Como a Chello agiliza a entrega para clientes e continentes com o Figma

A Chello é uma agência criativa de serviço completo com sede em Sydney e Londres, parceira de start-ups e marcas globais em estratégia e expressão de marca, desenvolvimento criativo e de campanhas e produção de conteúdo.

Hoje, a Chello faz 99% de seu trabalho no Figma, abrangendo estratégia, design, produção e serviços ao cliente. O Figma tornou-se o sistema de entrega da agência: uma forma repetível de acelerar equipes, colaborar com clientes em espaços compartilhados e entregar trabalhos com uniformidade em todas as regiões e fusos horários.

Esse ritmo operacional ajudou a escala internacional da Chello, apoiando a expansão no Reino Unido e permitindo que uma nova equipe com duas pessoas entregasse 20 projetos em apenas dois meses.

Com o Figma, o Chello conseguiu:

• Melhorar a colaboração com o cliente
• Reduzir o tempo de resposta para projetos específicos em 62%
• Reduzir o tempo de produção de versões iniciais de 3 horas para uma hora
• Otimizar fluxos de trabalho multifuncionais
• Expandir a gama criativa e reduzir o trabalho manual
• Melhorar a experiência de integração para novos membros da equipe

Desafio: custo da mudança de contexto

Antes do Figma, o fluxo de trabalho da Chello exigia alternar plataformas e ferramentas. O custo não era só a inconveniência, era o atrito operacional: feedback fragmentado, atrito em cada transferência e repetidas exportações para entregar o trabalho "final".

Outro gargalo era a integração. Ao contratar novos funcionários e freelancers, era preciso compartilhar manualmente arquivos, fontes e diretrizes, muitas vezes com pouca padronização.

Com uma equipe em crescimento, a necessidade de um ambiente de trabalho unificado, ágil e totalmente sincronizado tornou-se impossível de ignorar.

Solução: Figma como sistema operacional da agência Chello

A adoção do Figma se tornou o alicerce operacional da Chello para escalar o crescimento. “Você pode fazer o projeto inteiro, da pesquisa à entrega, no Figma. As equipes passam menos tempo procurando arquivos e mais tempo entregando resultados. Fica tudo muito mais justo e rápido”, comenta Tristan Velasco, co-fundador e diretor executivo de criação da Chello.

Cada cliente possui uma área de trabalho exclusiva, com design systems ao vivo, diretrizes atualizadas e recursos de marca que evoluem em tempo real, centralizando todas as informações de forma confiável para todos.

A Chello usa o Figma para entregar em escala:

• FigJam: usado para escopo inicial, descoberta e workshops com clientes. Modelos personalizados alinham as equipes rapidamente, incentivam a colaboração em tempo real e geram aceitação antecipada, economizando tempo posteriormente no processo.
• Figma Design: permite execução de ponta a ponta com protótipos interativos, design systems vivos e modelos reutilizáveis. Ele substitui relatórios estáticos, permitindo uma entrega mais rápida e flexível.
• Figma Slides: centraliza a colaboração criativa e com o cliente em um espaço interativo. Modelos de apresentações guardam links criativos, de textos e de administração com rotulagem de status clara, para que as equipes possam ir da ideia à aprovação sem trocar de plataforma.
• Projetos conectados: mantém os clientes sincronizados em todas as regiões. Permite colaboração contínua, aprovações mais rápidas e fácil expansão com bibliotecas compartilhadas, conjuntos de ferramentas e recursos de marca atualizados.
• Figma Make: automatiza tarefas manuais e possibilita fluxos de trabalho mais inteligentes, como escopo de sites e geração visual, liberando a equipe para se concentrar na estratégia. Promove também uma cultura mais interdisciplinar onde os criativos exploram além dos papéis tradicionais.

Eliminar o atrito de integração com design systems

Quando a Chello abriu o escritório no Reino Unido, as bases estabelecidas no Figma pela equipe da Ásia-Pacífico permitiram duplicar as configurações e ativar novas equipes com produtividade rapidamente.

