Meilleures pratiques en matière de rétrospectives de sprints
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Votre projet de design démarre sur les chapeaux de roue, et la créativité est au rendez-vous. Formidable ! Pour autant, à ce stade, de nombreux experts en design se demandent comment leur équipe peut tenir la cadence sans transiger sur les normes de design. Obtenez les réponses dont vous avez besoin pour réussir votre prochaine rétrospective de sprint grâce aux conseils de spécialistes ci-dessous, ainsi qu'à des templates FigJam pratiques.
Qu'est-ce qu'une rétrospective de sprint ?
Lorsque votre équipe atteint un jalon de projet important, il est temps de célébrer et de tenir une autre réunion d'équipe, mais il ne s'agit pas d'un point d'équipe classique. Une rétrospective de sprint est un moment de vérité, propice au suivi des progrès accomplis et à l'échange d'idées relatives aux corrections à apporter. Lorsqu'elle est bien exécutée, une rétrospective de sprint permet de modifier les flux de travail et de renforcer la cohésion d'une équipe, afin que chacun puisse livrer à temps un design conforme aux attentes.
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Les ingrédients d'une rétrospective de sprint réussie
Le secret est d'impliquer toute l'équipe à tout moment, de sorte qu'aucun membre de l'équipe ni aucune idée intelligente ne se perdent en chemin. Particulièrement utiles pour les équipes travaillant à distance, les tableaux blancs collaboratifs en ligne de FigJam rendent les rétrospectives de sprints créatives et constructives du début à la fin.
Définissez un cadre temporel pour votre rétrospective de sprint
Faites-le savoir à votre équipe : cela ne prendra pas toute la journée. Avec un template de rétrospective de projet, vous pouvez signaler les problèmes de flux de travail et réfléchir à des solutions en l'espace d'une heure. Les experts recommandent une durée de rétrospective de sprint maximale de trois heures pour que tout le monde conserve sa concentration et son esprit constructif.
Pourquoi les rétrospectives de sprints ne sont plus réservées aux développeurs
Les rétrospectives de sprints semblent en vogue, mais elles résultent en réalité d'un siècle d'améliorations des flux de travail. Dans les années 80, les développeurs de logiciels ont emprunté des techniques longtemps utilisées par Toyota et Ford pour concevoir des produits plus rapidement et plus efficacement, en organisant notamment des sessions en équipe pour créer des diagrammes et modifier les flux de travail. En 2001, 17 développeurs de logiciels ont rédigé le Manifeste Agile pour y consigner les meilleures pratiques émergentes en matière de gestion de projets, y compris les rétrospectives de sprint.
Aujourd'hui, aucun effort d'équipe agile ne saurait être complet sans une rétrospective de sprint aidant les développeurs à collaborer plus intelligemment et plus rapidement. Désormais, des percées technologiques peuvent être réalisées en plusieurs mois au lieu de plusieurs années, accélérant ainsi les délais de production dans tous les secteurs. Selon le Project Management Institute, 71 % des entreprises utilisent des méthodes de gestion de projets agiles. Pour favoriser l'innovation, les experts en design adoptent également les méthodes agiles, notamment les rétrospectives de sprints.
5 étapes pour mener une rétrospective de sprint efficace
L'approche la plus simple a également été éprouvée : le cadre rétrospectif de sprint en cinq étapes présenté par les spécialistes de l'innovation agile Esther Derby et Diana Larsen a bénéficié de plus de 15 années d'améliorations. Ce cadre fonctionne comme suit.
Étape 1 : Préparez le terrain pour votre rétrospective de sprint.
Pour réussir votre rétrospective de sprint, réfléchissez comme un coach. Vous établirez des règles de base, planifierez un exercice d'échauffement et choisirez des questions permettant d'alimenter les discussions en équipe. Vous trouverez ci-après quelques conseils qui vous aideront à vous lancer.
Fixez des règles de base
Les chefs d'équipe peuvent choisir de diriger eux-mêmes la discussion d'équipe ou de désigner un membre comme animateur. Au début de la réunion rétrospective, l'animateur doit rappeler à tous l'objectif de la rétrospective de sprint : célébrer les progrès de l'équipe et trouver des solutions pour collaborer encore plus efficacement lors du prochain sprint.
Trouvez un exercice d'échauffement
Corinna Baldauf, autrice et scrum master, a dressé une liste d'idées d'exercices pour briser la glace durant les rétrospectives de sprint, contribuant à détendre l'atmosphère et à déclencher des discussions constructives. Les instructeurs de grandes équipes peuvent préserver la simplicité, en demandant à chaque personne de décrire le sprint en un seul mot.
Choisissez des sujets de conversation simples
La plupart des rétrospectives de sprint utilisent des questions simples pour déclencher des discussions en équipe propices au suivi de la réussite et à l'amélioration des processus. Avec l'amorce de discussion classique appelée « Start/Stop/Continue » (Commencer/arrêter/continuer), le responsable de la rétrospective demande aux membres de l'équipe :
- les nouvelles approches qu'ils veulent essayer dans le sprint suivant ;
- ce qu'ils souhaitent accomplir avec ce sprint ;
- les approches éprouvées qu'ils souhaitent poursuivre dans le sprint suivant.
