¿Qué es un caso de uso? Cómo escribir uno, ejemplos y plantilla

Diseñar un producto requiere más que enumerar características y objetivos. Antes de que saliera el primer teléfono inteligente, ¿cómo describirías las formas en que los usuarios interactúan con él? Llamarlo teléfono móvil con el que puedes navegar por Internet es un buen comienzo, pero eso no explica la complejidad de sus sistemas. Para trazar las formas en que los usuarios interactúan con un sistema, herramienta o producto, necesitas un caso de uso.

Los casos de uso son descripciones de las formas en que los usuarios interactúan con los sistemas para realizar tareas o alcanzar objetivos. El mapeo de estas interacciones puede mejorar la planificación temprana y garantizar un ciclo de desarrollo sin problemas. Para ayudarte a incluirlos en la planificación de proyectos, definiremos un caso de uso, explicaremos cómo escribir uno y compartiremos ejemplos.

¿Qué es un caso de uso?

Un caso de uso explica cómo los usuarios interactúan con un producto o sistema. Esquematiza el flujo de entradas de los usuarios, establece rutas exitosas y fallidas para cumplir los objetivos. Esto permite a los equipos de producto comprender mejor qué hace un sistema, cómo funciona y por qué ocurren los errores. Puedes escribir uno o diagramar un modelo de caso de uso para pensadores visuales.

Los casos de uso varían en complejidad según tu audiencia o sistema. Pero, en general, tu caso de uso debe identificar algunos componentes clave. Los más importantes son:

• Actor: cualquier entidad que muestre un comportamiento que interactúa con un sistema, como un solo usuario, un equipo u otro software
• Sistema: el producto o servicio con funcionalidad definida
• Objetivo: el propósito u objetivo que los usuarios alcanzan con las características de un sistema

Los actores, sistemas y objetivos construyen la base de un caso de uso. Cuando comienzas a rastrear las interacciones del sistema, entran en juego algunos elementos nuevos:

• Parte(s) interesada(s): alguien que tiene interés o participación en el rendimiento de un sistema
• Actor principal: el actor que inicia la función de un sistema para alcanzar un objetivo
• Condiciones previas: factores subyacentes necesarios para que se produzca el caso de uso
• Desencadenantes: eventos que inician un caso de uso
• Flujos básicos: casos de uso en los que los sistemas funcionan como se espera para alcanzar un objetivo
• Flujos alternativos: resultados diferentes en función de cuándo y cómo un sistema se desvía de su curso

Tipos de casos de uso

Los casos de uso se presentan en dos formas: empresarial y de sistema. Un caso de uso del sistema es un análisis detallado de cómo los usuarios interactúan con cada parte de un sistema. Destaca cómo las entradas y contextos únicos hacen que el sistema alcance diferentes resultados. Este nivel de detalle resalta cómo funcionan las funciones individuales de un sistema en cualquier escenario.

Los casos de uso empresariales ofrecen una visión más general de cómo un usuario podría interactuar con tu empresa para alcanzar sus objetivos. En lugar de centrarte en los detalles técnicos, es una descripción de causa y efecto de diferentes entradas. Por ejemplo, si gestionas una plataforma de depuración de código, tu caso de uso empresarial explica cómo los usuarios introducen su código y reciben avisos de errores.

A algunos equipos les gusta redactar un caso de uso empresarial para esquematizar los procesos de un sistema antes del desarrollo. A medida que los desarrolladores comiencen su trabajo, un gerente esquematizará más casos de uso técnico del sistema que se debe seguir.

Escenario de uso vs. caso de uso

Los casos de uso muestran todas las maneras en que un sistema funciona al intentar alcanzar objetivos, pero un escenario solo representa un ejemplo. En un escenario, el sistema puede tener éxito o fracasar en alcanzar los objetivos del usuario. En pocas palabras, múltiples escenarios de uso constituyen un caso de uso.

Caso de uso vs. historia de usuario

Los casos de uso representan cómo los usuarios interactúan con un sistema y las historias de usuario describen las características desde la perspectiva del usuario. Como resultado, las historias de usuario son mucho más cortas que los casos de uso y, por lo general, consisten en descripciones breves que los equipos usan como punto de partida en el desarrollo. Además, los casos de uso pueden ayudar a varios equipos en una organización, mientras que las historias de usuario ayudan a los equipos de producto a construir su herramienta.