“As novas equipes precisavam entender a Chello, integrarem-se a uma nova marca e, além disso, há processos para aprender. É muita coisa. Ter as bases já funcionando no Figma foi uma grande vantagem", diz Natalie Wong, diretora criativa associada na Chello.

Em vez de depender de PDFs ou apresentações estáticas, a Chello usa o Figma Design para montar sistemas de marca dinâmicos. Geralmente, eles ficam alojados em arquivos de design compartilhados ou bibliotecas dentro de equipes dedicadas do Figma, dando acesso, tanto para equipes internas quanto para clientes, às diretrizes, recursos e alertas mais recentes em um único lugar. Como tudo é ao vivo e gerenciado centralmente, as atualizações são instantâneas. Basta compartilhar um link, e todos poderão ver as mesmas informações.

Este arranjo melhora o alinhamento e a integração, facilitando a integração e começo imediato para qualquer pessoa, sejam recém-contratados, freelancers ou clientes.

Um ambiente sem gargalos com a Klaviyo

A Chello usou o Figma para escalar o trabalho com a empresa de automação de marketing Klaviyo em várias regiões, duplicando sistemas internos criados para a conta Ásia-Pacífico para apoiar as entregas para Europa, África e Oriente Médio. Assim, foi criado um fluxo de trabalho contínuo, para todos os horários do dia e em fusos horários diversos.

Usando os Projetos conectados, a equipe EMEA da Klaviyo pode fazer pequenas alterações, como trocar um CTA ou título, sem esperar pela equipe Ásia-Pacífico da Chello. As edições são feitas de forma assíncrona, e a equipe Ásia-Pacífico da Chello muitas vezes faz entregas enquanto a equipe EMEA da Klaviyo está offline. A equipe de design da Klaviyo também pode inserir recursos ou rascunhos que a Chello recebe para lançar campanhas sem idas e vindas ou duplicação de arquivos.

“Como a organização está centrada no Figma, conseguimos usar os recursos de IA e automação do Figma para melhorar o trabalho da Klaviyo e da Chello em conjunto. Conseguimos integrar melhor os fusos horários sem sacrificar a integridade da marca”, diz Nathaniel Eberle, VP de marca, criação e eventos da Klaviyo.

A equipe também usa o Figma Slides para compartilhar tudo com a Klaviyo, de grandes campanhas e eventos das marcas a atualizações diárias de BAU. Apresentações interativas e modeladas funcionam como documentos principais para criação e cópia, com links rápidos integrados para planilhas de pipeline e despacho. A rotulagem clara do status permite que qualquer membro da equipe acompanhe onde estão os recursos no processo de produto e aprovação. Isso simplifica o feedback, reduz a troca de plataformas e acelera as aprovações.

A Chello desenvolveu um "sistema de funil Klaviyo" para otimizar seu processo e reduzir o tempo de execução em aproximadamente 62%, diminuindo um funil completo de 1 hora e 20 minutos para apenas 30 a 40 minutos. Construído sobre o Figma Design, Figma Make e recursos de IA Beta, o sistema conecta estratégia, criativos e produção em um fluxo de trabalho contínuo, transformando tarefas repetitivas de campanhas em um mecanismo de entrega escalável.

Para aumentar ainda mais a eficiência, a Chello pretende usar o Figma Buzz para criar modelos de anúncios digitais, acelerando o redimensionamento, simplificando o gerenciamento de campanhas e permitindo pequenas atualizações de texto sem esforço extra.

Alinhamento da visão global da marca com a Shopify

A Chello também usa os Projetos conectados para criar áreas de trabalho compartilhadas no Figma para clientes de longo prazo como a Shopify, permitindo localização rápida para a Ásia-Pacífico e mantendo ao mesmo tempo o alinhamento com a visão global da marca da Shopify. Com uma área de trabalho sempre ativa, ambas as equipes podem colaborar em tempo real ou de forma assíncrona em vários fusos horários, reduzindo a fricção nas entregas e mantendo o andamento do trabalho.

