Best Practices für eine Sprint-Retrospektive
Best Practices für eine Sprint-Retrospektive teilen
Dein Designprojekt beginnt mit einem Höchstmaß an Kreativität. Großartig! Doch an dieser Stelle fragen sich viele Designexpert*innen: Wie kann das Team dies aufrechterhalten, ohne Kompromisse bei den Designstandards einzugehen? Erhalte die Antworten, die du für deine nächste Sprint-Retrospektive benötigst mit den untenstehenden Profitipps und praktischen FigJam-Vorlagen.
Was ist eine Sprint-Retrospektive?
Wenn dein Team einen Projektmeilenstein erreicht, ist es Zeit zu feiern (Oh ja!) und eine neue Teambesprechung abzuhalten (Oh ja?) – jedoch keine gewöhnliche Teambesprechung. Eine Sprint-Retrospektive ist die Stunde der Wahrheit, in der gemeinsam Fortschritte festgehalten und Korrekturen beschlossen werden. Eine gute Sprint-Retrospektive optimiert Workflows und stärkt die Teamarbeit, sodass alle Beteiligten pünktlich Designs abliefern können, die dem Portfolio würdig sind.
Bringe deine Sprint-Planung mit FigJam auf Touren
Beginne noch heute mit der kostenlosen Vorlage von FigJam.
Was du für eine erfolgreiche Sprint-Retrospektive brauchst
Das Geheimnis besteht darin, dein gesamtes Team die gesamte Zeit über zu motivieren, damit im Verlauf keine Teammitglieder oder guten Ideen verloren gehen. Insbesondere für Teams, die remote arbeiten, gestalten die kollaborativen Online-Whiteboards von FigJam Sprint-Retrospektiven von Anfang bis Ende kreativ und konstruktiv.
Begrenze deine Sprint-Retrospektive zeitlich
Lass dein Team wissen: Das dauert nicht den ganzen Tag. Mit einer Vorlage für Projekt-Retrospektiven kannst du in nur einer Stunde Probleme im Workflow kennzeichnen und Lösungsvorschläge sammeln. Fachleute empfehlen, die Retrospektive auf maximal drei Stunden zu beschränken, damit alle fokussiert und konstruktiv bleiben.
Warum Sprint-Retrospektiven nicht mehr nur für Entwickler*innen sind
Sprint-Retrospektiven scheinen angesagt zu sein, sind aber das Ergebnis eines Jahrhunderts an Workflow-Verbesserungen. In den 1980er Jahren nutzten Software-Entwickler*innen langjährige Techniken von Toyota und Ford, um Produkte besser und schneller zu entwickeln, einschließlich Teamsitzungen zur Schematisierung und Optimierung von Arbeitsabläufen. 2001 schrieben 17 Softwareentwickler*innen das Agile Manifest, um aufkommende Best Practices für das Projektmanagement, einschließlich Retrospektiven, festzuhalten.
Heutzutage gehört zu jeder agilen Teamarbeit eine Sprint-Retrospektive, damit Entwickler*innen intelligenter und schneller zusammenarbeiten können. Technologische Durchbrüche können jetzt in Monaten statt Jahren erreicht werden, was die Produktionszeitrahmen über verschiedene Branchen hinweg beschleunigt. Das Project Management Institute berichtet, dass 71 % der Unternehmen agile Projektmanagement-Methoden verwenden. Für einen Innovationsschub übernehmen auch zusehends mehr Design-Expert*innen agile Methoden – einschließlich Sprint-Retrospektiven.
5 Schritte zu einer effektiven Sprint-Retrospektive
Der einfachste Ansatz hat sich bewährt: das fünfstufige retrospektive Rahmenwerk, das von den agilen Innovatorinnen Esther Derby und Diana Larsen skizziert und im Lauf von mehr als 15 Jahren verfeinert wurde. Und so funktioniert es:
Schritt 1: Lege das Fundament für deine Retrospektive.
