Qu'est ce qu'un atelier en ligne : 6 diagrammes pour les améliorer

Pour les équipes à distance et hybrides, il n'est plus nécessaire de présenter les ateliers en ligne. De nombreuses équipes créatives réparties sur plusieurs sites utilisent désormais la visioconférence, avec plus d'un milliard de connexions par jour pour Zoom, Google Meet, Microsoft Teams et Cisco WebEx. Mais parmi ce milliard de personnes connectées quotidiennement, combien accordent une attention aux ateliers en ligne ?

La « Zoom fatigue » est réelle et réduit rapidement la capacité de concentration sur l'environnement de travail. Selon un sondage Gallup portant sur le « quiet quitting », la moitié des travailleurs américains ne s'investit plus régulièrement au travail. Or, pour les équipes créatives, l'échange d'idées via des ateliers en ligne est essentiel pour favoriser l'innovation.

Qu'est-ce qu'un atelier en ligne et en avons-nous vraiment besoin ?

Les ateliers de réflexion sur la conception aident les équipes créatives à explorer les opportunités, à générer des idées, à créer des prototypes et à tester des solutions. Cependant, en particulier pour les équipes réparties dans différents endroits, tous les membres n'ont pas la possibilité d'être présents physiquement pour assister à un atelier sur site.

Les membres de l'équipe qui ne sont pas sur site peuvent avoir l'impression d'être mis sur la touche et se désengager du processus créatif. Les ateliers en ligne aident à aplanir les disparités, de sorte que chacun puisse contribuer à améliorer les résultats de l'équipe.

Comment éviter la « Zoom fatigue » dans les ateliers en ligne

Si vous remarquez des regards dans le vague lors d'ateliers Zoom, voire des webcams désactivées, il est peut-être temps de rétablir une dynamique au sein de votre équipe. L'amélioration des ateliers en ligne commence par un outil étonnamment simple : les diagrammes. Quelques graphiques informatifs et captivants peuvent aider vos idées à émerger et à lancer la pensée créative.

6 diagrammes pour améliorer les ateliers en ligne, de A à Z

Dans les ateliers créatifs, les diagrammes peuvent clarifier les concepts pour une compréhension plus approfondie, un traitement plus rapide de l'information et une meilleure mémorisation. Pour les ateliers en ligne notamment, les diagrammes aident à alléger la charge cognitive et l'intensité du contact visuel à l'origine de la « Zoom fatigue ». En utilisant le bon diagramme, vous pouvez rendre chaque étape de votre atelier en ligne plus attrayante.

1. Organisez votre atelier en ligne avec un diagramme lotus.

Avant votre atelier virtuel, dessinez un plan d'action avec un template de diagramme lotus. Yasuo Matsumura, consultant en management japonais, a conçu cet outil créatif à la fois simple et puissant avec une simple grille de 3 x 3 cases.

Dans Figma, vous avez la possibilité de marquer les co-organisateurs du workshop en ligne afin qu'ils vous aident à remplir les 9 cases de votre diagramme lotus.

• Case centrale : Indiquez l'objectif principal ou le sujet de votre atelier en ligne en quelques mots (par ex., « créer une meilleure expérience client » ou « présentations de conception ace »).
• 8 cases voisines : Sur les « pétales » qui entourent votre objectif principal, notez les actions ou solutions possibles pour l'atteindre. Si votre objectif de workshop est « présentations de conception ace », les idées associées peuvent inclure :
  • Axer votre histoire sur les utilisateurs plutôt que sur les solutions
  • Créer du suspense avec un arc narratif
  • S'entraîner à parler en public sur une vidéo
  • Apprendre des exercices de respiration profonde pour se détendre

Choisissez les priorités de l'atelier en ligne

Ensuite, « arrachez » tous les pétales qui ne sont pas suffisamment pertinents pour votre objectif, ou non réalisables dans le temps imparti. Peut-être les participants peuvent-ils s'entraîner à parler en public et à respirer profondément plus tard, sur leur temps personnel ? Vous verrez rapidement quelles idées vous devez aborder et dans quel ordre, en utilisant au mieux le temps de l'équipe.

Présentez les participants avant l'atelier virtuel

Gagnez du temps en partageant les informations sur les participants avant de vous rencontrer. Pourquoi perdre du temps précieux à présenter chaque participant ? Demandez plutôt aux participants de se présenter en une phrase et d'indiquer leurs pronoms d'usage sur un tableau blanc en ligne de FigJam. Les présentations en une ligne ne sont pas nécessairement ennuyeuses : découvrez cette courte présentation inspirante de Nickelfox Design, un contributeur de la communauté FigJam.

Lorsque les invités ont plus d'informations sur les personnes et les équipes participantes, ils sont plus susceptibles d'assister à un événement tandis que la bonne impression qu'on veut donner incite tout le monde à être ponctuel et préparé. Si un intervenant ou un coach est prévu, le fait de partager une présentation inspirante de celui-ci peut créer le buzz et être un atout pour votre atelier virtuel.

2. Ajoutez une chronologie au programme de votre atelier.

Une fois que vous avez identifié les priorités de l'atelier en ligne, vous pouvez attribuer à chacune un créneau de workshop sur un agenda de réunion de style presse-papier élégant. Vous pouvez également inviter les co-organisateurs à remplir un template de diagramme de chronologie, afin que tout le monde soit sur la même longueur d'ondes pour atteindre les objectifs de l'atelier en ligne. Au cours du workshop, vous pouvez partager cette chronologie collaborative avec les participants pour leur donner la possibilité de passer en revue les objectifs, d'ajouter des commentaires et d'exprimer des idées prometteuses.

