Mit einer Impact Effort Matrix strategisch planen und Prioritäten setzen

Die Impact Effort Matrix wird verwendet, um die relative Schwierigkeit und die potenzielle Effektivität einer Aufgabe zu bewerten und die Reihenfolge der Vorgänge festzulegen, die für ein Projekt am nützlichsten sind. Durch das Ordnen von Aufgaben nach beiden Maßstäben (hohe vs. geringe Wirkung und hoher vs. geringer Aufwand) lassen sich die sinnvollsten nächsten Schritte festlegen: diejenigen mit maximaler Wirkung bei minimalem Aufwand.

Hier sind drei einfache Schritte zum Erstellen einer Impact Effort Matrix:

1. Lade unsere bearbeitbare Vorlage für eine Aufwand-Wirkungs-Matrix als leere Arbeitsfläche herunter. Auf einer Achse ist die Wirkung (oben hoch und unten niedrig) und auf der anderen Achse der Aufwand (rechts hoch und links niedrig) dargestellt.

2. Beginne dann mit dem Projekt- oder Unternehmensziel vor Augen damit, Aufgaben und Aufträge in diese Vier-Quadranten-Matrix einzutragen. Berücksichtige dabei zunächst Aufgaben mit hoher Wirkung, die schnelle zielorientierte Erfolge bringen. Entscheide dann, ob diese viel oder wenig Aufwand erfordern. Aufgaben mit hoher Wirkung und geringem Aufwand sind schnelle Lösungen oder einfache Erfolge, Aufgaben mit hoher Wirkung und hohem Aufwand sind größere Vorhaben, die aber große Anreize mitbringen.

Gehe dann für Aufgaben mit geringer Wirkung ebenso vor und sortiere sie nach hohem und niedrigem Aufwand. Aufgaben mit geringer Wirkung und geringem Aufwand können als Lückenfüller dienen, wenn ein wenig mehr Zeit ist, Aufgaben mit geringer Wirkung und hohem Aufwand sind hingegen oft eine Verschwendung von Zeit, Geld und Ressourcen.

3. Nutze die Ergebnisse deiner Matrix, um unter Berücksichtigung von Wirkung und Aufwand eine Prioritätenliste oder einen Zeitplan zu erstellen. Was lässt sich schnell umsetzen und was wird dem Unternehmen wirklich nützen? Was wird mehr Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen, sich aber letztendlich lohnen? Und was lässt sich aufschieben, bis weniger zu tun ist (oder ganz von der Liste streichen)?

Das Verfahren zur Berechnung von Wirkung und Aufwand ist von Team zu Team unterschiedlich. Mit FigJam lassen sich Umfragen oder Reaktionen verwenden, um jedes Element auf einfache Weise auf einer Skala von eins bis zehn einzustufen. Es können auch Tabellen erstellt werden, um die genauen Kosten und den Zeitaufwand zu berechnen. Immer abhängig davon, was für eine bestimmte Situation am besten funktioniert.