Hoe Chello de levering tussen klanten en continenten stroomlijnt met Figma

Chello is een full-service creatief bureau gevestigd in Sydney en Londen, dat samenwerkt met start-ups en wereldwijde merken op het gebied van merkstrategie en -expressie, creatieve en campagneontwikkeling, en contentproductie.

Vandaag de dag voert Chello 99% van haar werk uit op Figma, variërend van strategie, ontwerp, productie tot klantendiensten. Figma is het leveringssysteem van het bureau geworden: een herhaalbare manier om snel teams op te starten, samen te werken met klanten in gedeelde ruimtes, en werk consistent af te leveren in verschillende regio's en tijdzones.

Dat operationele ritme hielp Chello internationaal op te schalen, waarbij de uitbreiding in het VK werd ondersteund en het ervoor zorgde dat een nieuw opgericht team bestaande uit twee personen in slechts twee maanden 20 projecten kon leveren.

Met Figma kon Chello het volgende doen:

• Betere samenwerking met klanten mogelijk maken
• De doorlooptijd voor specifieke projecten met 62% verkorten
• De productietijd voor initiële constructies van 3 uur naar een uur verminderen
• Multifunctionele workflows stroomlijnen
• Creatieve mogelijkheden vergroten en handmatige inspanning verminderen
• De inwerkervaring voor nieuwe teamleden verbeteren

Uitdaging: De kosten van schakelen tussen context

Voordat Figma werd gebruikt, moest binnen de workflow van Chello worden geschakeld tussen verschillende platforms en tools. De kosten veroorzaakten niet alleen ongemak, maar ook een operationele vertraging: gefragmenteerde feedback, gedoe bij elke overdracht en herhaalde exporthandelingen om 'eindwerk' te leveren.

Inwerken was een ander knelpunt. Het binnenhalen van nieuwe medewerkers en freelancers betekende dat bestanden, lettertypen en richtlijnen handmatig gedeeld moesten worden, vaak met weinig standaardisatie.

Met een groeiend team kon men niet meer om de behoefte aan een uniform, snel bewegende en volledig gesynchroniseerde werkplek heen.

Oplossing: Figma als besturingssysteem van bureau Chello

Het implementeren van Figma werd de operationele ruggengraat voor Chello's groei op schaal. Je kunt een volledig project van onderzoek tot levering in Figma hebben. Teams besteden minder tijd aan het zoeken naar bestanden en meer tijd aan het realiseren van resultaten. "Het wordt gewoon een stuk strakker en sneller," zegt Tristan Velasco, medeoprichter en uitvoerend creatief directeur bij Chello.

Elke klant heeft nu een toegewijde werkruimte, met live ontwerpsystemen, altijd bijgewerkte richtlijnen en merkassets die in realtime evolueren, waardoor er een betrouwbare enkele bron van waarheid voor iedereen ontstaat.

Chello gebruikt Figma om op schaal te leveren:

• FigJam: Gebruikt voor vroege scopebepaling, inventarisatie en workshops met klanten. Aangepaste sjablonen brengen teams snel op één lijn, bevorderen samenwerking in real-time, en zorgen voor vroege instemming, waardoor later in het proces tijd wordt bespaard.
• Figma Design: Ondersteunt end-to-end uitvoering met interactieve prototypes, levendige ontwerpsystemen en herbruikbare sjablonen. Het vervangt statische rapporten, waardoor een snellere en flexibelere levering mogelijk is.
• Figma Slides: Centraliseert samenwerking tussen de creatieve afdeling en klanten in één interactieve ruimte. Presentaties met sjablonen bevatten creatieve, kopieer- en beheerderskoppelingen met duidelijke statuslabels, zodat teams van idee naar goedkeuring kunnen overschakelen zonder van platform te wisselen.
• Verbonden projecten: Houdt klanten binnen alle regio's gesynchroniseerd. Ondersteunt naadloze samenwerking, snellere goedkeuringen en eenvoudige schaalvergroting met gedeelde bibliotheken, toolkits en up-to-date merkassets.
• Figma Make: Automatiseert handmatige taken en maakt slimmere workflows mogelijk—zoals het in kaart brengen van websites en visuele generatie—waardoor het team zich kan concentreren op strategie. Het bevordert ook een meer interdisciplinaire cultuur waar creatieve mensen verder kijken dan hun traditionele rollen.

Het elimineren van knelpunten bij onboarding met ontwerpsystemen

Toen Chello zijn kantoor in het Verenigd Koninkrijk opende, maakten de bestaande Figma-fundamenten van het APAC-team het gemakkelijk om de opzet te dupliceren en nieuwe teams snel productief te maken.

