¿Qué es un caso de uso? Cómo escribir uno, ejemplos y plantilla

Diseñar un producto implica más que enumerar características y objetivos. Antes de que saliera el primer smartphone, ¿cómo describirías las formas en que los usuarios interactúan con él? Llamarlo un celular en el que puedes navegar por la web es un buen comienzo, pero eso no explica la complejidad de sus sistemas. Para trazar las formas en que los usuarios interactúan con un sistema, herramienta o producto, necesitas un caso de uso.

Los casos de uso son descripciones de las formas en que los usuarios interactúan con los sistemas para realizar tareas o alcanzar objetivos. Mapear estas interacciones puede mejorar la planificación temprana y asegurar un ciclo de desarrollo sin problemas. Para ayudarte a incorporarlos en la planificación de proyectos, definiremos un caso de uso, explicaremos cómo escribir uno y compartiremos ejemplos.

Qué es un caso de uso

Un caso de uso explica cómo los usuarios interactúan con un producto o sistema. Describe el flujo de entradas del usuario estableciendo caminos exitosos y fallidos para alcanzar los objetivos. Esto permite a los equipos de producto comprender mejor qué hace un sistema, cómo funciona y por qué ocurren los errores. Puedes escribir uno o diagramar un modelo de caso de uso para pensadores visuales.

Los casos de uso varían en complejidad según tu audiencia o sistema. Pero en general, tu caso de uso debe identificar algunos componentes clave. Los más importantes son estos:

• Actor: Cualquier entidad que exhiba un comportamiento que interactúe con un sistema, como un solo usuario, un equipo u otro software
• Sistema: El producto o servicio con funcionalidad definida
• Meta: El propósito u objetivo que los usuarios alcanzan con las características de un sistema

Los actores, los sistemas y los objetivos sientan las bases para un caso de uso. Cuando comienzas a rastrear las interacciones del sistema, entran en juego algunos elementos nuevos:

• Parte(s) interesada(s): Alguien con una participación o interés en el rendimiento de un sistema
• Actor principal: El actor que inicia la función de un sistema para alcanzar un objetivo
• Precondiciones: Factores subyacentes necesarios para que se produzca el caso de uso
• Disparadores: Eventos que inician un caso de uso
• Flujos básicos: Casos de uso en que los sistemas funcionan como se espera para alcanzar un objetivo
• Flujos alternativos: Resultados diferentes según cuándo y cómo un sistema se desvía de su curso

Tipos de casos de uso

Los casos de uso se presentan en dos formas: de negocio y de sistema. Un caso de uso del sistema es un análisis detallado de cómo los usuarios interactúan con cada parte de un sistema. Destaca cómo entradas y contextos únicos hacen que el sistema alcance diferentes resultados. Este nivel de detalle resalta cómo funcionan las funciones individuales de un sistema en cualquier escenario.

Los casos de uso de negocio ofrecen una imagen más general de cómo un usuario podría interactuar con tu empresa para alcanzar sus objetivos. En lugar de centrarte en detalles técnicos, es una descripción de causa y efecto de diferentes entradas. Por ejemplo, si ejecutas una plataforma de depuración de código, tu caso de uso de negocio explica cómo los usuarios ingresan su código y reciben avisos de error.

A algunos equipos les gusta escribir un caso de uso de negocio para describir los procesos de un sistema antes del desarrollo. A medida que los desarrolladores comienzan su trabajo, un gerente esquematizará casos de uso de sistema más técnicos para seguir.

Escenario de uso versus caso de uso

Los casos de uso muestran todas las formas en que funciona un sistema cuando intenta alcanzar objetivos, pero un escenario solo representa un ejemplo. En un escenario, el sistema puede tener éxito o fracasar en el logro de tus objetivos. En pocas palabras, múltiples escenarios de uso construyen un caso de uso.

Caso de uso versus historia de usuario

Los casos de uso describen cómo los usuarios interactúan con un sistema, y las historias de usuario describen las características desde la perspectiva del usuario. Como resultado, las historias de usuario son mucho más cortas que los casos de uso, generalmente consisten en breves descripciones que los equipos usan como punto de partida en el desarrollo. Además, los casos de uso pueden ayudar a varios equipos en una organización, mientras que las historias de usuario ayudan a los equipos de producto a desarrollar su herramienta.

