So optimiert Chello mit Figma die Lieferung über Kund*innen und Kontinente hinweg

Chello ist eine Full-Service-Kreativagentur mit Sitz in Sydney und London, die mit Start-ups und globalen Marken in den Bereichen Markenstrategie und -ausdruck, kreative und Kampagnenentwicklung sowie Content-Produktion zusammenarbeitet.

Heutzutage führt Chello 99 % ihrer Arbeit auf Figma aus, einschließlich Strategie, Design, Produktion und Kundenservice. Figma ist das Liefersystem der Agentur geworden: ein wiederholbarer Weg, um Teams schnell hochzufahren, mit Kunden in gemeinsamen Räumen zusammenzuarbeiten und über Regionen und Zeitzonen hinweg konsistent zu arbeiten.

Dieser Betriebsrhythmus half Chello, international zu expandieren, unterstützte ihre Expansion im Vereinigten Königreich und ermöglichte es einem neu gegründeten Zweipersonenteam, in nur zwei Monaten 20 Projekte zu realisieren.

Mit Figma konnte Chello Folgendes tun:

• Bessere Zusammenarbeit mit Kunden erleichtern
• Die Bearbeitungszeit für bestimmte Projekte um 62 % reduzieren
• Die Produktionszeiten für die ersten Konstruktionen von 3 Stunden auf eine Stunde reduzieren
• Funktionsübergreifende Workflows optimieren
• Den kreativen Spielraum erweitern und den manuellen Aufwand reduzieren
• Die Einarbeitungserfahrung für neue Teammitglieder verbessern

Die Herausforderung: Die Kosten des Kontextwechsels

Vor Figma musste Chello in seinem Workflow zwischen verschiedenen Plattformen und Tools wechseln. Die Kosten waren nicht nur Unannehmlichkeiten, sondern operativer Ballast: fragmentiertes Feedback, Reibung an jeder Schnittstelle und wiederholte Exporte, um die „endgültige“ Arbeit zu liefern.

Das Onboarding war ein weiteres Nadelöhr. Neue Mitarbeitende und Freiberufler*innen einzubinden bedeutete, Dateien, Schriftarten und Richtlinien manuell zu teilen, oft mit wenig Standardisierung.

Mit einem wachsenden Team ließ sich die Notwendigkeit für einen einheitlichen, schnell agierenden und vollständig synchronisierten Arbeitsplatz unmöglich ignorieren.

Die Lösung: Figma als Agentur-Betriebssystem von Chello

Die Einführung von Figma wurde zur operativen Grundlage für die Wachstumsskalierung von Chello. „Du kannst ein komplettes Projekt von der Recherche bis zur Auslieferung in Figma haben. Teams verbringen weniger Zeit mit der Suche nach Dateien und mehr Zeit mit der Erzielung von Ergebnissen. „Es wird einfach viel dichter und schneller“, sagt Tristan Velasco, Mitbegründer und Executive Creative Director bei Chello.

Alle Kund*innen haben einen eigenen Workspace mit Live-Designsystemen, aktuellen Richtlinien und Marken-Assets, die sich in Echtzeit weiterentwickeln und eine zuverlässige einzige Informationsquelle für alle schaffen.

Chello nutzt Figma, um die Lieferungen zu skalieren:

• FigJam: Wird für frühes Scoping, Entdeckung und Workshops mit Kund*innen verwendet. Benutzerdefinierte Vorlagen bringen Teams schnell miteinander in Einklang, fördern die Zusammenarbeit in Echtzeit und schaffen frühzeitige Unterstützung, wodurch später im Prozess Zeit gespart wird.
• Figma Design: Ermöglicht die End-to-End-Ausführung mit interaktiven Prototypen, lebendigen Designsystemen und wiederverwendbaren Vorlagen. Es ersetzt statische Berichte und ermöglicht eine schnellere und flexiblere Bereitstellung.
• Figma Slides: Zentralisiert die kreative und Kunden-Zusammenarbeit in einem interaktiven Raum. Vorlagenbasierte Decks enthalten kreative, textliche und administrative Links mit klarer Statuskennzeichnung, sodass Teams von der Idee zur Genehmigung wechseln können, ohne die Plattform tauschen zu müssen.
• Vernetzte Projekte: Hält Kund*innen in allen Regionen synchron. Unterstützt nahtlose Zusammenarbeit, schnellere Genehmigungen und einfache Skalierung mit gemeinsamen Bibliotheken, Toolkits und aktuellen Marken-Assets.
• Figma Make: Automatisiert manuelle Aufgaben und ermöglicht intelligentere Workflows – wie das Scoping von Websites und die visuelle Generierung – und gibt dem Team die Freiheit, sich auf Strategie zu konzentrieren. Es fördert auch eine interdisziplinärere Kultur, in der Kreative über traditionelle Rollen hinaus erkunden.

