Die Stepstone Group betreibt KI-gestützte Jobbörsen, die Arbeitssuchende und Arbeitgebende im Konsumgüter- und B2B-Bereich zusammenbringen. Das Designteam unterstützt mehr als 20 Produktdesignende, die in über 40 Produktentwicklungsteams tätig sind, sowie mehr als 400 Ingenieur:innen. In dieser Größenordnung ist Konsistenz kein Selbstläufer.

„Unsere Vision ist es, ein Unternehmen zu sein, bei dem Produkte und Technologien vorrangig auf KI ausgerichtet sind. Das heißt, wir müssen die Voraussetzungen dafür schaffen, dass unsere Teams experimentieren, ihre Arbeitsweise hinterfragen und überlegen können, ob KI ihre Produktivität steigern kann“, sagt Florin Ciontu, SVP of Product bei Stepstone.

Was die Designabteilung betrifft, hat dieses Ziel bei Stepstone eine ganz konkrete Bedeutung. Beim Einsatz von KI geht es darum, repetitive Arbeiten zu eliminieren, damit sich Designende auf das konzentrieren, was nur Menschen leisten können. Zudem soll so die Konsistenz über eine manuell nicht zu beherrschende Fläche hinweg gewährleistet werden. Aus diesem Grund ist das DesignOps-Team zu einem AI-First-Modell übergegangen.

„Am Anfang jeder operativen Initiative steht mittlerweile die Frage: ‚Wie können wir KI einsetzen, um dieses Problem zu lösen?‘“, sagt Matt Gottschalk, Senior Manager of Design Operations bei Stepstone.

Herausforderung: Die versteckten Kosten gemieteter Infrastruktur

Die Zusammenarbeit mit externen Anbietern, Plugins und Plattformen ist für die meisten Designabteilungen eine Selbstverständlichkeit. Jede einzelne Kooperation erfordert Zeit für die Recherche, die Beschaffung, das Onboarding und die Pflege. Für Stepstone summieren sich die Kosten in zweierlei Hinsicht: zum einen durch direkte Lizenzgebühren und zum anderen durch den Zeitaufwand, den das Team für deren Verwaltung aufwenden muss.

Stepstone ist davon überzeugt, dass die tiefer liegenden Kosten im Designbereich schwerer zu erkennen sind. Wenn operative Grundlagen auf Standardtools beruhen, die auf den Annahmen anderer basieren, stützen sich auch die Standards auf die Entscheidungen anderer. Stepstone beschloss, einen anderen Ansatz zu verfolgen.

Lösung: Genau das entwickeln, was gebraucht wird

Der Auftrag, neue Wege zu gehen, führte das Designteam zu Figma Make. Dabei fand das Team jedoch mehr als nur ein neues Tool. Die Sichtweise des Teams darauf, was möglich war, änderte sich grundlegend.

Zum ersten Mal konnte das Team genau das entwickeln, was es benötigte – und zwar direkt in den Tools, mit denen es bereits arbeitete –, ohne Beschaffungszyklen, Verhandlungen mit Anbietern oder Kompromisse bei den Funktionen. Die Antwort auf eine operative Herausforderung lautete nicht mehr: „Finde etwas, das annähernd passt“ Nun hieß es: „Das Richtige bauen“.

Die Dokumentationsplattform für Designsysteme

Als das Design-Systems-Team eine neue Dokumentationsplattform benötigte, prüfte Andy, ob er diese direkt in Figma Make erstellen könnte. Mithilfe von Supabase als Backend-CMS entwickelte er die Kernfunktionalität, die eine Standardplattform geboten hätte, jedoch ohne die Funktionen, die niemals genutzt worden wären.

Die Plattform besteht aus zwei unterschiedlichen Ebenen. Die benutzerseitige Ansicht bietet Designenden und Entwickelnden eindeutige Orientierungshilfen zur Anwendung des Designsystems. Der Adminbereich fungiert als vollwertiges CMS mit rollenbasierten Arbeitsabläufen, einschließlich Berechtigungen für Administrator:innen, Redakteur:innen und Prüfer:innen. Damit erhält das Design-Systems-Team eine strukturierte Kontrolle darüber, wie Inhalte erstellt, geprüft und veröffentlicht werden.

