Réinventer la collaboration : comment l’agence de design ENNOstudio est devenue deux fois plus rapide avec Figma

À une époque où les réunions en personne étaient considérées comme le seul moyen de construire des relations commerciales solides, les collaborateurs d’ENNOstudio, une agence de design basée à Berlin, voyageaient chaque semaine dans toute l'Europe pour rencontrer leurs clients dans leurs locaux.

Mais lorsque la pandémie est survenue, l’équipe a dû trouver une nouvelle façon de travailler et a découvert que le face-à-face n'était pas le seul moyen de collaborer efficacement. En fait, ENNOstudio a compris qu’il était possible de réaliser des projets deux fois plus rapidement en utilisant Figma comme plateforme pour fluidifier la communication.

Besoin de rapidité... et de flexibilité

ENNOstudio a des objectifs ambitieux : créer des designs exceptionnels pour ses clients en intégrant de nouvelles technologies telles que l’intelligence artificielle et la réalité virtuelle. L'approche fonctionne – au cours des trois dernières années, l'agence, qui compte HelloFresh parmi ses clients, est passée de deux à 17 créatifs.

« Comme nous nous concentrons sur des expériences très innovantes, une grande partie de notre travail consiste à expliquer des concepts et visualiser des idées. La plupart de nos projets comportent des enjeux importants pour nos clients et impliquent un grand nombre de parties prenantes. La coopération, la flexibilité et la rapidité sont donc cruciales pour notre réussite. Nous devons souvent réagir rapidement aux retours et travailler dans des délais serrés », explique Guillaume Vaslin, CEO et head of design d’ENNOstudio.

Plus de design, moins de logistique

Avant d'utiliser Figma, l'équipe d'ENNOstudio exportait des PDF, envoyait des e-mails ou utilisait des plateformes de livraison pour transmettre son travail aux clients, ce qui créait beaucoup d'allers-retours. Au vu du nombre important de parties prenantes, il était presque impossible de mettre tout le monde d’accord et la communication prenait souvent plus de temps que le design lui-même.

À l'époque, Guillaume connaissait déjà Figma, mais son équipe et ses clients étaient habitués à d'autres logiciels. « La grande révélation est intervenue lorsque nous avons proposé à une grande compagnie d'assurance autrichienne de travailler sur Figma. Nous avons sauté le pas et nous ne l'avons pas regretté depuis. Ce projet a lancé notre longue lune de miel avec Figma, et ce n’est pas fini », affirme Guillaume.

Rendre le travail collaboratif deux fois plus rapide

Guillaume explique que le mot « collaboration » a pris un tout autre sens ; l’équipe est «deux fois plus rapide avec Figma ». Dans le passé, ils exportaient des éléments avec des outils conçus exclusivement pour la livraison. Avec Figma, il n'y a pas besoin d'intermédiaire – ils peuvent collaborer avec les clients sans ajouter d’étape au processus. Ils n'exportent plus leurs designs, n’ont plus besoin de recueillir, rassembler et réécrire les retours… Tout est dans le fichier.

De plus, les designers peuvent commencer à esquisser les premiers wireframes lors des ateliers avec les clients, fournissant ainsi un travail concret dès le début. L'équipe d'ENNOstudio peut donc rapidement intégrer les retours et les clients voient immédiatement l'impact des changements de design. Ils peuvent aussi comprendre rapidement quelles idées fonctionnent moins bien en réduisant le nombre d’aller-retour nécessaire pour trier le bon grain de l’ivraie.

Avec Figma et FigJam, ENNOstudio et ses clients sont désormais vraiment en lien pendant la phase de travail. « Maintenant, nous regardons tous dans la même direction, tout le monde sait exactement où nous en sommes et peut contribuer en temps réel », explique Guillaume.

Une partie du processus

Lorsque ENNOstudio présente Figma à de nouveaux clients, il est généralement facile de les convaincre. « Même si Figma n'est pas officiellement déployé, beaucoup des designers avec qui nous collaborons l'utilisent déjà en parallèle. C'est important, car ils connaissent le potentiel de l'outil et peuvent agir en tant que catalyseurs », explique Guillaume.

« Lorsque nous présentons les nouveaux workflows dans Figma et expliquons comment cela réduit le nombre d’outils nécessaires et améliore la collaboration, nos clients comprennent rapidement », ajoute Christina Gundacker, head of consumer insights & strategy chez ENNOstudio. « Ils apprécient de faire partie du processus de design, cela les aide à comprendre comment les projets évoluent et comment une collaboration rapprochée nous permet de construire de meilleurs résultats. »

Les réunions en face à face n’en sont pas pour autant dépassées. « Nous rencontrons toujours des clients en personne, bien sûr. Être dans la même pièce aide à construire des relations sur un plan émotionnel, et la communication non verbale compte également. Mais en ce qui concerne la collaboration créative et la prise de décision en matière de design, Figma a été une petite révolution pour nous », explique Guillaume.