Beseitigung von Reibungsverlusten beim Onboarding mit Designsystemen

Als Chello sein Büro im Vereinigten Königreich eröffnete, erleichterten die bereits vorhandenen Figma-Grundlagen des APAC-Teams die Duplizierung des Setups und ermöglichen es den neuen Teams, schnell produktiv zu werden.

„Neue Mitarbeiter*innen mussten Chello verstehen, in eine neue Marke eingebunden werden, und dann gibt es darauf noch Prozesse zu lernen – das ist viel.“ „Grundlagen innerhalb von Figma zu haben, die bereits funktionierten, war ein großer Pluspunkt“, sagt Natalie Wong, Associate Creative Director bei Chello.

Anstatt sich auf statische PDFs oder Decks zu verlassen, verwendet Chello Figma Design, um lebende Markensysteme zu erstellen. Diese sind typischerweise in gemeinsamen Design-Dateien oder Bibliotheken innerhalb von dedizierten Figma-Teams untergebracht, wodurch sowohl interne Teams als auch Kund*innen Zugriff auf die neuesten Richtlinien, Assets und Warnungen an einem Ort haben. Weil alles live und zentral verwaltet wird, sind Updates sofort verfügbar. Teile einfach einen Link und alle sehen die gleiche zuverlässige Quelle.

Diese Einrichtung verbessert die Ausrichtung und das Onboarding und macht es einfach für neue Mitarbeitende, Freiberufler*innen oder Kund*innen, sofort einzuspringen und voll durchzustarten.

Eine Umgebung ohne Engpässe mit Klaviyo

Chello nutzte Figma, um ihre Arbeit mit dem Marketing-Automatisierungsunternehmen Klaviyo über verschiedene Regionen hinweg zu skalieren, indem sie interne Systeme, die für das APAC-Konto erstellt wurden, duplizierten und so die Lieferung für EMEA unterstützten. Dies schuf einen nahtlosen Workflow rund um die Uhr über Zeitzonen hinweg.

Mithilfe vernetzter Projekte kann das EMEA-Team von Klaviyo kleine Änderungen vornehmen – wie das Austauschen eines CTA oder einer Überschrift –, ohne auf das APAC-Team von Chello warten zu müssen. Änderungen erfolgen asynchron, wobei das APAC-Team von Chello häufig liefert, während das EMEA-Team von Klaviyo offline ist. Das Designteam von Klaviyo kann auch Assets oder Entwürfe einfügen, und Chello übernimmt sie, um Kampagnen ohne Hin und Her oder Dateiduplikation auszurollen.

„Als Figma-zentrierte Organisation konnten wir die KI- und Automatisierungsfunktionen von Figma nutzen, um die Zusammenarbeit zwischen Klaviyo und Chello zu verbessern. Wir sind in der Lage, schneller über Zeitzonen hinweg zu agieren, ohne die Markenintegrität zu opfern“, sagt Nathaniel Eberle, VP Brand, Creative and Events bei Klaviyo.

Das Team nutzt außerdem Figma Slides, um alles mit Klaviyo zu teilen – von groß angelegten Markenkampagnen und Veranstaltungen bis hin zu täglichen BAU-Updates. Interaktive, vorgefertigte Decks dienen als Masterdokumente für Kreativ- und Kopieinhalte, mit integrierten Schnellzugriffen auf Pipeline- und Distributionsblätter. Eine klare Statuskennzeichnung ermöglicht es jedem Teammitglied, nachzuverfolgen, wo sich die Assets im Produkt- und Genehmigungsprozess befinden. Dies rationalisiert das Feedback, reduziert den Plattformwechsel und beschleunigt die Genehmigungen.

Chello entwickelte ein „Klaviyo-Trichtersystem“, um ihren Prozess zu optimieren und die Durchlaufzeiten um etwa 62 % zu verkürzen, wodurch ein vollständiger Trichtersatz von 1 Stunde 20 Minuten auf nur noch 30 bis 40 Minuten reduziert wurde. Das System, das auf Figma Design, Figma Make und KI-Beta-Funktionen aufgebaut ist, verbindet Strategie, Kreatives und Produktion in einem nahtlosen Workflow, indem es wiederkehrende Kampagnenaufgaben in eine skalierbare Liefermaschinerie verwandelt.

Um diese Effizienz noch weiter zu steigern, plant Chello, Figma Buzz zu nutzen, um digitale Werbevorlagen zu erstellen, die Größenänderung zu beschleunigen, das Kampagnenmanagement zu vereinfachen und kleine Textänderungen ohne zusätzlichen Aufwand zu ermöglichen.

Angleichung der globalen Markenvision mit Shopify

Chello nutzt außerdem vernetzte Projekte, um gemeinsame Figma-Workspaces für langjährige Kundschaft wie Shopify zu erstellen. Dadurch wird eine schnelle Lokalisierung in der APAC-Region unterstützt, während eine enge Abstimmung mit der globalen Markenvision von Shopify gewährleistet wird. Mit einem ständig verfügbaren Workspace können beide Teams in Echtzeit oder asynchron über Zeitzonen hinweg zusammenarbeiten. Dadurch werden Übergabereibungen reduziert und die Arbeit vorangetrieben.