“Nieuwe medewerkers moesten inzicht krijgen in Chello, zich inwerken op een nieuw merk, en daarbovenop zijn er processen te leren—het is veel. "Het was een groot pluspunt dat we al werkende fundamenten binnen Figma hadden," zegt Natalie Wong, Associate Creative Director bij Chello.

In plaats van te vertrouwen op statische PDF's of presentaties, maakt Chello gebruik van Figma Design om levendige merksystemen te bouwen. Deze worden doorgaans ondergebracht in gedeelde ontwerpbestanden of bibliotheken binnen speciale Figma-teams, zodat zowel interne teams als klanten toegang hebben tot de nieuwste richtlijnen, middelen en aandachtspunten op één plek. Omdat alles live en centraal beheerd wordt, zijn updates direct. Deel gewoon een link en iedereen kijkt naar dezelfde bron van waarheid.

Deze opzet verbetert afstemming en onboarding, waardoor het voor iedereen—nieuwe medewerkers, freelancers, of cliënten—gemakkelijk is om in te stappen en direct aan de slag te gaan.

Een omgeving zonder knelpunten met Klaviyo

Chello gebruikte Figma om hun werk met het marketingautomatiseringsbedrijf Klaviyo binnen regio's op te schalen, waarbij interne systemen die voor de APAC-account waren gebouwd werden gedupliceerd om levering voor EMEA te ondersteunen. Dit creëerde een naadloze dag-en-nacht workflow over tijdzones heen.

Met behulp van Verbonden projecten kan het Klaviyo EMEA-team kleine wijzigingen aanbrengen - zoals het vervangen van een CTA of koptekst - zonder te hoeven wachten op het Chello APAC-team. Bewerkingen gebeuren asynchroon, waarbij Chello's APAC-team vaak levert terwijl het EMEA-team van Klaviyo offline is. Het ontwerpteam van Klaviyo kan ook middelen of concepten toevoegen, en Chello pakt deze vervolgens op om campagnes uit te rollen zonder heen en weer te communiceren of bestanden te dupliceren.

“Als een Figma-gerichte organisatie hebben we gebruik kunnen maken van Figma's AI- en automatiseringsfuncties om te verbeteren hoe Klaviyo en Chello samenwerken.” “We kunnen sneller binnen tijdzones werken zonder afbreuk te doen aan de merkintegriteit,” zegt Nathaniel Eberle, VP Branding, Creativiteit en Evenementen bij Klaviyo.

Het team maakt ook gebruik van Figma Slides om alles met Klaviyo te delen—van grootschalige merkcampagnes en evenementen tot dagelijkse BAU-updates. Interactieve presentaties met sjablonen fungeren als hoofddocumenten voor creatieve content en tekst, met ingebouwde snelle links naar pijplijn- en verzendformulieren. Duidelijke statuslabels stellen elk teamlid in staat om te volgen waar middelen zich bevinden in het product- en goedkeuringsproces. Dit stroomlijnt feedback, vermindert het schakelen tussen platforms en versnelt goedkeuringen.

Chello heeft een 'Klaviyo-trechter-systeem' ontwikkeld om hun proces te stroomlijnen en de doorlooptijden met ongeveer 62% te verkorten, waardoor een volledige trechterset van 1 uur en 20 minuten werd teruggebracht naar slechts 30-40 minuten. Gebouwd met Figma Design, Figma Make en AI-bètafuncties, verbindt het systeem strategie, creativiteit en productie in een naadloze workflow door herhalende campagnetaken om te zetten in een schaalbaar leveringsmechanisme.

Om die efficiëntie verder te vergroten, is Chello van plan Figma Buzz te gebruiken om digitale advertentiesjablonen te maken, waardoor het formaat sneller kan worden aangepast, campagnebeheer wordt vereenvoudigd en kleine tekstupdates mogelijk worden gemaakt zonder extra moeite.

Om die efficiëntie verder te vergroten, is Chello van plan Figma Buzz te gebruiken om digitale advertentiesjablonen te maken, waardoor het wijzigen van het formaat sneller kan worden uitgevoerd, het campagnemanagement wordt vereenvoudigd en kleine kopieerupdates kunnen worden uitgevoerd zonder extra inspanning.

