Sechs Diagramme zur Verbesserung von Online-Workshops

Für remote und hybrid arbeitende Teams ist bei Online-Workshops keine Einführung erforderlich. Viele dezentrale Kreativteams nutzen mittlerweile Videokonferenzen. Täglich wählen sich mehr als eine Milliarde Benutzer*innen bei Zoom, Google Meet, Microsoft Teams und Cisco WebEx ein. Aber wie viele der unzähligen Benutzer*innen verfolgen Workshops wirklich aufmerksam?

Die sich zunehmend einstellende Videokonferenz-Erschöpfung bzw. „Zoom-Fatigue“ lässt die Aufmerksamkeit am Arbeitsplatz immer schneller schwinden. Laut einer Gallup-Umfrage zu „Quiet Quitting“ gibt die Hälfte der in den USA befragten Teilnehmer*innen zu, bei der Arbeit nur noch das Minimum zu leisten. Für Kreativteams sind Online-Workshops zur Ideenfindung für innovative Entwicklungen jedoch maßgebend.

Was ist ein Workshop – und brauchen wir wirklich einen?

Design-Thinking-Workshops helfen Kreativteams, Möglichkeiten zu erkunden, Ideen zu entwickeln, Prototypen zu erstellen und Lösungen zu testen. Insbesondere bei verteilten Teams können jedoch nicht alle Mitglieder vor Ort an einem Workshop teilnehmen.

Die räumliche Distanz kann jedoch dazu führen, dass sie sich auch mental vom kreativen Prozess distanzieren. Online-Workshops tragen dazu bei, alle an den runden Tisch zu holen, um bessere und fundiertere Teamergebnisse zu erzielen.

So durchbrichst du Zoom-Fatigue in Workshops

Wenn die Teilnehmer*innen während eines Zoom-Workshops beginnen, mit leerem Blick in die Kamera zu starren – oder diese sogar ausschalten – ist es an der Zeit, frischen Wind in die Sitzungen zu bringen. Online-Workshops lassen sich überraschend einfach verbessern. Die Lösung sind Diagramme. Stelle deine Ideen in informativen, ansprechenden Grafiken dar, um die Kreativität der Teilnehmer*innen anzuregen.

Sechs Diagramme zur Verbesserung deines kompletten Online-Workshops

Speziell in kreativen Workshops können Diagramme helfen, Konzepte besser zu verstehen, Informationen schneller aufzunehmen und insgesamt die Aufmerksamkeit hoch zu halten. Diagramme erleichtern die kognitive Wahrnehmung und schonen die Augen der Betrachter*innen, was Zoom-Fatigue entgegenwirken kann. Mit dem richtigen Diagramm kannst du jeden Schritt deines Online-Workshops interessanter gestalten.

1. Erstelle ein Lotusdiagramm deines Workshops.

Erstelle vorab mithilfe einer Lotusdiagramm-Vorlage einen Aktionsplan deines Workshops. Der japanische Unternehmensberater Yasuo Matsumura entwickelte dieses leistungsstarke, einfache Kreativ-Tool mit einem simplen 3x3-Raster.

In Figma kannst du Co-Moderator*innen des Workshops einladen, dich beim Ausfüllen der neun Felder des Lotusdiagramms zu unterstützen.

• Mittleres Feld: Trage hier das Hauptziel oder Hauptthema des Online-Workshops ein, wie etwa: „Verbesserung der Kundenerfahrung“ oder „Erstklassige Designpräsentationen“.
• Acht umliegende Felder: Trage in die umliegenden Felder (die „Blütenblätter“) mögliche Maßnahmen oder Lösungen ein. Wenn das Ziel des Workshops „Erstklassige Designpräsentationen“ ist, könnte hier stehen:
  • Benutzer*innen statt Lösungen zum Mittelpunkt der Story machen
  • Spannungsbogen aufbauen
  • Öffentliches Sprechen vor der Kamera üben
  • Beruhigende Atemübungen aneignen

Prioritäten des Workshops festlegen

Pflücke alle Blütenblätter heraus, die für dein Ziel weniger relevant sind oder den Zeitrahmen des Workshops sprengen würden. Öffentlich zu sprechen oder ruhig zu atmen sind vielleicht Dinge, die die Teilnehmer*innen nach dem Workshop eigenständig üben können? Anhand des Diagramms kannst du schnell erkennen, welche Ideen du in welcher Reihenfolge ansprechen solltest, um die Teamzeit optimal zu nutzen.

