So wird dein tägliches Stand up Meeting zum Erfolg
So wird dein tägliches Stand up Meeting zum Erfolg teilen
IIn einer hybriden Arbeitswelt können tägliche Meetings ähnlich ansprechend klingen wie ein täglicher Besuch beim Zahnarzt. Einige Mitarbeitende deines Teams schätzen vielleicht den täglichen Austausch mit ihren Kollegen und Kolleginnen. Aber wie stellst du sicher, dass alle anwesend sind, ihre Aufgaben erledigen und den Tag produktiv nutzen?
Ein effektives und effizientes Stand up Meeting erfordert Planung, Zeit und Engagement. Bei guter Planung und Durchführung schaffen Stand-ups jedoch Transparenz und sorgen bei Projekten für mehr Dynamik. Um festzustellen, ob tägliche Stand up Meetings für dein Team sinnvoll sind, findest du in diesem Artikel Ziele, Vorteile und typische Fehler solcher Meetings. Zudem gibt es einige Tipps, wie du deine Ziele weiterhin gut verfolgen kannst.
Was ist ein Stand up Meeting?
Tägliche Stand-up-Meetings (auch als tägliche Synchronisation, Scrum-Meetings oder Lagebesprechung bezeichnet) sind ein fester Bestandteil der agilen Methode. Dabei handelt es sich um kurze, täglich stattfindende organisatorische Meetings, bei denen die Teammitglieder Status-Updates über das aktuelle Teamprojekt geben und erhalten.
Ursprünglich war die Bezeichnung „Stand-up“-Meeting wortwörtlich zu verstehen, da die Teilnehmenden kurz aufstehen mussten – damit wurde das Meeting kurz und knapp gehalten. Durch das Arbeiten im Homeoffice verwandelte es jedoch eher in ein tägliches „Sit-down“-Meeting; der eigentliche Sinn dahinter ist jedoch immer noch derselbe.
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Das sollte ein Stand up Meeting beinhalten
Tägliche Statusberichte des Teams garantieren, dass jedes Teammitglied gleichermaßen auf dem neuesten Stand ist, wie weit das Projekt ist und was noch getan werden muss. In Stand-ups geht eine agile Teamleitung in der Regel die folgenden drei Fragen durch:
- Was wurde seit gestern abgeschlossen?
- Was soll bis morgen abgeschlossen werden?
- Gibt es dabei irgendwelche Hindernisse?
So führst du hybride Stand-ups und Stand-ups im Homeoffice durch
Durch das Arbeiten im Homeoffice wurde ein neues Format der täglichen Stand-ups ins Leben gerufen: asynchrone Meetings. Mithilfe eines virtuellen Whiteboards für die Zusammenarbeit können Teammitglieder im Homeoffice tägliche Fragen in einem gemeinsamen digitalen Bereich beantworten. Das gesamte Team kann die Antworten dann zum gewünschten Zeitpunkt (und in jeder Zeitzone) oder während virtueller Meetings durchgehen.
3 Maßnahmen für effektive tägliche Stand up Meetings
Ein tägliches 15-minütiges Scrum-Meeting klingt einfach, aber diese drei Maßnahmen tragen dazu bei, dass jedes Stand-up allen Beteiligten Mehrwert bietet.
Maßnahme 1: Lege einen sich wiederholenden Termin für ein tägliches Meeting fest.
Erstelle mit der Kalender-App deines Unternehmens ein sich wiederholendes 15–30-minütiges Ereignis und lade alle ein, die daran teilnehmen sollen. Wenn ihr in verschiedenen Zeitzonen arbeitet, solltest du eine Umfrage erstellen, um die beste Zeit herauszufinden.
Tipps für die Planung von Stand up Meetings
Wenn du einen Termin für das tägliche Meeting festgelegt hast, behalte diesen unbedingt bei. Laut Forbes ist Konsistenz einer von 11 entscheidenden Faktoren, die bei der Durchführung eines solchen Meetings zu berücksichtigen sind. Wenn die Teilnahme verpflichtend ist, solltest du dies klar kommunizieren. Die Teamleitung kann zudem automatische Erinnerungen einrichten, um sicherzustellen, dass alle anwesend sind.
Maßnahme 2: Bereite das Meeting vor.
Alle sollten vorbereitet zum Meeting erscheinen. „Effektive Meetings sind effektiv, weil sie direkt auf den Punkt kommen“, so das Inc. Magazine. Wenn du also für das Team verantwortlich bist, solltest du vorab noch einmal den aktuellen Projektstatus einsehen und dir die Notizen der letzten Stand-ups durchlesen.
Wenn du nicht die Teamleitung bist, überlege, wie du auf die Fragen im täglichen Scrum-Meeting antworten könntest. So kannst du den anderen im Meeting besser zuhören und überlegen, wie du dein Team unterstützen könntest.
Maßnahme 3: Sorge für eine lockere und nette Atmosphäre im Stand up Meeting.
Wenn alle Teammitglieder persönlich erscheinen können, kann ein Meeting in einem offenen Bereich (anstelle eines Sitzungsraums) schnell und einfach abgehalten werden. Wenn jedoch auch nur wenige Teammitglieder im Home Office arbeiten, solltest du in Betracht ziehen, dass alle per Videokonferenz und somit auch unter denselben Bedingungen teilnehmen. Stelle bei der Verwendung einer Plattform für Videokonferenzen sicher, dass sich alle Teilnehmenden an die virtuellen Meetings gewöhnen, so ein Rat der The Washington Post. So fühlen sich alle gesehen, gehört und geschätzt.
Vor- und Nachteile eines täglichen Stand up Meetings
Bist du dir immer noch nicht sicher, ob eine tägliche Lagebesprechung die Zeit deines Teams wert ist? Berücksichtige bei deiner Entscheidung folgende Vor- und Nachteile.