„Es handelt sich um eine Art von Governance-Funktionalität, für die Designteams normalerweise auf externe Plattformen zurückgreifen. Diese wurde jedoch vollständig intern entwickelt und genau auf die tatsächlichen Arbeitsabläufe des Teams zugeschnitten“, sagt Andy.

Das bedeutet, dass Stepstone Funktionen entwickeln könnte, die die Beitragenden wirklich unterstützen, sich schnell an veränderte Vorgaben anpassen und die Konsistenz zwischen den Teams gewährleisten.

Das Übersetzungsmanagementsystem

Gegen Ende des Jahres 2025 wandte sich das Team einem weiteren Problem zu: der einheitlichen Bereitstellung übersetzter Inhalte über einen großen, mehrsprachigen Bereich hinweg.

Mithilfe von Figma Make haben Andy und das Team ein Übersetzungsmanagementsystem sowie ein Plugin für Figma entwickelt, mit denen Designende während der Arbeit zwischen verschiedenen Sprachen wechseln können. Das Herzstück des Systems bildet ein internes KI-Modell auf Basis von Claude, das anhand der Stepstone-Richtlinien zur Tonalität trainiert wurde, um sicherzustellen, dass die übersetzten Inhalte im Einklang mit der Markenstimme stehen.

Zunächst wurden die auf dem Markt erhältlichen Tools einer gründlichen Prüfung unterzogen. Anstatt Bestehendes zu kopieren, identifizierte das Team die Stärken der verschiedenen Produkte und entwickelte ein eigenes Konzept. Die Akzeptanz, Konsistenz, der Aufwand und die Übersetzungskosten wurden über ein maßgeschneidertes Analyse-Dashboard verfolgt, das ebenfalls in Figma Make erstellt wurde.

Der konkrete Vorteil: Geschwindigkeit, Autonomie und eine ganz neue Art von Leistungsfähigkeit

Allein durch den Einsatz des hauseigenen Übersetzungstools konnten jährlich zwischen 20.000 und 30.000 £ eingespart werden – Geld, das das Team in andere Bereiche investieren konnte. Kostensenkungen und die Umschichtung von Mitteln waren jedoch nicht ausschlaggebend.

Die größten Vorteile lagen in der Geschwindigkeit und der Reichweite. Ein standardmäßiger Beschaffungsprozess für eine neue Plattform dauert mehrere Wochen: Erfassung der Anforderungen, Bewertung der Anbieter, Durchführung von Vorführungen sowie Prüfung der Verträge durch die Rechtsabteilung, die IT-Abteilung und die Beschaffungsabteilung. Mit Figma Make fällt dieser Aufwand weg. Das Team gelangt innerhalb von Stunden und nicht erst nach Wochen von der Problemstellung zur Lösung.

Da das Team Lösungen speziell für den eigenen Arbeitsablauf entwickelt, ist es niemals an die Roadmap oder die Preisstruktur eines Anbieters gebunden.

Ein neuer Maßstab dafür, was Designabteilungen leisten können

Die Entwicklung bei Stepstone zeigt, dass es um mehr geht als nur um Kosteneinsparungen oder die Erstellung einzelner Tools.

„Durch die Kombination von Figma Make mit unserer eigenen lösungsorientierten Kultur haben wir einen Wandel in den Möglichkeiten für operative Teams innerhalb von Designabteilungen beobachtet“, sagt Matt.

Für Stepstone ist dieser Wandel strukturell. Der Bereich Design ist nicht mehr nur für die Koordination und Beschaffung zuständig. Vielmehr handelt es sich um eine eigenständige Produktfunktion, die in der Lage ist, ein Problem zu erkennen und noch innerhalb derselben Woche eine funktionsfähige Lösung in die Produktion zu bringen.

Die besten Designabteilungen definieren sich nicht mehr nur über das, was sie auf den Markt bringen. Sie zeichnen sich durch die intelligente Art und Weise aus, wie sie arbeiten. Die Tools, die sie entwickeln. Die Standards, die sie schützen. Die Geschwindigkeit, mit der sie arbeiten, ohne an Kohärenz zu verlieren.

Die Teams, die eine Führungsrolle übernehmen werden, sind diejenigen, die operative Exzellenz nicht als Grundlage für das Design, sondern als das Design selbst betrachten.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Stepstone als designbasiertes Unternehmen denkt und welche Ziele dort angepeilt werden, besuche stepstone.design.