Il gruppo Stepstone gestisce mercati del lavoro basati sull'AI che mettono in contatto persone in cerca di occupazione e datori di lavoro attraverso prodotti rivolti sia ai consumatori che alle imprese. Il team delle operazioni di design supporta più di 20 designer di prodotto inseriti in oltre 40 team di sviluppo del prodotto e più di 400 ingegneri. Su tale scala, la coerenza non è frutto del caso.

“La nostra ambizione è essere un'organizzazione di prodotto e tecnologia "AI-First". Ciò significa creare le condizioni affinché i nostri team possano sperimentare, mettere in discussione il proprio modo di lavorare e chiedersi se l'AI possa renderli più produttivi,” afferma Florin Ciontu, SVP di Product, Stepstone.

Per le operazioni di design, tale ambizione ha un significato specifico all'interno di Stepstone. L'AI serve a eliminare il lavoro ripetitivo, permettendo ai designer di concentrarsi su ciò che solo le persone possono fare e di mantenere la coerenza su un'area così vasta che sarebbe impossibile gestire manualmente. È per questo che il team di DesignOps è passato a un modello "AI-first".

"Ogni iniziativa operativa ora inizia con la domanda: "Come possiamo utilizzare l'AI per risolvere questo problema?'” afferma Matt Gottschalk, Senior Manager di Design Operations, Stepstone.

Sfida: il costo nascosto delle infrastrutture in prestito

Lavorare con fornitori esterni, plugin e piattaforme è una realtà per la maggior parte delle organizzazioni di design. Ognuna richiede tempo per la ricerca, l'acquisto, l'onboarding e la manutenzione. Per Stepstone, i costi accumulano su due fronti: le spese dirette per le licenze e il tempo necessario al team per gestirle.

Tuttavia, Stepstone crede che il costo strutturale per le operazioni di design sia meno visibile. Quando basi operative si affidano a strumenti standard progettati sulle ipotesi di qualcun altro, gli standard finiscono per basarsi su decisioni altrui. Stepstone ha scelto di intraprendere un approccio diverso.

Soluzione: creare esattamente ciò che è necessario

L'obiettivo di sperimentare ha portato il team delle operazioni di design a Figma Make. Ciò che hanno trovato non è stato solo un nuovo strumento. Ha cambiato ciò che il team riteneva possibile.

Per la prima volta, il team ha potuto creare esattamente ciò di cui aveva bisogno, all'interno degli strumenti in cui già lavorava, senza cicli di approvvigionamento, negoziazioni con i fornitori o compromessi sulle funzionalità. La risposta a una sfida operativa non era più "Trova qualcosa che si avvicini abbastanza". È diventata: "Crea la soluzione ideale".

La piattaforma di documentazione del sistema di progettazione

Quando il team del sistema di progettazione ha avuto bisogno di una nuova piattaforma di documentazione, Andy ha valutato se fosse possibile svilupparla direttamente in Figma Make. Utilizzando Supabase per il CMS di back-end, ha sviluppato le funzionalità principali che una piattaforma standard avrebbe fornito, ma senza quelle funzioni che non avrebbero mai utilizzato.

La piattaforma ha due livelli distinti. La parte rivolta agli utenti fornisce a designer e ingegneri linee guida chiare su come applicare il sistema di progettazione. L'area amministrativa funge da CMS completo, con flussi di lavoro basati su ruoli, incluse le autorizzazioni per amministratori, editor e revisori, offrendo al team dei sistemi di progettazione un controllo strutturato su come i contenuti vengono creati, revisionati e pubblicati.

"È il tipo di funzionalità di governance per cui i team di design solitamente si affidano a piattaforme esterne, ma sviluppata interamente all'interno e su misura per il modo in cui il team lavora effettivamente," afferma Andy.

Questo significa che Stepstone ha potuto sviluppare funzioni che supportano concretamente i contributori, adattandosi rapidamente all'evoluzione delle linee guida e mantenendo la coerenza tra i team.

Il sistema di gestione delle traduzioni

Verso la fine del 2025, il team ha rivolto la propria attenzione a un altro problema: fornire contenuti tradotti in modo coerente su un'ampia superficie multilingue.

Utilizzando Figma Make, Andy e il team hanno sviluppato un sistema di gestione delle traduzioni e un plugin per Figma che consente ai designer di passare da una lingua all'altra durante il lavoro. Al centro del sistema c'è un modello di AI interno basato su Claude, addestrato sulla documentazione del tono di voce di Stepstone per garantire che i contenuti tradotti siano coerenti con la voce del brand.

L'approccio è iniziato con un'analisi approfondita degli strumenti già presenti sul mercato. Invece di replicare quello esistente, il team ha identificato gli elementi migliori dei vari prodotti e ha creato il proprio. L'adozione, la coerenza, lo sforzo e i costi delle traduzioni sono stati monitorati tramite una dashboard di analisi personalizzata, anch'essa sviluppata in Figma Make.

Il vero guadagno: velocità, autonomia e un nuovo tipo di funzionalità

Solo lo strumento di traduzione interno consente di risparmiare tra 20.000-30.000 sterline all'anno, fondi che il team ha potuto investire in altre aree. Ma la riduzione dei costi e la riallocazione del budget non sono stati i fattori trainanti principali.

Il guadagno più significativo è stato rappresentato dalla velocità e dall'autonomia. Un processo standard di approvvigionamento per una nuova piattaforma richiede settimane: mappatura dei requisiti, valutazione dei fornitori, esecuzione di demo, revisione dei contratti con l'ufficio legale, il reparto IT e l'ufficio acquisti. Con Figma Make, quel carico di lavoro è sparito. Il team passa dal problema alla soluzione in poche ore invece che in settimane.

Poiché sviluppa il proprio flusso di lavoro, non è mai vincolato alla roadmap o alla struttura dei prezzi di un fornitore.

Un nuovo standard per ciò che le operazioni di design possono fare

Il lavoro svolto presso Stepstone punta qualcosa di più grande del semplice risparmio sui costi o della creazione dei singoli strumenti.

"Combinando Figma Make con la nostra cultura orientata alle soluzioni, abbiamo assistito a un cambiamento radicale in ciò che i team operativi possono realizzare all'interno delle organizzazioni di design,” afferma Matt.

Per Stepstone, questo cambiamento è strutturale. Le operazioni di design non sono più soltanto una funzione di coordinamento e approvvigionamento. Si tratta di una funzionalità di prodotto a tutti gli effetti, in grado di identificare un problema e implementare una soluzione funzionante in produzione nell'arco della stessa settimana.

Le migliori organizzazioni di design non sono più definite solo da ciò che rilasciano. Sono definite dall'intelligenza con cui operano. Gli strumenti che sviluppano. Gli standard che proteggono. La velocità con cui si muovono senza perdere coerenza.

I team leader saranno quelli che tratteranno l'eccellenza operativa non come un'infrastruttura per il design, ma come il design stesso.

Per scoprire di più sulla visione di Stepstone come organizzazione di design e sugli obiettivi futuri, visita stepstone.design.