Vorteile von täglichen Stand-ups
- Mehr Verantwortung für Teammitglieder. Wenn Teammitglieder bei einem täglichen Stand-up-Meeting sagen, dass sie etwas tun werden, können dies alle bezeugen – auch ihre Manager.
- Einen transparenten Arbeitsplatz schaffen. Wenn jedes Teammitglied kurz zusammenfasst, woran es gerade arbeitet, wissen alle, wer voll ausgelastet ist – und wer nicht.
- Kontakt zu Mitarbeitenden im Homeoffice halten. Abschottung und Vereinsamung ist bei Mitarbeitenden im Homeoffice nicht unüblich. Tägliche Lagebesprechungen führen zu einem stärkeren Team im Homeoffice, im Büro sowie in einer hybriden Arbeitswelt.
Nachteile von täglichen Stand-ups
- Zeitverschwendung bei Zeitdruck. Wenn alle damit beschäftigt sind, ein Projekt abzuschließen, können unwesentliche tägliche Meetings dem Fortschritt des Teams im Wege stehen.
- Störung der Konzentration. Tägliche Stand-up-Meetings könnten die Mitarbeitenden aus einem produktiven Workflow herausholen. Nach einer Ablenkung kann es bis zu 30 Minuten dauern, bis die Konzentration wieder voll und ganz auf der Arbeit liegt.
- Zu weit vom Sinn des Meetings abschweifen. Ohne eine genaue Tagesordnung können sich tägliche Scrum-Meetings immer wieder unnötig in die Länge ziehen. Durch das gesellige Beisammensein und Fragen ohne Bezug zum eigentlichen Thema können sich diese 15 Minuten schnell auf 30 Minuten ausweiten. Mit der To-Do-Liste von Figma gerät dein Meeting nicht aus der Bahn.
Sorge ab und zu für Abwechselung beim täglichen Stand-up
Tägliche Lagebesprechungen sollten einer Struktur folgen, müssen sich aber nicht zwingend wie Routine anfühlen. Je nach Projekt oder Abteilung kannst du deine Fragen oder das verwendete Anschauungsmaterial abändern. Versuche folgende Ansätze:
- Zufälliger Aufruf. Diese Art des Stand-up-Meetings hält alle auf Trab. Anstatt alle reihum zu befragen (was dazu führen könnte, dass man darüber nachdenkt, was man als nächstes sagt, anstatt zuzuhören, was gerade gesagt wird), wähle lieber ein Mitglied pro Frage aus. Diese Person wählt dann die nächste Person aus. Das geht so lange, bis alle einmal dran waren.
- Besprechung mithilfe des Kanban-Boards. Hierbei versammelt sich das Team um ein physisches oder virtuelles Kanban-Board. Das Board erfasst tägliche Statusberichte zu Elementen, die zur Veröffentlichung bereit, in Bearbeitung und im Sprint Backlog sind. Beginnend mit den Elementen, die als nächstes veröffentlicht werden sollen, überprüft das Team jedes Element und entfernt es nach Abschluss vom Board. Die Besprechung endet mit der Zuweisung von Aktionspunkten aus dem Backlog.
Zeitsparende Mittel bei Meetings
Versuche es mit einem Online-Whiteboard, um virtuelle und hybride Stand-ups einfach zu organisieren. Eine Vorlage für das tägliche Stand-up-Meeting ermöglicht den direkten Einstieg in die Arbeit und das Besprechen täglicher Updates, damit du immer den Überblick über die Arbeit aller behältst. Wenn ihr viel zu besprechen habt, kannst du mithilfe von Vorlagen Ziele effektiv verfolgen.
5 Tipps für bessere tägliche Stand up Meetings
Mit diesen FigJam-Tipps für effektive Meetings können tägliche Lagebesprechungen unverzichtbar für den Fortschritt und die Stimmung des Teams sein:
- Halte eine Tagesordnung bereit. Bereite eine Liste der zu behandelnden Themen vor sowie einen groben Zeitrahmen für die Besprechung der einzelnen Themen.
- Stelle einen Timer ein. Ein Timer kann eine Überziehung der Zeit verhindern. Stelle bei Bedarf für jedes Mitglied einen eigenen Timer.
- Sorge für Konsistenz. Das Stand-up-Meeting sollte immer zur selben Zeit, mit den gleichen Personen und im gleichen Format stattfinden.
- Mache Notizen. Ernenne jemanden, der mithilfe eines virtuellen Whiteboards Notizen macht, damit du alle Notizen an einem Ort speichern kannst.
- Scheue dich nicht, ein Meeting abzusagen. Wenn ein Stand-up-Meeting nicht nötig ist, ist das eine Zeitverschwendung. Durch Absagen des Meetings verhinderst du die Zeitverschwendung aller.
Führe ein herausragendes Stand up Meeting mit FigJam durch
Die meisten Teams schätzen eine regelmäßige Statusüberprüfung, insbesondere wenn du Maßnahmen ergreifst, um sicherzustellen, dass deine Stand-up-Meetings Mehrwert bieten.
Egal, ob du dein erstes Stand-up-Meeting hältst oder deine aktuelle Vorgehensweise verbessern möchtest – mit den kollaborativen Designtools von Figma bietet jede Lagebesprechung Mehrwert. Hier findest du Online-Whiteboards, vorgefertigte Vorlagen und Dutzende anderer Tools, mit denen deine täglichen Stand-ups zu einem Highlight des Teambuildings werden.
Quellen
[1] https://www.agilealliance.org/glossary/three-qs/
[2] https://www.youtube.com/watch?v=kNny-2wzfGM
[3] https://jobs.washingtonpost.com/article/employees-need-to-bond-even-remotely/?keywords=remote