Was ist Sprint Planung und wie kann sie deinem Team helfen?

Wirf einen Blick in deinen Teamkalender: Wie viele dieser Projekttermine sind sinnvoll und wer hat sie eigentlich festgelegt? Die Sprint Planung bietet dir die Möglichkeit, dein Team einzubeziehen, damit du in einem engen Zeitrahmen, dem Sprint, realistische Ziele setzen und erreichen kannst. Im Folgenden erfährst du, wie du Sprints effektiv planen kannst – mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung, Profi-Tipps und Tricks von FigJam.

Was ist ein Sprint, und wie planen Teams Sprints?

Im agilen Management ist ein Sprint ein begrenzter Zeitrahmen innerhalb eines größeren Projektumfangs. Die Mitglieder des Scrum-Teams erledigen bestimmte Aufgaben, um einen Projektmeilenstein zu erreichen. Ähnlich wie bei seinem Namensvetter aus der Leichtathletik geht es bei einem Sprint darum, innerhalb eines kurzen Zeitraums, in der Regel zwei Wochen pro Sprint, schnell und effizient eine bestimmte Anzahl von Aufgaben zu erledigen.

Die Sprint Planung bringt dein Team zusammen, um:

• das Sprint-Ziel zu definieren,
• die notwendigen Aufgaben zum Erreichen dieses Ziels zu bestimmen und
• zu entscheiden, wer für jede Aufgabe vom Projekt-Backlog bis zum Abschluss des Sprints verantwortlich ist.

Wer ist für die Sprint Planung verantwortlich?

Das gesamte Scrum-Team arbeitet zusammen, um zu bestimmen, welche Arbeit in einem Sprint erledigt werden muss und wer diese Arbeit übernimmt. Die Sprint-Leitung (auch Scrum Master genannt) überprüft das längerfristige Projekt ganzheitlich und leitet dann das Scrum-Team an, einen realistischen Sprint Plan zu entwerfen:

• Welche Aufgaben sind erforderlich, um das Sprint-Ziel zu erreichen?
• Wie lauten die Sprint-Fristen?
• Wer ist für Sprint-Aufgaben verantwortlich?
• Wie wird das Team seine Arbeit umsetzen?

Warum ist Sprint Planung wichtig?

Die Sprint Planung führt Teams zu einem Ziel und hilft allen, sich während des gesamten Sprints auf das Ziel zu konzentrieren. Die Vorteile eines Sprint-Plans gehen jedoch über die Bestimmung einer Reihe von zu erledigenden Aufgaben hinaus und bilden die Grundlage für eine bessere Zusammenarbeit im Team.

Auf diese Weise sind alle Beteiligten auf dem gleichen Stand und haben ein gemeinsames Verständnis und gemeinsame Erwartungen. Wenn alle Beteiligten wissen, warum der Sprint wichtig ist und wie die Aufgaben erledigt werden, ist das Team motiviert, sein Bestes zu geben. Zusammenarbeit fördert die Motivation.

3 wichtige Überlegungen bei der Sprint Planung

1. Wert. Beginne die Sprint Planungssitzung mit der Frage: „Was bringt dieser Sprint für einen Mehrwert?“ Die Beantwortung dieser Frage sollte ein klar definiertes Sprint-Ziel hervorbringen, das alle Teammitglieder verstehen und mit dem sie sich identifizieren können.
2. Backlog. Sieh dir das Backlog des Projekts an und wähle die Aufgaben aus, die notwendig sind, um das Ziel des Sprints zu erreichen. Diese Aufgaben sind das Sprint-Backlog. Denk dran, das ist ein Sprint, kein Marathon. Wähle nur Aufgaben aus, von denen du vernünftigerweise erwarten kannst, dass dein Team sie bis zum Ende des Sprints erledigt.
3. Prozess. Stelle das Sprint-Backlog auf einem Zeitplan dar und weise den Teammitgliedern Aufgaben zu. Jede Aufgabe während des Sprints sollte höchstens einen Tag beanspruchen. Dauert eine Aufgabe länger als erwartet, sollte sie in zwei oder mehr Aufgaben aufgeteilt werden.

4 Schritte zur erfolgreichen Sprint Planung

Eine effektive Sprint-Planung hilft deinem Team, bei der täglichen Projektarbeit den Überblick zu behalten und spannende Möglichkeiten zu erkennen. So machen es die Profis.

Schritt 1: Benenne einen Scrum Master.