Teilnehmer*innen vor dem Workshop vorstellen

Spare während des Workshops wertvolle Zeit, indem du die Vorstellung der Teilnehmer*innen vorab durchführst. Bitte diese hierfür, sich selbst in FigJam auf einem Online-Whiteboard in einem Satz vorzustellen. Ideen für interessante Einzeiler findest du in dieser inspirierenden kurzen Einführung von Nickelfox Design, einem Mitglied der FigJam-Community.

Wenn die Teilnehmer*innen vorab wissen, wer aus welchem Team dabei sein wird, kann dies ihr eigenes Interesse an dem Workshop erhöhen – und positiven Druck ausüben, pünktlich zu erscheinen. Wenn du einen Coach oder einen Sprecher bzw. eine Sprecherin für deinen Workshop engagiert hast, kannst du mit einer spannenden Biografie die Begeisterung und Motivation zur Teilnahme schüren.

2. Füge dem Workshop-Programm einen Zeitplan hinzu.

Nachdem du die Prioritäten des Workshops festgelegt hast, kannst du jedem Thema in einem ansprechenden Zeitplan im Clipboard-Stil ein Zeitfenster zuweisen. Oder bitte deine Co-Moderatoren, ein Zeitplandiagramm auszufüllen. Dies hilft, alle auf Kurs zu halten und die Ziele des Workshops zu erreichen. Indem du den Zeitplan während des Workshops mit den Teilnehmer*innen teilst, können diese die Ziele mitverfolgen, Kommentare hinzufügen und interessante Ideen markieren.

3. Erstelle ein Fischgrätendiagramm der Herausforderungen.

Es ist an der Zeit, das Augenmerk aller auf die wichtigsten Herausforderungen zu lenken und deren Ursache und Wirkung zu untersuchen. Dafür verwendest du ein Ishikawa- oder Fischgrätendiagramm. Der japanische Professor Kaoru Ishikawa erstellte dieses Diagramm, um Herausforderungen systematisch von der Ursache (dem Fischschwanz) bis zur Endwirkung (dem Fischkopf) zu analysieren. Wenn du die Herausforderung in der Fischgrätendiagramm-Vorlage von Figma darstellst, kann dein Team die Stärken und Schwächen des aktuellen Schemas erkennen.

So gelangst du mit Fischgrätendiagrammen zu innovativen Workshop-Lösungen

In Online-Workshops kannst du mit Fischgrätendiagrammen:

• Qualitätsprobleme untersuchen und mögliche Lösungen ermitteln – verwende eventuell zusätzlich die 5 Warum-Fragen
• Best-Case- und Worst-Case-Wege darstellen, auch zusammen mit einer Customer Journey Map
• Interne Prozesse aufzeigen, auch zusammen mit einem Swimlane-Diagramm

4. Bilde Gruppen mit Affinitätsdiagrammen.

Jetzt hast du das Interesse aller für deinen Workshop gewonnen. Großartig! Während die Ideen sprudeln, ist es wichtig, diese zu ordnen und gleichzeitig die Dynamik aufrechtzuerhalten. Damit sich alle gehört fühlen und weiter begeistert mitmachen, kannst du Gruppen bilden und die Teilnehmer*innen Affinitätsdiagramme ausfüllen lassen. Affinitätsdiagramme helfen den Teilnehmer*innen, sich zu fokussieren und Ideen zu gruppieren, um die besten Möglichkeiten zu erkennen, die interessantesten Lösungen hervorzuheben und nützliche Ideen zu notieren, die in zukünftigen Workshops erörtert werden können.

