Stepstone Group gestiona plataformas de empleo basadas en IA que conectan a personas en busca de trabajo con empresas, ya sea en el sector de consumo o en el empresarial. El equipo de operaciones de diseño asiste a más de 20 diseñadores de producto que forman parte de más de 40 equipos de desarrollo de productos y a más de 400 ingenieros. A esa escala, la coherencia no es fruto de la casualidad.

"Nuestra ambición es convertirnos en una organización centrada en la IA, tanto en productos como en tecnología. Eso significa crear las condiciones para que nuestros equipos experimenten, cuestionen su forma de trabajar y se pregunten si la IA puede hacerlos más productivos”, afirma Florin Ciontu, vicepresidente sénior de Producto de Stepstone.

En lo que respecta a las operaciones de diseño, esa ambición tiene un significado concreto en Stepstone. La IA consiste en eliminar el trabajo repetitivo para que los diseñadores puedan centrarse en lo que solo los humanos pueden hacer, y en mantener la coherencia en un ámbito que, de otro modo, sería imposible gestionar manualmente. Por eso el equipo de operaciones de diseño ha adoptado un modelo centrado en la IA.

“Ahora, todas las iniciativas operativas empiezan con la pregunta: ¿cómo podemos usar la IA para resolver esto?“, dice Matt Gottschalk, director sénior de Operaciones de Diseño de Stepstone, Stepstone.

Reto: el coste oculto de la infraestructura prestada

Trabajar con proveedores externos, plugins y plataformas es algo habitual para la mayoría de las empresas de diseño. Todos ellos requieren tiempo de investigación, adquisición, incorporación y mantenimiento. En el caso de Stepstone, los costes se acumulan en dos frentes: las cuotas directas de licencia y el tiempo que le lleva al equipo gestionarlas.

Sin embargo, Stepstone cree que el coste más importante para las operaciones de diseño es menos visible. Cuando las bases operativas se apoyan en herramientas estándar creadas a partir de las suposiciones de otros, los estándares se basan en las decisiones de otros. Stepstone decidió explorar un enfoque diferente.

Solución: crear exactamente lo que necesitas

El mandato de experimentar llevó al equipo de operaciones de diseño a Figma Make. Lo que encontraron no fue solo una nueva herramienta. Fue algo que cambió lo que el equipo creía que era posible.

Por primera vez, el equipo pudo crear exactamente lo que necesitaba, utilizando las herramientas con las que ya trabajaba, sin tener que pasar por ciclos de adquisición, negociaciones con proveedores ni renunciar a ninguna funcionalidad. La respuesta a un reto operativo ya no era ‘encontrar algo que se acerque lo suficiente‘. Pasó a ser: ‘crear lo que realmente hace falta’.

La plataforma de documentación del sistema de diseño

Cuando el equipo de sistemas de diseño necesitó una nueva plataforma de documentación, Andy estudió si podía crearla directamente en Figma Make. Usando Supabase como sistema de gestión de contenidos (CMS) para el back-end, creó la funcionalidad básica que habría proporcionado una plataforma estándar, pero sin las características que nunca iban a usar.

La plataforma tiene dos capas distintas. La interfaz de usuario ofrece a los diseñadores e ingenieros una guía clara sobre cómo aplicar el sistema de diseño. El área de administración funciona como un CMS completo, con flujos de trabajo basados en roles que incluyen permisos de administrador, editor y revisor, por lo que el equipo de sistemas de diseño tiene un control estructurado sobre cómo se crea, revisa y publica el contenido.

”Es el tipo de funcionalidad en la que los equipos de diseño suelen confiar en plataformas externas, pero que se ha creado íntegramente de forma interna y se ha adaptado a cómo trabaja realmente el equipo”, afirma Andy.

Esto significa que Stepstone podría desarrollar funciones que realmente ayudaran a los contribuidores, se adaptaran rápidamente a medida que evolucionaran las directrices y mantuvieran la coherencia entre los equipos.

El sistema de gestión de traducciones

A finales de 2025, el equipo centró su atención en otro problema: garantizar la coherencia del contenido traducido en una amplia variedad de idiomas.

Con Figma Make, Andy y el equipo crearon un sistema de gestión de traducciones y un plugin de Figma que permite a los diseñadores cambiar de idioma mientras trabajan. En el centro del sistema hay un modelo de IA interno basado en Claude, entrenado con la documentación del tono de voz de Stepstone para garantizar que el contenido traducido sea coherente con la voz de la marca.

El enfoque comenzó con un análisis exhaustivo de las herramientas existentes en el mercado. En lugar de copiar lo que ya existía, el equipo identificó los elementos más destacados de los distintos productos y creó los suyos propios. El seguimiento de la adopción, la coherencia, el esfuerzo y los costes de traducción se realizó a través de un panel de análisis personalizado, también creado en Figma Make.

Los beneficios reales: rapidez, autonomía y un nuevo tipo de capacidad

Solo la herramienta de traducción interna supone un ahorro de entre 20 000 y 30 000 libras al año, dinero que el equipo ha podido invertir en otras áreas. Pero la reducción de costes y la reasignación del presupuesto no fueron los principales motivos.

Los beneficios más importantes fueron la rapidez y la autonomía. El proceso estándar de adquisición de una nueva plataforma lleva semanas: identificar los requisitos, evaluar a los proveedores, realizar demostraciones y revisar los contratos con los departamentos jurídico, de TI y de adquisiciones. Con Figma Make, todo ese trabajo adicional desaparece. El equipo pasa del problema a la solución en cuestión de horas, en lugar de semanas.

Dado a que crean soluciones adaptadas a su propio flujo de trabajo, nunca se ven limitados por la hoja de ruta ni la estructura de precios de un proveedor.

Un nuevo estándar sobre lo que pueden hacer las operaciones de diseño

El trabajo en Stepstone va más allá del simple ahorro de costes o la creación de herramientas individuales.

“Al combinar Figma Make con nuestra cultura centrada en las soluciones, hemos visto cómo han cambiado las posibilidades de los equipos operativos dentro de las organizaciones de diseño“, afirma Matt.

Para Stepstone, ese cambio es estructural. Las operaciones de diseño ya no son una función de coordinación y adquisición. Son una capacidad de producto en toda regla, capaz de identificar un problema y tener una solución operativa en producción en el plazo de una semana.

Las mejores organizaciones de diseño ya no se definen solo por lo que lanzan al mercado. Se definen por la inteligencia con la que operan. Las herramientas que crean. Los estándares que protegen. La velocidad a la que avanzan sin perder coherencia.

Los equipos que lideren serán aquellos que consideren la excelencia operativa no como una infraestructura para el diseño, sino como el diseño en sí mismo.

Para saber más sobre cómo piensa Stepstone como organización de diseño y cuáles son sus objetivos, visita stepstone.design.