Cómo Chello optimiza la entrega entre clientes y continentes con Figma

Chello es una agencia creativa integral con sede en Sídney y Londres, que colabora con startups y marcas globales en estrategia y expresión de marca, desarrollo creativo y de campañas, y producción de contenido.

Hoy, Chello realiza el 99 % de su trabajo en Figma, abarcando estrategia, diseño, producción y servicios al cliente. Figma se ha convertido en el sistema de entrega de la agencia: una forma repetible de integrar equipos rápidamente, colaborar con clientes en espacios compartidos y enviar trabajo de manera constante en todas las regiones y zonas horarias.

Ese ritmo operativo ayudó a Chello a expandirse internacionalmente, apoyando su expansión en el Reino Unido, y permitiendo que un equipo recién establecido de dos personas entregara 20 proyectos en solo dos meses.

Con Figma, Chello pudo:

• Facilitar una mejor colaboración con los clientes
• Reducir en un 62 % el tiempo de entrega para proyectos específicos
• Reducir los tiempos de producción para construcciones iniciales de 3 horas a 1 hora
• Optimizar los flujos de trabajo multifuncionales
• Expandir el rango creativo y reducir el trabajo manual
• Mejorar la experiencia de incorporación de nuevos miembros del equipo

Desafío: el costo de cambiar de contexto

Antes de Figma, el flujo de trabajo de Chello requería cambiar entre distintas plataformas y herramientas. El costo no era solo la incomodidad: implicaba fricción operativa, feedback fragmentado en cada transferencia y exportaciones repetidas para entregar el trabajo “final”.

La incorporación de personal también era otro cuello de botella. Integrar nuevos empleados y freelancers implicaba compartir manualmente archivos, fuentes y lineamientos, muchas veces con poca estandarización.

Con un equipo en crecimiento, la necesidad de un lugar de trabajo unificado, ágil y completamente sincronizado se volvió imposible de ignorar.

Solución: Figma como el sistema operativo de la agencia de Chello

Adoptar Figma se convirtió en la columna vertebral operativa de Chello para escalar su crecimiento. "Puedes gestionar un proyecto completo en Figma, desde la investigación hasta la entrega. Los equipos dedican menos tiempo a buscar archivos y más tiempo a entregar resultados. Simplemente todo se vuelve mucho más integrado y rápido", afirma Tristan Velasco, cofundador y director creativo ejecutivo de Chello.

Cada cliente cuenta con un espacio de trabajo dedicado, con sistemas de diseño activos, lineamientos actualizados y recursos de marca que evolucionan en tiempo real, creando una fuente única y confiable de información para todos.

Chello utiliza Figma para entregar trabajo a escala:

• FigJam: se utiliza para las primeras etapas de planificación, descubrimiento y talleres con clientes. Las plantillas personalizadas alinean rápidamente a los equipos, fomentan la colaboración en tiempo real y generan alineación temprana, lo que ahorra tiempo más adelante en el proceso.
• Figma Design: impulsa una ejecución integral con prototipos interactivos, sistemas de diseño dinámicos y plantillas reutilizables. Reemplaza los informes estáticos, lo que permite entregas más rápidas y flexibles.
• Figma Slides: centraliza la creatividad y la colaboración con clientes en un único espacio interactivo. Las presentaciones basadas en plantillas reúnen diseño, texto y enlaces admin con un etiquetado claro del estado, para que los equipos puedan avanzar desde la idea hasta la aprobación sin cambiar de plataforma.
• Proyectos conectados: mantiene a los clientes sincronizados en todas las regiones. Facilita una colaboración fluida, aprobaciones más rápidas y una escalabilidad sencilla mediante bibliotecas compartidas, kits de herramientas y recursos de marca actualizados.
• Figma Make: automatiza tareas manuales y permite flujos de trabajo más inteligentes, como la planificación de sitios web y la generación visual, liberando al equipo para centrarse en la estrategia. También está fomentando una cultura más interdisciplinaria, donde los creativos exploran más allá de los roles tradicionales.