3. Faites ressortir le défi de votre atelier avec un diagramme en arêtes de poisson.

Il est temps de rassembler tout le monde autour de votre défi principal, en explorant ses causes et ses effets avec un diagramme Ishikawa, également appelé diagramme en arêtes de poisson. Le professeur en management Kaoru Ishikawa a créé ce diagramme pour analyser un problème systémique, de sa cause fondamentale (queue) à son effet final (tête). Une fois que vous avez décrit votre défi dans le template de diagramme en arêtes de poisson de Figma, votre équipe peut identifier les forces et les faiblesses de votre système actuel.

Comment utiliser les diagrammes en arêtes de poisson pour stimuler l'innovation en atelier virtuel

Dans votre atelier en ligne, vous pouvez utiliser les diagrammes en arêtes de poisson pour :

• Examiner les problèmes de qualité et trouver les solutions possibles, seules ou à l'aide des 5 pourquoi
• Suivre le parcours positif ou négatif de l'utilisateur, seul ou à l'aide d'une cartographie du parcours client
• Tracer et renforcer les processus internes, seuls ou à l'aide d'un diagramme à couloir

4. Organisez des groupes de travail avec les diagrammes d'affinités.

À présent, tout le monde veut participer à votre atelier en ligne. Voilà une excellente nouvelle ! Mais quand les idées circulent rapidement, il est difficile de s'assurer que tout le monde est entendu sans briser la dynamique. Pour trouver l'inspiration sans perdre quiconque, vous pouvez envisager de former des groupes de travail pour remplir des diagrammes d'affinités. Ces diagrammes aident les groupes de travail à se concentrer et à regrouper leurs idées, afin qu'ils puissent détecter les opportunités de premier ordre, mettre en évidence les solutions prometteuses et noter les idées intéressantes à explorer dans les futurs ateliers en ligne.

5. Identifiez les avantages, les inconvénients et les décisions à l'aide d'une carte argumentaire.

Une fois que votre équipe a exploré le monde des solutions possibles, vous pouvez les mettre à l'épreuve avec une carte argumentaire. Dans Figma, vous pouvez indiquer les meilleures idées de chaque groupe de travail sur un écran pour discuter des avantages et des inconvénients. Utilisez des widgets, des drapeaux et des notes pour sonder, voter et connaître l'avis de chacun. En un coup d'œil, vous verrez quelles idées et solutions gagnent le plus en intensité.

6. Lancez les étapes suivantes avec un diagramme d'objectifs SMART.

À la fin de votre atelier en ligne, tout le monde sera prêt à mettre en pratique les idées créatives, et vous pourrez le faire facilement grâce à un diagramme d'objectifs SMART.

Invitez votre équipe à remplir et à attribuer des objectifs SMART qui sont :

• Spécifiques. Quel objectif concret souhaitez-vous atteindre ? Par exemple, vous pouvez décider d'organiser un sommet créatif comme la conférence Schéma de Figma.
• Mesurables. Selon quels indicateurs saurez-vous que vous avez atteint votre objectif ? Lors de votre conférence, vous pouvez utiliser un sondage pour connaître le ressenti du public.
• Accessibles. Comment prévoyez-vous d'atteindre votre objectif, étape par étape ? Si votre équipe donne une présentation de conférence, vous pouvez inviter trois membres de l'équipe à créer cinq diapositives chacun, de sorte que personne ne soit surchargé.
• Réalistes. Comment cela contribue-t-il plus généralement à votre objectif ou mission ? L'objectif de votre conférence peut correspondre à l'objectif de l'entreprise qui consiste à créer de meilleures expériences utilisateur.
• Temporellement définis. Quand cet objectif sera-t-il atteint ? Définissez des délais pour les sous-tâches pour une exécution plus facile. Vous pouvez demander aux présentateurs de la conférence de remplir une diapositive par semaine, afin d'avoir le temps de discuter et de passer en revue chacune d'elles.

Organisez votre meilleur atelier en ligne avec FigJam

Créez ces 6 diagrammes clés dans votre prochain atelier en ligne. Vous aiderez ainsi votre équipe à se débarrasser de la « Zoom fatigue », à développer des compétences professionnelles créatives essentielles et à mettre en avant ses meilleures idées. Quand vous donnez à tout le monde une chance de briller, il ne vous reste plus qu'à en récolter les fruits.

Rejoignez la communauté de professionnels en atelier de Figma

Vous souhaitez organiser votre prochain atelier ? Rejoignez Figma pour comparer les notes et les meilleures pratiques dans les ateliers de la communauté Figma.  Dans la galerie de templates Figma, vous trouverez de nouvelles façons d'illustrer les objectifs, de donner vie au programme de votre workshop et de réaliser votre prochain atelier en ligne avec style.

Sources

[1] https://news.stanford.edu/2021/02/23/four-causes-zoom-fatigue-solutions/

[2] https://www.gallup.com/workplace/398306/quiet-quitting-real.aspx

[3] https://www.konrad.com/research/how-to-run-a-design-thinking-workshop

[4] https://www.theguardian.com/money/2021/oct/22/how-online-meetings-are-levelling-the-office-playing-field

[5] https://hbr.org/2016/11/why-diverse-teams-are-smarter

[6] https://www.youtube.com/watch?v=5JVvrCWI-rU

[7] https://elearningindustry.com/visual-learning-6-reasons-visuals-powerful-aspect-elearning

[8] https://news.stanford.edu/2021/02/23/four-causes-zoom-fatigue-solutions/

[9] https://www.themuse.com/advice/using-pronouns-gender-inclusive-language-in-the-office

[10] https://www.regpacks.com/blog/event-attendance/

[11] https://www.eventbrite.com/blog/speaker-bio-ds00/

[12] https://asq.org/quality-resources/fishbone

[13] https://research.com/careers/training-industry-statistics