5. Erfasse Vor- und Nachteile sowie Entscheidungen in einem Argumentdiagramm.

Nachdem dein Team alle möglichen Lösungen erkundet hat, kannst du diese in einem Argumentdiagramm auf die Probe stellen. In Figma hast du die Möglichkeit, die besten Ideen der einzelnen Gruppen auf einem Bildschirm anzuzeigen, um die Vor- und Nachteile zu erörtern. Verwende Widgets, Flags und Notizen, um die Meinungen deines Teams zu erfassen. Du siehst auf einen Blick, welche Ideen und Lösungen den größten Zuspruch erhalten.

6. Initiiere die nächsten Schritte mit einem SMART-Diagramm.

Am Ende deines Online-Workshops werden alle bereit sein, die kreativen Ideen in die Tat umzusetzen. Ein SMART-Diagramm hilft dir, dies einfach zu gestalten.

Bitte dein Team, SMART-Ziele in das Diagramm einzutragen und zuzuweisen. Diese sollten die folgenden Kriterien erfüllen:

• Spezifisch: Welches konkrete Ziel soll erreicht werden? Du könntest beispielsweise eine kreative Veranstaltung in Form einer Figma Schema-Konferenz abhalten.
• Messbar: Anhand welcher Kennzahlen ist erkennbar, dass das Ziel erreicht wurde? Mit einer Umfrage kannst du während der Konferenz die Antworten der Teilnehmer*innen erfassen.
• Ausführbar: Wie soll der Plan Schritt für Schritt umgesetzt werden, um das Ziel zu erreichen? Wenn dein Team während der Konferenz eine Präsentation gibt, könntest du drei Teammitglieder bitten, je fünf Folien zu erstellen, um die Arbeit aufzuteilen.
• Relevant: Wie dient das Ziel dem allgemeineren Zweck oder der größeren Vision? Das Ziel der Konferenz könnte auf das Unternehmensziel ausgerichtet sein, die Benutzererfahrung zu verbessern.
• Terminiert: Wann soll das Ziel erreicht sein? Lege Zeitfenster für die einzelnen Aufgaben fest, damit diese gezielt erledigt werden. Du kannst die Moderatoren der Präsentation bitten, pro Woche eine Folie zu erledigen. Das gibt euch ausreichend Zeit, diese zu erörtern und gegebenenfalls zu überarbeiten.

Mit FigJam erstklassige Online-Workshops erstellen

Integriere diese 6 Hauptdiagramme in deinen nächsten Online-Workshop. Sie lassen deine Teammitglieder ihre Zoom-Fatigue vergessen, für ihre Karriere wichtige kreative Fertigkeiten kultivieren und bei der Ideenfindung zu Höchstform auflaufen. Gib allen die Möglichkeit zu glänzen, und sie werden das Beste aus sich herausholen.

Figma-Community für Workshop-Profis

Du möchtest in Zukunft erstklassige Workshops gestalten? In den Workshops der Figma-Community kannst du dich mit Gleichgesinnten austauschen und erhältst Tipps zu Best Practices.  In der Figma-Vorlagengalerie findest du neue Möglichkeiten, Ziele darzustellen und ansprechende Workshops zu erstellen, mit denen dir die ungeteilte Aufmerksamkeit der Teilnehmer*innen sicher ist.

Quellen

[1] https://news.stanford.edu/2021/02/23/four-causes-zoom-fatigue-solutions/

[2] https://www.gallup.com/workplace/398306/quiet-quitting-real.aspx

[3] https://www.konrad.com/research/how-to-run-a-design-thinking-workshop

[4] https://www.theguardian.com/money/2021/oct/22/how-online-meetings-are-levelling-the-office-playing-field

[5] https://hbr.org/2016/11/why-diverse-teams-are-smarter

[6] https://www.youtube.com/watch?v=5JVvrCWI-rU

[7] https://elearningindustry.com/visual-learning-6-reasons-visuals-powerful-aspect-elearning

[8] https://news.stanford.edu/2021/02/23/four-causes-zoom-fatigue-solutions/

[9] https://www.themuse.com/advice/using-pronouns-gender-inclusive-language-in-the-office

[10] https://www.regpacks.com/blog/event-attendance/

[11] https://www.eventbrite.com/blog/speaker-bio-ds00/

[12] https://asq.org/quality-resources/fishbone

[13] https://research.com/careers/training-industry-statistics