De Stepstone Group beheert AI-gedreven vacaturemarktplaatsen die werkzoekenden en werkgevers verbinden via consumenten- en ondernemingsproducten. Het Design Operations-team ondersteunt meer dan 20 productontwerpers, opgenomen in meer dan 40 productontwikkelingsteams, en meer dan 400 ingenieurs. Op die schaal ontstaat consistentie niet per ongeluk.

"Onze ambitie is om een AI-first product- en technologieorganisatie te zijn." "Dat betekent dat we de voorwaarden creëren voor onze teams om te experimenteren, om uit te dagen hoe ze werken en om zich af te vragen of AI hen productiever kan maken," aldus Florin Ciontu, SVP Product, Stepstone.

Voor de ontwerpuitvoering heeft die ambitie een specifieke betekenis bij Stepstone. AI gaat over het elimineren van repetitief werk, zodat ontwerpers zich kunnen concentreren op datgene wat alleen mensen kunnen doen, en het behouden van consistentie over een oppervlak dat anders onmogelijk zou zijn om handmatig te beheersen. Daarom is het DesignOps-team overgestapt naar een AI-first model.

"Elk operationeel initiatief begint nu met 'Hoe kunnen we AI gebruiken om dit op te lossen?'” verklaart Matt Gottschalk, Senior Manager Design Operations, Stepstone.

Uitdaging: de verborgen kosten van geleende infrastructuur

Werken met externe leveranciers, plugins en platforms is een realiteit voor de meeste ontwerporganisaties. Elk van deze vereist tijd om te onderzoeken, aan te schaffen, in gebruik te nemen en te onderhouden. Voor Stepstone stapelen de kosten zich op twee fronten op: directe licentiekosten en de tijd die het team nodig heeft om ze te beheren.

Maar Stepstone is van mening dat de diepgaandere kosten voor de ontwerpuitvoering minder zichtbaar zijn. Wanneer operationele fundamenten afhankelijk zijn van kant-en-klare tools gebouwd rond andermans aannames, zijn standaarden gebaseerd op de beslissingen van anderen. Stepstone besloot een andere benadering te verkennen.

Oplossing: precies bouwen wat je nodig hebt

De opdracht om te experimenteren leidde het Design Operations-team naar Figma Make. Wat ze vonden, was niet alleen een nieuwe tool.Het veranderde wat het team dacht dat mogelijk was.

Voor het eerst kon het team precies bouwen wat ze nodig hadden, binnen de tools waar ze al mee werkten, zonder inkoopcycli, onderhandelingen met leveranciers of het compromitteren van functies. Het antwoord op een operationele uitdaging was niet langer 'Vind iets dat goed genoeg is'. Het werd: 'Bouw het juiste'.

Het documentatieplatform van ontwerpsystemen

Toen het ontwerpsystementeam een nieuw documentatieplatform nodig had, onderzocht Andy of hij het direct in Figma Make kon bouwen. Met behulp van Supabase voor de back-end CMS bouwde hij de kernfunctionaliteit die een kant-en-klaar platform zou hebben geboden, maar zonder de functies die ze nooit zouden gebruiken.

Het platform heeft twee afzonderlijke lagen. De gebruikerskant biedt ontwerpers en ingenieurs duidelijke richtlijnen voor hoe het ontwerpsysteem moet worden toegepast. Het beheerdersgebied fungeert als een volledig CMS, met rolgebaseerde workflows, waaronder beheerder-, redactie- en beoordelingsmachtigingen, die het ontwerpsystementeam gestructureerde controle geven over hoe inhoud wordt gemaakt, beoordeeld en gepubliceerd.

"Het is het soort governance-functionaliteit waardoor ontwerpteams doorgaans op externe platforms vertrouwen, volledig intern gebouwd en afgestemd op hoe het team daadwerkelijk werkt," zegt Andy.

Dit betekent dat Stepstone functies kon bouwen die bijdragers echt ondersteunen, zich snel kon aanpassen terwijl de richtlijnen veranderen en consistentie binnen teams kon behouden.

Het vertaalbeheersysteem

Tot eind 2025 richtte het team zich op een ander probleem: het consistent leveren van vertaalde inhoud over een groot, meertalig oppervlak.

Met behulp van Figma Make bouwden Andy en het team een vertaalbeheersysteem en Figma-plug-in waarmee ontwerpers tijdens het werken tussen talen kunnen schakelen. In het middelpunt van het systeem staat een intern AI-model gebouwd op Claude, getraind op de 'tone of voice'-documentatie van Stepstone om ervoor te zorgen dat vertaalde inhoud consistent is met de stem van het merk.

De aanpak begon met een grondige beoordeling van bestaande tools op de markt. In plaats van te repliceren wat er bestond, identificeerde het team de sterkste elementen tussen producten en bouwde het zijn eigen versies. Aanname, consistentie, inspanning en vertaalkosten werden gevolgd via een op maat gemaakt analysedashboard, ook gebouwd in Figma Make.

De echte winst: snelheid, autonomie en een andere soort bekwaamheid

De interne vertaaltool alleen al bespaart tussen £ 20.000 en £ 30.000 pond per jaar, geld dat het team in andere gebieden kon investeren. Maar kostenreductie en budgetherschikking waren niet de primaire drijfveren.

De belangrijkste winst was snelheid en autonomie. Een standaard inkoopproces voor een nieuw platform duurt weken: eisen in kaart brengen, leveranciers beoordelen, demo's uitvoeren, contracten beoordelen met de juridische afdeling, IT en inkoop. Met Figma Make is die overhead verdwenen. Het team gaat binnen enkele uren van probleem naar oplossing, in plaats van weken.

Omdat ze bouwen voor hun eigen workflow, zijn ze nooit gebonden aan het stappenplan of de tarievenstructuur van een leverancier.

Een nieuwe standaard voor wat ontwerpuitvoering kan doen

Het werk bij Stepstone wijst op iets groters dan kostenbesparingen of de bouw van individuele tools.

"Door Figma Make te combineren met onze eigen oplossingsgerichte cultuur, hebben we een verschuiving gezien in wat mogelijk is voor operationele teams binnen ontwerporganisaties," stelt Matt.

Voor Stepstone is die verschuiving structureel. Ontwerpuitvoering is niet langer een coördinatie- en inkoopfunctie. Het is een productvaardigheid op zichzelf, eentje die een probleem kan identificeren en binnen dezelfde week een werkende oplossing in productie kan hebben.

De beste ontwerporganisaties worden niet langer alleen gedefinieerd door wat ze verzenden.Ze worden gedefinieerd door de intelligentie van de manier waarop ze uitvoeren.De tools die ze bouwen. De standaarden die ze beschermen. De snelheid waarmee ze handelen zonder samenhang te verliezen.

De teams die de leiding nemen, zijn degenen die operationele uitmuntendheid niet als infrastructuur voor ontwerp zien, maar als ontwerp zelf.

Om meer te zien van hoe Stepstone denkt als ontwerporganisatie en waar het bedrijf naartoe werkt, bezoek stepstone.design.