Caso práctico vs. caso de prueba

Mientras que un caso de uso abarca cómo interactúan los usuarios y las características del sistema para alcanzar objetivos, los casos de prueba verifican si una sola característica funciona correctamente. A diferencia de los casos de uso, los casos de prueba examinan la funcionalidad de manera aislada.

Por ejemplo, un caso de prueba podría implicar validar la funcionalidad de inicio de sesión en una plataforma de correo electrónico para garantizar que los usuarios puedan iniciar sesión en cualquier navegador en cualquier momento después de crear su cuenta.

Cómo redactar un caso de uso

Escribir un caso de uso parece complejo, pero solo requiere comprender tu sistema y a sus usuarios. Puedes redactar un caso de uso siguiendo estos seis pasos:

1. Describe tu sistema

Comienza describiendo tu sistema o el producto o servicio que tú y tu equipo diseñaréis. Concentra tu descripción en lo que tu sistema hace por los usuarios. En un caso de uso empresarial, puedes mantener este fondo general y explicar lo que logra. Para un caso de uso de sistema, proporciona una descripción detallada de cómo funciona tu producto.

Define tu sistema preguntando:

• ¿Qué forma adopta: producto, servicio o software?
• ¿Qué características ofrece?
• ¿Qué objetivos puedes lograr con él?
• ¿Cómo cumples esos objetivos?
• ¿Qué puedes aprender sobre el sistema a partir de otros documentos como estatutos de proyectos?

2. Identifica a los actores

Los actores generalmente se refieren a usuarios y clientes, pero pueden aplicarse a cualquier fuerza externa que interactúe con tu sistema. Tu actor necesita comportamientos bien definidos que expliquen cómo y por qué los actores usan tu sistema.

Identifica a los actores preguntando:

• ¿Son particulares, equipos, hardware u otro sistema?
• ¿Los actores primarios y secundarios compartirán el mismo comportamiento?
• ¿Las partes interesadas asumirán el papel de actores en tu caso de uso?

3. Define los objetivos de tus actores

Los casos de uso destacan el resultado que los actores quieren de un sistema. Recuerda centrarte en los deseos de tus actores más que en las capacidades del sistema para comprender por qué los usuarios acuden a tu sistema. En algunos casos, los clientes quieren utilizar los sistemas para más de un objetivo. Enumerar cada uno de estos objetivos crea un caso de uso más fiable.

4. Crea una situación de simulación

En un caso de uso, las situaciones de simulación son la secuencia de acciones que los clientes realizan al usar un sistema y el flujo de efectos de esa interacción. Tus flujos básicos abarcan situaciones en las que un sistema funciona según lo previsto. Un usuario accede al sistema, introduce las entradas correctas y tu sistema le ayuda a alcanzar sus objetivos.

Comienza con estos flujos básicos y correctos para forjar unos buenos cimientos. Puedes utilizar técnicas de mapeo de procesos para identificar posibles problemas en los siguientes flujos.

5. Plantéate flujos alternativos

Después de escribir una situación correcta, escribe flujos alternativos que conduzcan a diferentes resultados. Por lo general, los flujos alternativos implican el mal uso de un sistema que impide que los actores alcancen sus objetivos. Sin embargo, también puedes observar los errores internos que provocan que un sistema se estropee o las formas no deseadas en las que los sistemas pueden alcanzar sus objetivos.

Los flujos alternativos muestran cómo los diferentes actores utilizan un sistema y tienen éxito o fracasan. Ofrecen una visión más matizada de todo lo que tu sistema puede hacer para ayudarte a solucionar problemas.

6. Repite los pasos 2 a 5 para compilar tu caso de uso

Con suficiente variación de actores, objetivos y situaciones, puedes mostrar cómo funciona tu sistema. Compilar estos flujos juntos te da un caso de uso que puede mejorar el desarrollo y servir de base para otros documentos, como los informes de estado de proyectos.

Con sistemas sencillos, puedes cambiar algunos elementos para ver todos los resultados potenciales. Sin embargo, los sistemas complejos pueden tener demasiados elementos para ver cada resultado. En casos como este, puedes concentrarte en probar las interacciones más comunes. También puedes diseñar sistemas para evitar que los com

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¿Deseas empezar a hacer brainstorming para casos de uso? Prueba la plantilla de casos de uso de Figma para desglosar tus sistemas y encontrar nuevas soluciones.