Eliminar la fricción en la incorporación mediante sistemas de diseño

Cuando Chello abrió su oficina en el Reino Unido, las bases de Figma ya establecidas por el equipo de Asia-Pacífico facilitaron replicar la configuración y hacer que los nuevos equipos fueran productivos rápidamente.

"Los nuevos integrantes del equipo tenían que entender Chello, incorporarse a una nueva marca y luego aprender los procesos además de todo eso; era demasiado. Contar con bases dentro de Figma que ya funcionaban fue una gran ventaja", afirma Natalie Wong, directora creativa asociada de Chello.

En lugar de depender de PDF o presentaciones estáticas, Chello utiliza Figma Design para crear sistemas de marca dinámicos. Normalmente, estos se alojan en archivos o bibliotecas de diseño compartidos dentro de equipos dedicados de Figma, lo que permite que tanto los equipos internos como los clientes accedan en un solo lugar a los lineamientos, recursos y puntos de atención más actualizados. Como todo es dinámico y se administra de forma centralizada, las actualizaciones son instantáneas. Solo hay que compartir un enlace, y todos están viendo la misma fuente de referencia.

Esta configuración mejora la alineación y la incorporación, facilitando que cualquier persona, ya sea nuevos empleados, freelancers o clientes, pueda integrarse rápidamente y empezar a trabajar de inmediato.

Un entorno sin cuellos de botella con Klaviyo

Chello utilizó Figma para escalar su trabajo con la empresa de automatización de marketing Klaviyo entre distintas regiones, replicando los sistemas internos creados para la cuenta de Asia-Pacífico para respaldar la entrega en EMEA. Esto creó un flujo de trabajo continuo, día y noche, entre distintas zonas horarias.

Con Proyectos conectados, el equipo de EMEA de Klaviyo puede realizar pequeños cambios (como modificar un CTA o un encabezado) sin tener que esperar al equipo de Asia-Pacífico de Chello. Las ediciones se realizan de forma asincrónica, y muchas veces el equipo de Asia-Pacífico de Chello entrega trabajo mientras el equipo de EMEA de Klaviyo está desconectado. El equipo de diseño de Klaviyo también puede incorporar recursos o borradores, y Chello los retoma para lanzar campañas sin idas y vueltas ni duplicación de archivos.

"Como organización centrada en Figma, hemos podido aprovechar las funciones de IA y automatización de Figma para mejorar la manera en que Klaviyo y Chello trabajan juntos. Podemos movernos más rápido entre zonas horarias sin sacrificar la integridad de la marca", afirma Nathaniel Eberle, vicepresidente de Marca, Creatividad y Eventos en Klaviyo.

El equipo también utiliza Figma Slides para compartir todo con Klaviyo, desde campañas de marca a gran escala y eventos hasta actualizaciones operativas del día a día. Las presentaciones interactivas basadas en plantillas funcionan como documentos maestros para diseño y texto, con enlaces rápidos a hojas integradas de canalizaciones y distribución. Un etiquetado claro del estado permite que cualquier miembro del equipo haga seguimiento de en qué etapa se encuentran los recursos dentro del proceso de producción y aprobación. Esto agiliza el feedback, reduce el cambio de plataformas y acelera las aprobaciones.

Chello desarrolló un "sistema de embudo de Klaviyo" para optimizar su proceso y reducir los tiempos de entrega aproximadamente un 62 %, disminuyendo el tiempo de producción de un embudo completo de 1 hora y 20 minutos a apenas 30 o 40 minutos. Desarrollado sobre Figma Design, Figma Make y funciones en versión beta con IA, el sistema conecta estrategia, creatividad y producción en un flujo de trabajo fluido, transformando tareas repetitivas de campañas en un motor de entrega escalable.

Para ampliar aún más esa eficiencia, Chello planea utilizar Figma Buzz para crear plantillas de anuncios digitales, acelerando el cambio de tamaño de piezas, simplificando la gestión de campañas y permitiendo pequeñas actualizaciones de texto sin trabajo adicional.

Alineación con la visión global de marca de Shopify

Chello también utiliza Proyectos conectados para crear espacios de trabajo compartidos en Figma para clientes a largo plazo como Shopify, lo que permite una rápida localización para Asia-Pacífico mientras se mantiene una estrecha alineación con la visión global de marca de Shopify. Con un espacio de trabajo siempre activo, ambos equipos pueden colaborar en tiempo real o de forma asincrónica entre distintas zonas horarias, reduciendo la fricción en las transferencias y manteniendo el trabajo en movimiento.