Denke wie ein*e Trainer*in, um eine erfolgreiche Sprint-Retrospektive zu organisieren. Stelle Grundregeln auf, plane eine Aufwärmübung und wähle Gesprächseinstiege aus, um eine Teamdiskussion zu starten. Im Folgenden findest Du einige Tipps für den Einstieg.
Stelle Grundregeln auf
Teamleitende können sich dafür entscheiden, die Teamdiskussion selbst zu moderieren oder ein Teammitglied als moderierende Person zu nominieren. Zu Beginn der Retrospektive erinnert die moderierende Person alle an das Ziel: die Fortschritte des Teams zu feiern und Möglichkeiten zu finden, beim nächsten Sprint noch besser zusammenzuarbeiten.
Finde eine Aufwärmübung
Autorin und Scrum Master Corinna Baldauf führt eine Liste mit Ideen für Icebreaker für Retrospektiven, die ein positives Zeichen für konstruktive Gespräche setzen. Moderierende mit großen Teams können es einfach halten und jede Person darum bitten, den Sprint mit nur einem Wort zu beschreiben.
Wähle einfache Gesprächseinstiege
Bei den meisten Retrospektiven werden offene Stichwörter verwendet, um Teamgespräche anzuregen, den Fortschritt zu verfolgen und Prozessverbesserungen vorzunehmen. Ein klassischer Gesprächsanstoß lautet Start/Stopp/Weiter („Start/Stop/Continue“), bei dem die Leitung der Retrospektive die Teammitglieder fragt,
- welche neuen Ansätze sie im nächsten Sprint ausprobieren möchten,
- was sie in diesem Sprint belassen möchten,
- welche bewährten Ansätze sie im nächsten Sprint fortsetzen möchten.
Für Designteams erscheinen diese Stichwörter möglicherweise zu taktisch, um kreatives Denken anzuregen. Am Institute for Design der Stanford University schrieb der Designforscher Satu Rekonen einen kreativen retrospektiven Ansatz namens Ich mag/Ich wünsche/Ich frage mich („I like/I wish/I wonder“) fest. Wenn die Teammitglieder über die Erfahrungen bei den Sprints nachdenken, vervollständigen sie die folgenden Sätze:
- Mir gefällt, dass ...
- Ich wünsche mir, dass ...
- Ich frage mich (oder was, wenn) ...
Schritt 2: Sammle Daten.
Nach dem Icebreaker kann die moderierende Person die während des Sprints erzielten Fortschritte des Teams zusammenfassen. Um zu gewährleisten, dass keine wichtigen Leistungen übersehen werden, kann sie die Mitglieder darum bitten, weitere wichtige Sprint-Erfolge und -Rückschläge in eine retrospektive FigJam-Vorlage einzutragen. Die Erfassung von Sprint-Reflexionen bringt alle auf den gleichen Stand und betont die Gelegenheit zu feiern, zu lernen und zusammenzuarbeiten.
Schritt 3: Gewinne Erkenntnisse.
Hier können deine Stichwörter ein Gespräch auf Touren bringen. Gib deinem Team einige Minuten Zeit, um auf jedes Stichwort zu antworten und gehe dann die Antworten gemeinsam durch. Was funktioniert gut? Was könnte besser sein? Welche neuen Ideen könnten funktionieren? Schematisierungs-Tools von Figma können dir bei der Beleuchtung produktiver Muster (oder unproduktiver Antimuster) helfen, die sich aus dem Input des Teams ergeben, wobei spezifische Beispiele aus dem Sprint erfasst werden.
Schritt 4: Entscheide, was anders gemacht werden soll.
Merke dir Bereiche mit Verbesserungspotenzial für den nächsten Sprint vor, sobald du Anregungen gesammelt hast. Welche Prozesse, Tools, Personen und Interaktionen könnten in Bezug auf die größten Probleme etwas bewegen? Ermutige das Team dazu, so konkret wie möglich zu sein, damit alle auf dem gleichen Stand sind. Die Teams können die Brainstorming-Vorlagen von FigJam verwenden, um Lösungen zu finden, Optionen zu besprechen und zu entscheiden, was sie weiterverfolgen möchten.