Ejemplo de caso de uso

Supongamos que eres un gerente de productos que está desarrollando una aplicación de banca móvil para tu empresa. Tu plataforma necesita agilizar el registro de usuarios y la configuración de cuentas. Aquí tienes un formato de caso de uso de muestra basado en esta aplicación:

Información de fondo:

• Sistema: una aplicación de banca móvil
• Actor principal: clientes que quieren abrir una cuenta
• Actor secundario: suscriptores y herramientas automatizadas que calculan las tasas de interés y los saldos máximos de capital
• Objetivos: ahorrar tiempo en el registro de cuentas y la incorporación
• Partes interesadas: el CEO y el vicepresidente de productos de tu empresa
• Condiciones previas: los usuarios descargan la aplicación y cumplen los requisitos de la cuenta
• **Desencadenantes:**el usuario elige crear una nueva cuenta desde la aplicación

Situaciones de simulación:

• Flujo básico: los usuarios descargan tu aplicación y eligen crear una nueva cuenta. La aplicación recopila información sobre las otras cuentas y calificaciones crediticias del usuario. A partir de ahí, automáticamente comparte las cuentas para las que pueden optar y sus tasas de interés. El usuario encuentra una cuenta que se adapta a sus necesidades y se registra.
• Flujo alternativo 1: los usuarios ingresan su información financiera y la aplicación genera rápidamente opciones de cuenta. Sin embargo, cada cuenta tiene como valor predeterminado la tasa de interés más alta que permite su historial financiero. Por lo tanto, los usuarios abandonan la aplicación para encontrar una tasa más baja.
• Flujo alternativo 2: el proceso de incorporación funciona según lo previsto, pero la aplicación afronta problemas de cumplimiento, como los requisitos de Know Your Customer (KYC). Si bien la aplicación puede proporcionar opciones de cuenta, los pasos adicionales de cumplimiento ralentizan el proceso.
• Flujo alternativo 3: como la aplicación solo mira otras cuentas y puntuaciones de crédito, no puede ofrecer una gama completa de opciones de cuenta. Por ejemplo, solo puede ofrecer tarjetas de crédito y líneas de crédito. Por lo tanto, los clientes que buscan hipotecas tienen que irse a otra parte.

Beneficios de los casos de uso

En la etapa de planificación, los casos de uso definen el alcance, los requisitos y la hoja de ruta de tu proyecto. Los equipos también pueden debatir sobre los mejores resultados de los usuarios y diseñar una ruta hacia ellos. Con flujos alternativos, también puedes prever los riesgos antes de que perjudiquen la experiencia de un usuario. Si eso no es razón suficiente para escribir uno, aquí tienes otras ventajas de los casos de uso:

• Explica el valor: los casos de uso explican las características de un sistema en términos sencillos. Así que, al presentar tus planes a las partes interesadas, un caso de uso hace que tu sistema sea más fácil de entender.
• Predice costes: un caso de uso esquematiza la complejidad de un sistema. Puede que haya más complejidad con características o salvaguardas adicionales. Al conocer la complejidad de tu sistema, podrás estimar los costes de desarrollo.
• Mejora la planificación: sin un caso de uso, los diseñadores y desarrolladores se centran en lo que hace un sistema, no en cómo lo hace. Sin embargo, los casos de uso ayudan a los equipos a considerar todas las formas de implementar funciones y salvaguardas.
• Comparte usos alternativos: no todos los flujos alternativos en un sistema llevan a resultados fallidos. Al planificar diferentes situaciones de simulacro se encuentran nuevas soluciones a viejos problemas o se amplía tu comprensión de lo que un sistema puede lograr.

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Los casos de uso van más allá de describir lo que tu producto puede hacer. Ofrecen a las partes interesadas y a los equipos una imagen clara de las interacciones de los usuarios y de los resultados que han triunfado. Ya sea añadiendo una nueva función, creando prototipos rápidamente o rediseñando un sistema, tu planificación debería empezar por escribir un caso de uso.

Cuantos más datos sobre los actores, las interacciones y los resultados, mejor, por eso es importante colaborar en los casos de uso con tu equipo y las partes interesadas. Una pizarra en línea compartida como FigJam agiliza la colaboración entre equipos remotos para ayudarte a desarrollar casos de uso completos. Nuestra galería de más de 300 plantillas puede reunir a los equipos en cualquier etapa de desarrollo.