Caso de uso versus caso de prueba

Mientras que un caso de uso cubre cómo funcionan los usuarios y las características del sistema para alcanzar los objetivos, los casos de prueba verifican si una sola función funciona correctamente. A diferencia de los casos de uso, los casos de prueba analizan la funcionalidad de forma aislada.

Por ejemplo, un caso de prueba podría implicar la validación de la funcionalidad de iniciar sesión en una plataforma de correo electrónico, lo que asegura que los usuarios puedan iniciar sesión en cualquier navegador en cualquier momento después de crear su cuenta.

Cómo escribir un caso de uso

Escribir un caso de uso parece complejo, pero solo requiere comprender tu sistema y sus usuarios. Puedes escribir un caso de uso siguiendo estos seis pasos:

1. Describe tu sistema

Comienza describiendo tu sistema o el producto o servicio que tu equipo y tú crearán. Centra tu descripción en lo que tu sistema hace para los usuarios. En un caso de uso de negocio, puedes mantener este fondo general y explicar lo que logra. Para un caso de uso de sistema, proporciona una descripción técnica de cómo funciona tu producto.

Define tu sistema preguntando:

• ¿Qué forma adopta: producto, servicio o software?
• ¿Qué características ofrece?
• ¿Qué objetivos puedes lograr con él?
• ¿Cómo cumple con esos objetivos?
• ¿Qué puedes aprender sobre el sistema de otros documentos como los planes de proyectos?

2. Identifica a los actores

Los actores, generalmente, se refieren a usuarios y clientes, pero pueden aplicar a cualquier fuerza externa que interactúe con tu sistema. Tu actor necesita comportamientos bien definidos que expliquen cómo y por qué los actores usan tu sistema.

Identifica a los actores planteando estas preguntas:

• ¿Son individuos, equipos, hardware u otro sistema?
• ¿Los actores primarios y secundarios compartirán el mismo comportamiento?
• ¿Las partes interesadas asumirán el papel de actores en tu caso de uso?

3. Define los objetivos de tus actores

Los casos de uso destacan el resultado que los actores buscan de un sistema. Recuerda enfocarte en los deseos de tus actores en lugar de las capacidades del sistema para entender por qué los usuarios acuden a tu sistema. En algunos casos, los clientes quieren usar sistemas para más de un objetivo. Enumerar cada uno de estos objetivos crea un caso de uso más robusto.

4. Crea un escenario

En un caso de uso, los escenarios son la secuencia de acciones que los clientes realizan cuando usan un sistema y el flujo de efectos de esa interacción. Tus flujos básicos cubren escenarios en los que un sistema funciona según lo previsto. Un usuario se acerca al sistema, ingresa las entradas correctas y tu sistema lo ayuda a alcanzar sus objetivos.

Empieza con estos flujos básicos y exitosos para crear una línea de base. Puedes emplear técnicas de mapeo de procesos para identificar posibles problemas en los siguientes flujos.

5. Considera flujos alternativos

Después de escribir un escenario exitoso, escribe flujos alternativos que lleven a diferentes resultados. Por lo general, los flujos alternativos implican el uso incorrecto de un sistema que impide que los actores alcancen sus objetivos. Sin embargo, también puedes notar errores internos que causan que un sistema falle o formas no intencionadas en que los sistemas pueden alcanzar objetivos.

Los flujos alternativos muestran cómo los diferentes actores usan un sistema y tienen éxito o fracasan. Ofrecen una visión más matizada de todo lo que puede hacer tu sistema para ayudarte a solucionar problemas.

6. Repite los pasos 2 a 5 para compilar tu caso de uso.

Con suficiente variación de actores, objetivos y escenarios, puedes mostrar cómo funciona tu sistema. La compilación de estos flujos en conjunto te brinda un caso de uso que puede mejorar el desarrollo e informar otros documentos, como informes de estado del proyecto.

Con sistemas simples, puedes cambiar algunos elementos para ver todos los resultados potenciales. Sin embargo, los sistemas complejos pueden tener demasiados elementos para ver cada resultado. En casos como este, puedes concentrarte en probar las interacciones más comunes. También puedes diseñar sistemas para evitar comunicaciones no probadas.

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¿Todo listo para empezar a hacer lluvia de ideas sobre casos de uso? Prueba la plantilla de caso de uso de Figma para desglosar tus sistemas y encontrar nuevas soluciones.