"Del lado del cliente, todos los miembros del equipo tienen acceso a Figma, por lo que pudimos colaborar sin fricciones", afirma Tristan. Esto acortó el ciclo del proyecto desde el resumen hasta la publicación y ayudó a Chello a escalar la marca de Shopify con confianza.

Con Proyectos conectados, Figma se convirtió en un entorno dinámico para recursos específicos de cada cliente, con tipografías, colores y códigos hex integrados directamente en equipos dedicados de Figma. Todo está precargado a nivel de equipo, por lo que, cuando alguien abre un archivo de diseño, las herramientas, estilos y sistemas correctos ya están disponibles.

FigJam como espacio para la creatividad estructurada

Chello utiliza FigJam como una herramienta fundamental para la planificación, la colaboración y la alineación en proyectos web complejos y talleres con clientes. A través de talleres de planificación web, Chello y sus clientes pueden explorar juntos, en tiempo real, la arquitectura, el contenido y la estrategia. Los clientes participan agregando notas adhesivas. Esta participación directa fortalece el compromiso del cliente al generar un fuerte sentido de pertenencia desde el inicio.

En una sesión de planificación, un participante la describió como "el mejor taller hasta ahora". "No habríamos podido lograr el mismo tipo de experiencia sin FigJam", comenta Natalie.

Una vez definida la arquitectura del sitio, el trabajo pasa a Figma Design. Este proceso mantiene todo dentro de un flujo de trabajo conectado, reduciendo el cambio constante de contexto y manteniendo a los equipos alineados en cada etapa.

Ampliando horizontes con Figma Make

Las herramientas de diseño impulsadas por IA de Figma Make permiten que Chello explore su lado más experimental, abriendo las puertas a una cultura creativa más orientada a las ideas e interdisciplinaria. Los creativos senior ya están utilizando la herramienta para acelerar la producción y ampliar el alcance creativo.

Uno de los líderes de diseño de Chello creó una herramienta con controles deslizantes variables que genera elementos visuales específicos para la marca, reduciendo lo que antes llevaba 3 horas para una compilación inicial y 30 minutos por iteración a alrededor 1 hora de configuración, con generaciones de variaciones en segundos. El equipo también está probando Make para definir el alcance de sitios web y analizar la arquitectura del sitio a fin de estimar los tiempos de diseño. Esto les permite definir el alcance con mayor precisión y automatiza un paso que normalmente es manual y consume mucho tiempo.

En muchos sentidos, Figma Make le ha permitido al equipo reducir el trabajo manual y dar vida a ideas creativas con mayor facilidad. Se sienten empoderados para ir más allá de los límites de sus roles tradicionales, impulsando una producción más rápida y fomentando una cultura de equipo más interdisciplinaria y adaptable.

El equipo de Chello también llevó esto un paso más allá al organizar sesiones de capacitación en IA para generar confianza entre los distintos perfiles y crear una base común, impulsando una forma de trabajo más interdisciplinaria, donde diseñadores exploran motion y redactores se animan a crear.

"A medida que las habilidades comiencen a cruzarse más, creo que vamos a mejorar a la hora de hablar el mismo idioma. Las ideas se sentirán menos abstractas porque podremos convertirlas en algo más tangible", dice Tristan.

Construyendo un futuro más amplio, audaz y orientado a la marca con Figma

Chello describe a Figma como mucho más que un conjunto de herramientas. Es la forma en que se alinean, crean y lanzan proyectos juntos con rapidez.

Para una agencia moderna que coordina clientes, equipos y distintos husos horarios, ese sistema operativo se traduce en impacto real para el negocio: incorporación más rápida de equipos, una colaboración más fluida con los clientes y mayor capacidad de entrega.

Hoy, Figma impulsa una visión más amplia y ambiciosa: una visión más guiada por la marca, más interdisciplinaria y más alineada con la forma en que trabajan realmente los equipos creativos modernos.