microsoft. Il faut savoir où en sont l'entreprise et ses collaborateurs dans leur parcours. Par exemple, si sa culture est très collaborative, l’entreprise peut promouvoir le travail partagé entre équipes et encourager l’ouverture de canaux Slack publics pour mener des discussions transversales.

• En début de parcours, définir précisément le contexte permet d'orienter le feedback vers les objectifs du projet. Mener les discussions essentielles en premier lieu évite de reproduire les erreurs du passé. La relation entre celui qui formule et celui qui reçoit les retours devra être définie en temps réel, et il est normal qu'elle soit un peu hésitante au départ.
• Lorsque la culture du feedback est plus établie, on peut adopter une approche directe en utilisant les canaux qui ont déjà fait leurs preuves.

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Faites attention aux horaires

Personne n'aime recevoir une notification à 17h30 à propos d'une nouvelle idée pour un projet en cours. Vos collègues peuvent travailler sur des plages horaires différentes des vôtres ou avoir des préférences de timing. Respectez les horaires et l'énergie de chacun, et assurez-vous d’être à jour sur les plannings de chaque membre de l'équipe. N'oubliez pas de faire connaître votre propre façon de travailler ! Un peu de communication et quelques ajustements peuvent être d’une grande aide.

Découvrez ce que pensent des leaders du design sur la coordination du feedback et de l'ajustement sur différents fuseaux horaires.

Le bon endroit

Trouver le cadre et le canal adéquats est essentiel

Vous n'allez pas envoyer d'invitation à une fête via Slack, ou bien un e-mail à votre partenaire qui se trouve dans la pièce d'à côté pour savoir ce qu'il ou elle veut manger ce soir. Dans le cadre du travail, le feedback nécessite également une attention particulière au contexte et aux habitudes. Concevez des processus adaptés aux modes de fonctionnement de votre équipe et à la localisation de chacun, et adaptez-les au fur et à mesure pour que tout le monde soit inclus.

Tenez compte du groupe

Dans un monde saturé par les réseaux sociaux, la frontière entre public et privé est souvent floue. Mais lorsqu'il s'agit de feedback, comprendre la dynamique d'un groupe peut transformer une réunion silencieuse en conversation animée et constructive. Réfléchissez à qui vous souhaitez demander des retours et optez pour l'interface la plus appropriée au groupe et à sa taille.

• Dans FigJam ou dans un e-mail groupé, vos collègues peuvent se sentir moins à l'aise pour donner un feedback détaillé et critique. Dans un espace partagé, ils peuvent s'appuyer sur les réflexions de chacun de façon productive et se laisser des messages de soutien ou des félicitations.
• Dans un e-mail, un fichier audio ou un chat, les membres de votre équipe peuvent se sentir plus à l'aise pour fournir des retours longs et détaillés. Un feedback constructif est généralement mieux accueilli lorsqu'il est donné en tête-à-tête.

Décrochez votre téléphone (ou votre webcam)

Lorsque vos collègues travaillent sur différentes plages horaires, il peut être tentant de transmettre tous les retours via des canaux asynchrones comme les e-mails. L’humain est un être social et, parfois, rien n'est plus efficace et constructif qu'une communication directe. Pensez à envoyer vos retours les plus délicats via des canaux privés pour éviter les malentendus ou une gêne inutile.

Réduisez la courbe (d'apprentissage)

Pour aider votre équipe à se sentir à l'aise avec le feedback, choisissez des outils adaptés à une participation transverse. Les fonctionnalités conviviales telles que « le curseur de chat, les émojis et les autocollants de FigJam permettent à chaque collaborateur de s'exprimer plus naturellement », explique Yuhki Yamashita, notre responsable produit. Aussi adapté soit le nouvel outil, une certaine dose d’énergie mentale est nécessaire pour l’adopter. Si vous êtes expert d’un outil particulier, vous pouvez former vos collègues aux différentes fonctionnalités pour que tout le monde soit en phase avant le moment décisif du feedback. Ce petit effort initial vous permettra de gagner beaucoup de temps par la suite.