Ejemplo de caso de uso

Supongamos que eres un gerente de producto que desarrolla una app de banca móvil para tu compañía. Tu plataforma necesita agilizar el registro de usuarios y la configuración de la cuenta. Aquí tienes un formato de caso de uso de muestra basado en esta app:

Información general:

• Sistema: una app de banca móvil
• Actor principal: clientes que desean abrir una cuenta
• Actor secundario: suscriptores y herramientas automatizadas que calculan las tasas de interés y los saldos máximos de capital
• Objetivos: ahorrar tiempo en el registro y la incorporación de cuentas
• Partes interesadas: el CEO y el vicepresidente de producto de tu empresa
• Condiciones previas: los usuarios descargan la app y cumplen con los requisitos de la cuenta
• Disparadores: el usuario elige crear una nueva cuenta desde la app

Escenarios:

• Flujo básico: Los usuarios descargan tu app y eligen crear una nueva cuenta. La aplicación recopila información sobre las otras cuentas y puntajes crediticios del usuario. A partir de ahí, automáticamente comparte las cuentas para las que califican y sus tasas de interés. El usuario encuentra una cuenta que se adapta a sus necesidades y se registra.
• Flujo alternativo 1: Los usuarios ingresan su información financiera y la app genera opciones de cuenta rápidamente. Sin embargo, cada cuenta se establece de forma predeterminada en la tasa de interés más alta que permite su historial financiero. Entonces, los usuarios abandonan la app para encontrar una tasa más baja.
• Flujo alternativo 2: El proceso de incorporación funciona según lo previsto, pero la app enfrenta problemas de cumplimiento, como los requisitos de Conoce a tu cliente (KYC, por sus siglas en inglés). Si bien la app puede proporcionar opciones de cuenta, los pasos adicionales de cumplimiento ralentizan el proceso.
• Flujo alternativo 3: Debido a que la app solo analiza otras cuentas y puntajes de crédito, no puedes brindar una gama completa de opciones de cuenta. Por ejemplo, solo puedes ofrecer tarjetas de crédito y líneas de crédito. Por lo tanto, los clientes que buscan hipotecas tienen que ir a otra parte.

Beneficios de los casos de uso

En la etapa de planificación, los casos de uso definen el alcance, los requisitos y la hoja de ruta de tu proyecto. Los equipos también pueden discutir los mejores resultados de los usuarios y diseñar un camino para alcanzarlos. Con flujos alternativos, también puedes anticipar los riesgos antes de que perjudiquen la experiencia de un usuario. Si eso no es suficiente motivo para redactar uno, aquí encontrarás algunos otros beneficios de los casos de uso:

• Explica el valor: Los casos de uso explican las características de un sistema en términos sencillos. Por lo tanto, al presentar tus planes a las partes interesadas, un caso de uso hace que tu sistema sea más fácil de entender.
• Predice los costos: Un caso de uso describe la complejidad de un sistema. Es posible que se añada más complejidad con funciones o salvaguardas adicionales. Al aprender cuán complejo es tu sistema, puedes estimar los costos de desarrollo.
• Mejora la planificación: Sin un caso de uso, los diseñadores y desarrolladores se centran en lo que hace un sistema, no en cómo lo hace. Sin embargo, los casos de uso ayudan a los equipos a considerar todas las formas de implementar funciones y salvaguardas.
• Comparte usos alternativos: No todos los flujos alternativos en un sistema conducen a resultados fallidos. El mapeo de diferentes escenarios encuentra nuevas soluciones a problemas antiguos o amplía tu comprensión de lo que un sistema puede lograr.

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Los casos de uso van más allá de describir lo que puede hacer tu producto. Brindan a las partes interesadas y a los equipos una imagen clara de las interacciones de los usuarios y los resultados exitosos. Ya sea agregando una nueva función, creando un prototipo rápido o rediseñando un sistema, tu planificación debe comenzar con escribir un caso de uso.

Cuantos más insights sobre los actores, las interacciones y los resultados, mejor, por lo que es importante colaborar en los casos de uso con tu equipo y las partes interesadas. Una pizarra online compartida como FigJam agiliza la colaboración entre equipos remotos para ayudarte a crear casos de uso completos. Nuestra galería de más de 300 plantillas puede reunir a los equipos en cualquier etapa de desarrollo.