Comment Qonto réduit ses délais de production et rapproche ses équipes produit, design et développement

Lorsque vos équipes produit, design et développement (PDD) construisent des services numériques qui aident les clients à gérer plus efficacement leurs tâches quotidiennes, il est bon de mettre en pratique ce que vous préconisez.

Basé à Paris, Qonto facilite la gestion administrative et financière de 300 000 entreprises dans le monde entier à travers des services bancaires, de gestion de dépenses et de factures, entre autres. L'efficacité, la précision et la rapidité sont essentielles pour le produit. Et ceux qui sont responsables de sa création sont en accord avec ces valeurs.

« Plus de 400 personnes chez Qonto sont impliquées dans la conception et le développement de produits, dont des designers, des développeurs, des UX writers, des product marketing managers et bien d’autres », explique Aryaman Mandhana, senior lead product designer chez Qonto. « La plupart d'entre nous sommes des créateurs dans l'âme, nous aimons inventer des choses nouvelles et intéressantes. Cependant, il faut un énorme effort collaboratif pour créer des produits évolutifs, et au cours des deux dernières années, Figma et FigJam nous ont aidés à optimiser nos workflows pour le produit, le design et le développement. »

L'équipe de Qonto travaille sur un cycle de mise à jour régulier, même lorsqu'elle passe par une refonte de marque majeure en 2022... un processus qui s’est beaucoup appuyé sur Figma, comme l'ont expliqué Marion Echevard et Gabrielle Houeix lors de leur présentation à Schema London 2022, la conférence sur les design system de Figma.

L'un des résultats de l’ambitieuse refonte de Qonto a été une meilleure collaboration entre les équipes. Nous avons donc voulu voir ce que Figma et FigJam apportaient exactement à l'entreprise.

Créer des expériences client réussies... en toute efficacité

Alors, qu'est-ce qui motive les équipes PDD chez Qonto ? Toutes sont mues par l’envie de créer des produits qui enchantent les utilisateurs. Pour y parvenir, il faut apporter de la valeur au client, et le produit doit bien cibler ses besoins dès le début. Pour Aryaman, la clé est l'efficacité - améliorer les délais de mise sur le marché et lancer des services de qualité sans erreur.

« Le délai de mise sur le marché est le temps écoulé entre le moment où nous identifions un besoin et celui où nous livrons le produit final au client », explique-t-il. « Nous voulons sortir de nouvelles fonctionnalités à une fréquence quasi hebdomadaire et avons plusieurs projets en cours en même temps, nous devons donc être super efficaces. Pour simplifier les choses autant que possible, nous minimisons les outils inutiles, et cela a été un facteur important dans notre transition vers Figma. »

Avec des équipes dispersées dans toute l'Europe et la plupart des collaborations effectuées à distance, les équipes produit, design et développement de Qonto utilisent FigJam pour brainstormer. Les équipes produit, composées de product managers, de product marketing managers, de designers, d’UX writers et de développeurs, travaillent de manière autonome sur la conception de produits. Ils estiment qu'il est essentiel de connaître l'historique du service ou de la fonctionnalité lorsqu'ils réfléchissent à comment l'améliorer.

« Lorsque nous créons de nouvelles versions d’un produit, il faut d'abord comprendre la version précédente, et c'est pourquoi nous utilisons les spécifications graphiques du produit existant dans Figma comme point de départ », dit Arayman. « Si nous avons commencé à utiliser FigJam, c’est surtout parce que la structure d'un écran et toutes les bibliothèques sont conservées lors du copier-coller depuis Figma. Même cette simple étape a fait une vraie différence dans le processus ».

FigJam s'est révélé être essentiel pour démocratiser le design dans l'ensemble de l'organisation. Sa simplicité et sa facilité d'utilisation font que, à l'étape de la conception, ceux qui n'utilisent pas d'outils de design au quotidien ont désormais voix au chapitre. Les développeurs web et mobile, les UX writers, les product managers et les product marketing managers se réunissent pour discuter de leurs idées et les documenter.

« Sans FigJam, nous ne pourrions pas prendre en compte les points de vue de chacun, dit Aryaman. L'information que nous traitons est assez complexe, mais FigJam nous permet de prendre rapidement des décisions ». Souvent, 20 personnes font leurs remarques en même temps, avec des Post-it et des commentaires.

« La collaboration entre la marque et le produit fonctionne mieux maintenant. Avant, les product managers n'allaient jamais voir les fichiers d’un projet, et maintenant ils adorent suivre le processus », ajoute Marion, experte design system chez Qonto. « Ils posent régulièrement des questions dans Figma et FigJam et font des suggestions. Cela nous aide également à éduquer les autres équipes sur le design. »

Alors que FigJam est utilisé dans la phase de découverte, Figma est la plateforme de référence de Qonto pour le design des produits. Avec des bibliothèques partagées et des dossiers classés par fonctionnalités ou projets, Figma est devenu une base qui relie les différentes équipes.

« Ce qui est génial, c'est qu’en cas de problème ou quand quelqu'un a besoin d’aide, nous organisons une réunion Andon. Tout le monde arrête ce qu'il fait et se met dans le fichier. Nous mettons tous nos commentaires sur le fichier Figma afin de pouvoir discuter des solutions. C’est comme si nous étions ensemble, peu importe où nous nous trouvons dans le monde. Avec Figma, nous pouvons résoudre les problèmes facilement et concevoir plus rapidement. »

Figma a également aidé à simplifier le processus de livraison aux développeurs. Une fois les designs transmis, les développeurs ont des droits d'édition pour pouvoir connaître à fond les caractéristiques des composants. Avec un accès complet à toutes les bibliothèques et tous les fichiers dans Figma, ils peuvent vraiment aller dans les détails.

« Maintenant, lorsque nous apportons des changements, nous livrons une fraction de l'ensemble du produit, explique Marion. Tout ce qui peut potentiellement changer est visible par les développeurs. Cela leur donne une plus grande autonomie et ils peuvent voir les répercussions de tous les changements qu'ils apportent... et cela réduit le nombre de défauts. »

La documentation et le nommage ont également été améliorés, et les fichiers hérités ont été nettoyés. « Nous sommes passés de 138 à 31 couleurs, explique Marion. Nous avons maintenant une équipe dédiée au design system et une autre pour les spécifications visuelles. Tout cela a rapproché les équipes techniques des équipes dédiées à la marque. »

Alors, quel est l'impact sur le délai de mise sur le marché ?

« Nous avons considérablement réduit notre délai de mise sur le marché en optimisant la manière dont nous livrons les spécifications aux développeurs dans Figma, » explique Aryaman.

« Dans l’ensemble, nous avons pu réduire le nombre d’étapes de notre workflow, et Figma a fait diminuer notre charge de travail de 30%. Avec cette plateforme comme source de vérité, nous pouvons maintenant nous passer de deux processus. »

Avec une collaboration améliorée dans toute l'entreprise, Qonto travaille de manière plus fluide, avec des workflows rationalisés, des spécifications améliorées et, en conséquence, de meilleurs produits.