Pour les équipes de design, ces amorces peuvent sembler trop tactiques pour susciter la pensée créative. C'est pourquoi Satu Rekonen, chercheuse en design à l'Institute for Design de l'Université de Stanford, a codifié une approche rétrospective créative appelée « I like/I wish/I wonder » (J'aime/je voudrais/je me demande). En réfléchissant aux expériences de sprint, les membres de l'équipe complètent les phrases suivantes :
- « J'aime que… »
- « Je souhaite que… »
- « Je me demande si… » (ou « Et si… »)
Étape 2 : Collectez des données.
Après l'exercice pour briser la glace, l'animateur peut récapituler les progrès de l'équipe réalisés pendant le sprint. Pour s'assurer de ne négliger aucun effort clé, l'animateur peut inviter les membres à ajouter d'autres accomplissements et revers importants à un template de rétrospective de sprint de FigJam. L'échange de réflexions sur les sprints est une activité fédératrice, qui met à l'honneur des possibilités de célébration, d'apprentissage et de collaboration.
Étape 3 : Générez des informations.
C'est à cette étape que vos amorces peuvent déclencher des discussions. Laissez à votre équipe quelques minutes pour répondre à chaque question, puis passez en revue les réponses ensemble. Qu'est-ce qui fonctionne bien ? Qu'est-ce qui pourrait être amélioré ? Quelles nouvelles idées pourraient se révéler efficaces ? Les outils de création de diagrammes de Figma peuvent vous aider à déceler les modèles productifs (ou au contraire, les « anti-modèles » contre productifs) qui émergent des commentaires de l'équipe, en consignant des exemples spécifiques issus du sprint.
Étape 4 : Choisissez les tâches à accomplir différemment.
Une fois que vous avez pris note des suggestions, identifiez des axes d'amélioration pour le sprint suivant. Pour chaque problème majeur soulevé, quels processus, outils, personnes et interactions pourraient faire la différence ? Encouragez les membres de l'équipe à être aussi précis que possible, afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. Les équipes peuvent utiliser les templates de brainstorming de FigJam pour trouver des solutions, discuter des différentes options et choisir celles à adopter.
Étape 5 : Concluez la rétrospective de sprint avec un plan pour aller de l'avant.
Une fois que l'équipe a identifié une solution à adopter, divisez-la en étapes concrètes. Pour chaque élément d'action, assurez-vous de définir des priorités, des dates d'échéance, des affectations d'équipe et des résultats attendus. Tâchez de vous en occuper dès maintenant, pendant que l'équipe est soudée et enthousiasmée par de nouvelles idées. Un cadre de délimitation des rôles et des responsabilités ajoute de la transparence, aidant tous les membres de l'équipe à savoir qui fait quoi et quand. En présentant un plan pour aller de l'avant, l'animateur conclut la rétrospective de sprint sur une note positive.
Choses à faire et à éviter pour les animateurs de rétrospectives de sprint
- Communiquez la « directive première » agile. Norm Kerth, leader agile, recommande aux équipes de s'entendre au préalable quant au fait que « chacun a donné le meilleur de lui-même, compte tenu des informations dont il disposait à ce moment, de ses compétences et capacités, des ressources disponibles et de la situation particulière ». La garantie d'une rétrospective de sprint constructive sera bénéfique pour les équipes les plus préoccupées par les critiques.
- Faites participer toute l'équipe. Lorsque tous les membres de l'équipe sont perçus comme de véritables partenaires de réflexion, et non comme de simples « tâcherons », les équipes peuvent gagner en réactivité sans altérer ce qui fonctionne, produisant ainsi un travail de valeur durable.
- Ne vous contentez pas d'acquiescer poliment. Le rôle de l'animateur est d'écouter activement, de prendre note de ce qu'il a entendu et de proposer des éléments d'action à l'équipe. Les membres d'une équipe qui sentent qu'ils peuvent faire la différence sont plus épanouis au travail, ce qui améliore la productivité de l'entreprise tout entière.
- N'oubliez pas d'effectuer un suivi. Planifiez des réunions de suivi à intervalles réguliers pour aider les équipes à appliquer les leçons apprises. C'est ce que Google appelle l' « apprentissage en boucle fermée ».
Raccourcis vers des rétrospectives de sprints intelligentes et créatives avec FigJam
Pendant des décennies, les équipes agiles se sont appuyées sur des notes et des graphiques rudimentaires dessinés à la main pour consigner des idées pendant des rétrospectives de sprints. Cela étant, ces objets physiques ne sont pas toujours faciles à mettre à jour, à partager ou à comprendre hors contexte.
Aujourd'hui, des dizaines de templates de rétrospective de sprint FigJam aident les équipes hybrides et distantes à glaner des commentaires, à visualiser des solutions, à réaliser des sondages, à fixer des priorités et à suivre la progression des sprints. Notre communauté dédiée au design continue d'améliorer ces outils, en les agrémentant d'éléments dynamiques, d'illustrations originales et d'amorces créatives.
Grâce à ces outils de design conçus pour étayer la pensée agile de votre équipe, vous pouvez produire de meilleurs designs plus rapidement, tout en améliorant la qualité de votre travail d'équipe.
Sources
[1] https://scrumguides.org/docs/scrumguide/v2020/2020-Scrum-Guide-US.pdf
[2] https://www.grin.com/document/1019668
[3] https://hbr.org/2016/04/the-secret-history-of-agile-innovation
[4] https://www.cio.com/article/237027/agile-project-management-a-beginners-guide.html
[5] https://www.fool.com/the-ascent/small-business/project-management/articles/sprint-retrospective/
[6] https://soundcloud.com/tirfpodcast
[7] https://carrcenter.hks.harvard.edu/files/cchr/files/22_voss.pdf