Écoutez Jennifer Daniel de Google expliquer comment des signes visuels simples peuvent aider les équipes à communiquer au-delà de leurs différences.

L'art de l'emballage

Formuler soigneusement votre feedback vous aidera à faire passer le message

Comme pour les cadeaux, en terme de feedback, il n’y a pas que l’intention qui compte : l’emballage aussi est important ! Les personnes qui donnent et qui reçoivent du feedback doivent toutes deux considérer ce qui sera productif à l'instant présent, et élaborer leurs demandes et formulations en conséquence.

Rédigez votre liste de souhaits

S’il est toujours intéressant de connaître l'avis de ses collègues, tous les retours ne sont pas nécessairement utiles. Lorsque vous demandez du feedback, soyez honnête avec vous-même sur ce dont vous avez besoin pour faire avancer le projet. Vous avez le droit de rechercher un peu d'encouragement pour vous sentir plus confiant dans votre travail, tant que vous comprenez l'objectif du feedback que vous sollicitez. Choisissez un type de retours dans cette liste ou ajoutez les vôtres :

• Une banque de nouvelles idées pour générer des concepts
• De l'aide pour sélectionner des idées
• Des pistes de recherche pour affiner une idée
• L'approbation des parties prenantes pour un concept abouti
• Une expertise unique pour identifier les lacunes, les obstacles ou la faisabilité
• Les encouragements de l'équipe
• La validation ou l'approbation des parties prenantes

Parfois, mentionner ce que vous n'avez pas envie d'entendre peut aider à définir des garde-fous et garantir un échange agréable.

Essayez de partager les tâches difficiles pour accélérer le feedback et garder votre rythme de création.

Demandez ce dont vous avez besoin

Malgré toutes les récentes avancées technologiques, nos collègues ne peuvent toujours pas lire dans nos pensées ! Savoir ce que l’on veut ne suffit pas : il faut également en faire part à aux autres. Pour que chacun comprenne quel type de feedback vous sollicitez, formulez clairement votre demande et utilisez un canal de communication adapté. Par exemple, si vous souhaitez générer de nouvelles idées, organisez une réunion pour définir les bases de la discussion. Si vous recherchez à l'inverse une approbation rapide, envoyez plutôt un lien dans Slack ou par e-mail, avec une demande de validation claire. Et gardez toujours en tête les rôles de chacun ! Une partie prenante de la direction, par exemple, aura besoin de davantage de contexte, et peut-être d'une approche plus formelle qu'un collègue proche.

Apprenez à demander des retours qui favorisent l'itération.

Donnez à vos interlocuteurs ce qu'ils attendent

Le meilleur cadeau que vous puissiez offrir à votre interlocuteur est celui qu'il a déjà sur sa liste. Si un collègue vous demande un type spécifique de feedback, c'est pour une bonne raison, essayez donc d'adapter votre analyse à sa demande. Bien entendu, nous voulons parfois donner encore plus. Si vous pensez devoir en dire davantage à votre collègue, formulez vos retours de la manière la plus respectueuse possible. Tout le monde n'aime pas les cadeaux surprises, même s’ils finissent par changer la donne !

La cerise sur le gâteau

Nous espérons que ces recommandations relatives au feedback vous aideront à mener vos produits jusqu’au lancement, et vos équipes vers la collaboration idéale. Mais souvenez-vous que chaque entreprise, équipe et individu est unique ! Le chocolat est certainement le cadeau que l'on offre le plus pour la Saint-Valentin, mais si votre partenaire y est allergique, mieux vaut l’éviter… Une collaboration réussie demande de la pratique et de la réflexion de la part de chacun. Créer une excellente culture du feedback demande un certain sens de l'improvisation et de la personnalisation. Le bon feedback, donné sur les bons canaux et au bon moment, peut nous aider à obtenir précisément ce dont nous avons besoin.