Der Scrum Master leitet den gesamten Sprint, einschließlich des Planungsprozesses. Sie führen durch den Service und stellen sicher, dass der Planungsprozess wirklich kollaborativ abläuft und jeder das hat, was er braucht, um die Sprint-Ziele zu erreichen.

Schritt 2: Definiere das Sprint-Backlog.

Bei der Entwicklung eines neuen Produkts oder der Einführung einer Website könnte das Gesamtprojekt-Backlog das UI- oder UX-Design, die Funktionsentwicklung und die Behebung von Bugs umfassen. Wenn ein Aktionspunkt nicht im Backlog steht, sollte er nicht in den Sprint-Plan aufgenommen werden. Nur weil ein Element im Backlog enthalten ist, bedeutet das nicht, dass es in deinem Sprint erledigt wird. Du musst selektiv vorgehen und Prioritäten setzen.

Schritt 3: Erstelle ein Aufgaben-Board.

Die in einem Sprint zu erledigenden Aufgaben werden auf dein Aufgaben-Board übernommen. Hier kannst du deine Aufgaben in „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ sortieren. Ein digitales Board ermöglicht die gemeinsame Planung, auch wenn dein Team über Kontinente hinweg arbeitet. Die Vorlage für die Sprint Planung von FigJam deckt die wichtigsten Details ab, einschließlich Aufgabenbeschreibungen, Abgabefristen und Zuweisungen von Teammitgliedern.

Schritt 4: Definiere das Wort „Erledigt“.

Erstelle gemeinsam mit deinem Team eine Liste der erforderlichen Kriterien für den Abschluss der Sprint-Aufgaben. Manchmal wird dies als „DONE-done“ oder „READY-ready“ bezeichnet, wie in: „Du sagst, du hast es erledigt, aber bist du auch wirklich fertig damit?“ Wenn die Ziellinie vor dem Sprint festgelegt wird, bleiben alle auf dem richtigen Weg zum erfolgreichen Abschluss.

5 Profi-Tipps für die Sprint Planung mit FigJam

Die Vorlage für die Sprint Planung von Figma bietet alle integrierten Tools, die dein Team benötigt, um das Sprint Backlog zu bewältigen. Mit dieser praktischen Vorlage für die Sprint Planung ist es einfach, mehrere Projekte gleichzeitig zu planen, Sprints im Voraus zu entwerfen und Sprint-Pläne bei Bedarf zu aktualisieren.

So beginnst du die Sprint Planung mit FigJam:

1. Lade dein Team zur Zusammenarbeit über die Vorlage für die Sprint Planung ein.
2. Bestimme dein Sprint-Ziel mit einem Gespräch in Echtzeit im kollaborativen Online-Whiteboard von Figma. Formuliere Ziele so eindeutig, dass auch Stakeholder, die nicht zum Team gehören, verstehen können, warum du auf dieses Ziel hinarbeitest.
3. Überprüfe dein Gesamtprojekt-Backlog mit deinem Team und wähle die Aufgaben aus, die das Team erledigen muss, um das Sprint-Ziel zu erreichen.
4. Setze die Priorität von Aufgaben „hoch“, „mittel“ und „niedrig“ mithilfe der Kanban-Vorlage von FigJam, die über ein integriertes Abstimmungs-Tool verfügt.
5. Lege die Fristen für die Aufgaben fest und weise sie den Teammitgliedern zu. Vergiss nicht, deine Aufgaben während der Arbeit auf „in Bearbeitung“ und „erledigt“ zu aktualisieren, damit du die täglichen Erfolge feiern kannst.

Herzlichen Glückwunsch: Mit diesen Profi-Tipps und den Planungs-Tools von FigJam bist du bereit, deinen Sprint zu starten.

Quellen

[1] https://www.apm.org.uk/resources/find-a-resource/agile-project-management/

[2] https://www.businessnewsdaily.com/4987-what-is-agile-scrum-methodology.html

[3] https://www.agilealliance.org/glossary/backlog/

[4] https://scrumguides.org/scrum-guide.html#sprint-planning

[5] https://blog.codegiant.io/20-deadline-management-tips-scrum-masters-should-consider-e8842d177575

[6] https://kissflow.com/project/agile/scrum-sprint-planning/

[7] https://www.forbes.com/sites/carolkinseygoman/2016/02/21/seven-ways-to-inspire-your-team-to-collaborate/?sh=49ffea08349d

[8] https://www.agilealliance.org/glossary/backlog/

[9] https://www.scrum.org/resources/what-is-sprint-planning

[10] https://www.knowledgehut.com/blog/agile/how-to-choose-a-scrum-master

[11] https://monday.com/blog/project-management/product-backlog/