Schritt 5: Beende die Retrospektive mit einem Aktionsplan.
Sobald das Team eine anzustrebende Lösung gefunden hat, teile diese in umsetzbare Schritte auf. Für jede Maßnahme solltest du Prioritäten, Fristen, Teamzuweisungen und die erwarteten Ergebnisse festlegen. Versuche dies zu tun, solange das Team noch geeint und von neuen Ideen begeistert ist. Ein Rahmenwerk für Aufgabenverteilung und Verantwortlichkeiten sorgt für zusätzliche Transparenz, sodass das gesamte Team weiß, wer was wann tut. Vor dem Hintergrund eines aktiven Aktionsplans kann die moderierende Person die Retrospektive mit einem positiven Schlusssatz beenden.
Hinweise für Moderierende einer Sprint-Retrospektive
- Teile die agile „Prime Directive“. Der agile Experte Norm Kerth empfiehlt, Teams sollten sich im Vorfeld darauf einigen, dass „jedes Mitglied die bestmögliche Arbeit geleistet hat – sowohl in Bezug auf Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten zu diesem Zeitpunkt als auch auf verfügbare Mittel sowie die jeweilige Situation“. Teams, die Angst vor Kritik haben, werden so von der Gewissheit profitieren, dass die Retrospektive konstruktiv verlaufen wird.
- Binde das gesamte Team ein. Teammitglieder als wahrhafte Partner*innen und nicht nur als bloße Mitarbeitende einzubeziehen, kann Teams dabei helfen, „schnell zu arbeiten, ohne Schaden anzurichten“ und so einen langfristigen Mehrwert zu generieren.
- Nicke nicht einfach höflich. Die Aufgabe der moderierenden Person besteht darin, aktiv zuzuhören, das Gehörte zu erfassen und mit Aktionspunkte für das Team nachzufassen. Teammitglieder, die glauben, etwas bewegen können, sind bei der Arbeit glücklicher und machen ihr gesamtes Unternehmen produktiver.
- Vergiss nicht nachzufragen. Plane in regelmäßigen Abständen Nachbearbeitungsmeetings, um den Teams dabei zu helfen, die gewonnenen Erkenntnisse anzuwenden. Google bezeichnet dies als „closed-loop learning“, also einen geschlossenen Lernkreislauf.
Shortcuts zu intelligenten und kreativen Sprint-Retrospektiven mit FigJam
Jahrzehntelang setzten agile Teams auf Haftnotizen und einfache handgezeichnete Schaubilder, um Ideen im Rahmen von Sprint-Retrospektiven einzufangen. Diese physischen Artefakte lassen sich jedoch nicht immer einfach außerhalb des Kontexts modernisieren, teilen oder verstehen.
Heute unterstützen Dutzende FigJam-Vorlagen für Retrospektiven remote und hybrid arbeitenden Teams bei der Erfassung von Feedback, der Visualisierung von Lösungen, der Durchführung von Umfragen, der Prioritätensetzung und der Fortschrittskontrolle über verschiedene Sprints hinweg. Unsere engagierte Design-Community verbessert diese Tools ständig und ergänzt dynamische Elemente, Originalabbildungen und kreative Stichwörter.
Mit diesen Designtools zur Unterstützung des agilen Denkens deines Teams kannst du in kürzerer Zeit bessere Designs erstellen und gleichzeitig deine Teamarbeit stärken.
Quellen
[1] https://scrumguides.org/docs/scrumguide/v2020/2020-Scrum-Guide-US.pdf
[2] https://www.grin.com/document/1019668
[3] https://hbr.org/2016/04/the-secret-history-of-agile-innovation
[4] https://www.cio.com/article/237027/agile-project-management-a-beginners-guide.html
[5] https://www.fool.com/the-ascent/small-business/project-management/articles/sprint-retrospective/
[6] https://soundcloud.com/tirfpodcast
[7] https://carrcenter.hks.harvard.edu/files/cchr/files/22_voss.pdf