„Auf der Kundenseite haben alle Teammitglieder Zugang zu Figma, sodass wir nahtlos zusammenarbeiten konnten“, sagt Tristan. Es verkürzte den Projektzyklus vom Briefing bis zum Startdatum und half Chello, die Marke von Shopify bewusst zu skalieren.

Durch vernetzte Projekte wurde Figma zu einem dynamischen Zuhause für klientenspezifische Assets – komplett mit Schriftarten, Farben und Hex-Codes direkt in dedizierte Figma-Teams eingebettet. Alles ist auf Teamebene vorinstalliert, sodass die richtigen Tools, Stile und Systeme bereits vorhanden sind, wenn jemand eine Designdatei öffnet.

FigJam als Raum für strukturierte Kreativität

Chello verwendet FigJam als grundlegendes Tool für die Planung, Zusammenarbeit und Ausrichtung bei komplexen Websiteprojekten und Kundenworkshops. Durch Workshops zur Website-Umfangsbestimmung können Chello und ihre Kundschaft gemeinsam in Echtzeit Architektur, Inhalte und Strategie erkunden. Die Kund*innen tragen zum Fortgang bei, indem sie Notizen hinzufügen. Diese direkte Teilnahme stärkt das Kundenengagement, indem von Anfang an ein starkes Gefühl der Eigenverantwortung geschaffen wird.

In einer Scoping-Session nannte ein Teilnehmer es den „besten Workshop bis jetzt“. „Wir hätten nicht die gleiche Art von Erfahrung machen können, wenn wir FigJam nicht gehabt hätten“, bemerkt Natalie.

Sobald die Website-Architektur aufgebaut ist, geht die Arbeit an Figma Design über. Dieser Prozess hält alles in einem verbundenen Workflow, reduziert den Kontextwechsel und sorgt dafür, dass Teams in jeder Phase abgestimmt sind.

Horizonte erweitern mit Figma Make

Die KI-gestützten Design-Tools von Figma Make ermöglichen es Chello, experimenteller zu werden und die Tür zu einer ideenorientierteren, interdisziplinären kreativen Kultur zu öffnen. Senior-Kreative verwenden das Tool bereits, um die Produktion zu beschleunigen und das kreative Spektrum zu erweitern.

Einer der Designleiter*innen von Chello entwickelte ein Tool mit variablen Schiebereglern, das markenspezifische Visuals generiert und die Zeit für einen Erstaufbau von drei Stunden und 30 Minuten pro Iteration auf etwa eine Stunde für die Einrichtung reduziert, wobei neue Variationen in Sekundenschnelle erstellt werden. Das Team testet außerdem Make für die Website-Abgrenzung und analysiert die Site-Architektur, um die Zeitleisten für das Design abzuschätzen. Dies ermöglicht ihnen eine genauere Beschränkung und automatisiert einen typischerweise manuellen, zeitaufwendigen Schritt.

In vielerlei Hinsicht hat Figma Make dem Team ermöglicht, den manuellen Aufwand zu reduzieren und kreative Ideen leichter zum Leben zu erwecken. Sie sind nun in der Lage, über die Grenzen ihrer traditionellen Rollen hinauszugehen, schnellere Ergebnisse zu erzielen und eine interdisziplinärere, anpassungsfähigere Teamkultur zu fördern.

Das Chello-Team ist noch einen Schritt weiter gegangen, indem es KI-Trainingssitzungen durchgeführt hat, um Vertrauen in allen Rollen aufzubauen und eine gemeinsame Grundlage zu schaffen. Dies hilft dem Team, interdisziplinärer zu werden, indem Designer*innen Bewegungsarbeiten erkunden und Texter*innen sich darin versuchen, selbst Dinge zu erschaffen.

„Wenn sich Skills mehr überschneiden, denke ich, dass wir besser darin werden, dieselbe Sprache zu sprechen.“ „Ideen werden weniger abstrakt erscheinen, weil wir sie in etwas Greifbareres verwandeln können“, sagt Tristan.

Entwicklung einer breiteren, mutigeren und markenorientierten Zukunft mit Figma

Chello beschreibt Figma als mehr als nur ein Toolset. Es geht darum, wie sie sich abstimmen, gemeinsam aufbauen und schnell liefern.

Für eine moderne Agentur, die mit Kund*innen, Teams und Zeitzonen jongliert, übersetzt sich dieses Betriebssystem in geschäftlichen Impact: schnellere Einarbeitung der Teams, reibungslosere Zusammenarbeit mit Kund*innen und eine höhere Kapazität für die Lieferung von Ergebnissen.

Heute treibt Figma eine breitere, kühnere Vision voran, eine, die stärker von der Marke geführt wird, interdisziplinärer ist und besser mit der Arbeitsweise moderner Kreativteams übereinstimmt.