Aanpassing aan de wereldwijde merkvisie met Shopify

Chello gebruikt ook Verbonden projecten om gedeelde Figma-werkruimtes te creëren voor langetermijnklanten zoals Shopify, wat snelle APAC-lokalisatie ondersteunt terwijl het nauw afgestemd blijft op de wereldwijde merkvisie van Shopify. Met een altijd actieve werkruimte kunnen beide teams in realtime of asynchroon samenwerken binnen verschillende tijdzones, waardoor de knelpunten in de overdracht worden verminderd en het werk door kan blijven lopen.

“Aan de kant van de klant hebben alle teamleden toegang tot Figma, dus konden we naadloos samenwerken,” zegt Tristan. Het verkortte de projectcyclus van briefing tot live-datum en hielp Chello om Shopify's merk met vertrouwen op te schalen.

Met Verbonden projecten werd Figma een dynamisch platform voor klant-specifieke middelen—compleet met lettertypen, kleuren en hex-codes direct geïntegreerd in speciale Figma-teams. Alles wordt op teamniveau vooraf geladen, zodat wanneer iemand een ontwerpbestand opent, de juiste hulpmiddelen, stijlen en systemen al aanwezig zijn.

FigJam als een ruimte voor gestructureerde creativiteit

Chello gebruikt FigJam als een fundamenteel hulpmiddel voor scopebepaling, samenwerking en afstemming voor complexe websiteprojecten en klantworkshops. Via workshops voor het in kaart brengen van websites kunnen Chello en hun klanten samen in real time de architectuur, inhoud en strategie verkennen. Klanten dragen bij door plaknotities toe te voegen. Deze directe participatie versterkt de betrokkenheid van de klant door vanaf het begin een sterk gevoel van eigenaarschap te creëren.

Tijdens een verkennende sessie noemde een deelnemer het de "beste workshop tot nu toe". "We hadden niet dezelfde soort ervaring kunnen hebben als we FigJam niet hadden," merkt Natalie op.

Zodra de architectuur van de site is opgebouwd, gaat het werk over naar Figma Design. Dit proces houdt alles in één verbonden workflow, waardoor het schakelen tussen context wordt verminderd en teams op elke fase worden afgestemd.

Horizons verbreden met Figma Make

De AI-aangedreven ontwerptools van Figma Make laten Chello meer experimenteren, wat deuren opent naar een meer op ideeën gerichte, interdisciplinaire creatieve cultuur. Senior makers van creatieve content gebruiken de tool al om de productie te versnellen en het creatieve bereik uit te breiden.

Een van de ontwerpers van Chello heeft een tool gemaakt met variabele schuifregelaars, waarmee merkspecifieke visuals gegenereerd kunnen worden. Dit verkortte de tijd die nodig was van drie uur voor een eerste opbouw en 30 minuten per iteratie, naar ongeveer een uur voor de opzet, met nieuwe variaties die binnen enkele seconden gegenereerd worden. Het team test ook Make voor het in kaart brengen van websites en het analyseren van de sitearchitectuur om de ontwerptijdslijnen in te schatten. Dit stelt hen in staat om nauwkeuriger te inventariseren en automatiseert een typisch handmatige, tijdrovende stap.

Op vele manieren heeft Figma Make het team in staat gesteld om handmatige inspanningen te verminderen en creatieve ideeën gemakkelijker tot leven te brengen. Ze worden aangespoord om buiten hun traditionele rollen te werken, waardoor snellere output wordt bereikt en een meer interdisciplinaire en aanpasbare teamcultuur wordt bevorderd.

Het Chello-team heeft het ook een stap verder gebracht door AI-trainingen te organiseren om vertrouwen op te bouwen binnen verschillende functies en een gemeenschappelijke basis te creëren. Dit helpt het team om meer interdisciplinair te worden, waarbij ontwerpers zich verdiepen in beeldwerk en copywriters zich wagen aan het creëren van dingen.

"Naarmate vaardigheden steeds meer overlappen, denk ik dat we beter worden in het spreken van dezelfde taal." Ideeën zullen minder abstract aanvoelen omdat we ze in iets tastbaarders kunnen omzetten," zegt Tristan.

Een bredere, gewaagdere en merkgerichte toekomst opbouwen met Figma

Chello omschrijft Figma als meer dan alleen een set hulpmiddelen. Het is hoe ze afstemmen, bouwen en samen snel verzenden.

Voor een modern bureau dat tussen klanten, teams en tijdzones moet balanceren, vertaalt dat besturingssysteem zich naar zakelijke impact: snellere opstart voor teams, soepelere samenwerking met klanten en een hogere levercapaciteit.

Tegenwoordig ondersteunt Figma een bredere, gedurfdere visie, een die meer merkgericht is, meer interdisciplinair en beter afgestemd op hoe moderne creatieve teams daadwerkelijk werken.