“No lado do cliente, todos os membros da equipe tem acesso ao Figma, então conseguimos colaborar perfeitamente”, diz Tristan. O ciclo do projeto do briefing ao lançamento foi reduzido e a Chello conseguiu escalar a marca Shopify com confiança.

Com Projetos conectados, o Figma se tornou um espaço dinâmico para recursos específicos do cliente, com fontes, cores e códigos hex incorporados diretamente a equipes exclusivas no Figma. Tudo fica carregado no nível da equipe, de forma que, quando alguém abre um arquivo de design, as ferramentas, estilos e sistemas corretos já estão ali.

FigJam como um espaço para a criatividade estruturada

A Chello usa o FigJam como ferramenta de base para escopo, colaboração e alinhamento em projetos de sites complexos e workshops com clientes. Em workshops de escopo de site, a Chello e seus clientes podem explorar arquitetura, conteúdos e estratégias juntos em tempo real. Os clientes podem inserir notas adesivas. Esta participação direta aumenta o comprometimento dos clientes, gerando mais senso de propriedade desde o início.

Em uma sessão de definição de escopo, um participante disse que “foi o melhor workshop que já vi”. "Não seria possível ter a mesma experiência sem o FigJam", observa Natalie.

Depois de desenvolvida a arquitetura do site, o trabalho transita para o Figma Design. Este processo mantém tudo em um fluxo de trabalho conectado, reduzindo trocas de contexto e mantendo as equipes alinhadas em todas as etapas.

Horizontes expandidos no Figma Make

As ferramentas de design com IA do Figma Make permitem que a Chello explore seu lado experimental, abrindo portas para uma cultura criativa interdisciplinar com mais foco em ideias. Os criativos seniores já estão usando a ferramenta para acelerar a produção e expandir seu alcance criativo.

Um dos líderes de design da Chello criou uma ferramenta com controles deslizantes variáveis que gera visuais específicos da marca, de forma que um desenvolvimento inicial que levaria três horas, mais 30 minutos em cada iteração pode ser configurado agora em cerca de uma hora, com novas variações geradas em segundos. A equipe também está testando o Make para escopo de websites e análise de arquitetura de sites para estimar os prazos de design. Assim, o escopo pode ser definido com mais precisão e uma etapa que costuma ser manual e demorada é automatizada.

De muitas maneiras, o Figma Make permitiu que a equipe reduzisse o trabalho manual e concretizasse ideias criativas com mais facilidade. Hoje, a equipe consegue ultrapassar os limites de seus papéis tradicionais, produzindo com mais rapidez e incentivando uma cultura de equipe mais interdisciplinar e adaptável.

A equipe da Chello também foi além com as sessões de treinamento de IA para gerar confiança entre diferentes funções e estabelecer bases compartilhadas, para ajudar a equipe a se tornar mais interdisciplinar, com designers explorando trabalhos de animação e redatores experimentando criar coisas.

“À medida que as habilidades começam a se cruzar mais, acho que vamos conseguir falar mais o mesmo idioma. As ideias parecerão menos abstratas, porque podemos transformá-las em coisas mais concretas", explica Tristan.

Um futuro mais amplo, ousado e liderado pelas marcas, construído com o Figma

Para a Chello, o Figma é mais do que um conjunto de ferramentas. O importante é como elas se alinham, constroem e entregam juntas e com rapidez.

Para uma agência moderna que gerencia clientes, equipes e fusos horários, esse sistema operacional resulta em impacto nos negócios: integração mais rápida para equipes, colaboração mais tranquila com os clientes e mais capacidade de entrega.

Hoje, o Figma promove uma visão mais ampla e ousada, mais baseada nas marcas, mais interdisciplinar e mais alinhada com a forma de trabalhar das equipes criativas modernas.