Was ist ein Projektstatusbericht?

Ganz gleich, ob du ein neues Produkt entwickelst, eine Marketingkampagne startest oder eine Website neu gestaltest – der Erfolg deines Unternehmens hängt davon ab, dass dein Projekt nach Plan verläuft. Ein Projektstatusbericht kann dir und deinem Team regelmäßig Updates über den Projektfortschritt liefern, einschließlich Zeitplänen, Kosten, abgeschlossener Arbeitsschritte und potenzieller Probleme.

Erfahre mehr über folgende Themen:

• Die Vorteile effektiver Projektstatusberichte
• So verfasst du einen Projektstatusbericht
• Gute Beispiele für Projektstatusberichte

Die Vorteile effektiver Projektstatusberichte

Ein ausführlicher Projektstatusbericht wird in der Regel wöchentlich bis monatlich erstellt, um:

• Für klare Kommunikation zu sorgen, damit alle Beteiligten jederzeit einen genauen Überblick über das Projekt erhalten
• Alle Beteiligten mit einzubeziehen, indem du Rollen und Verantwortlichkeiten bis hin zu den einzelnen Aufgaben und Fristen vergibst
• Die Kontrolle zu behalten, damit alle Beteiligten sicherstellen können, dass Meilensteine und Qualitätsniveaus erreicht werden
• Das Risiko zu reduzieren, indem du es den Teams ermöglichst, Probleme zu erkennen und selbst anzugehen, die das Projekt gefährden könnten
• Die Leistung zu verbessern, indem du den Teams dokumentierte Projektschritte gibst, aus denen sie lernen und durch die sie sich verbessern können

Was beinhaltet ein Projektstatusbericht?

Ein Projektstatusbericht umfasst in der Regel:

• Allgemeine Informationen wie Projektname, Kontaktinformationen des Projektmanagements, Berichtsaufbau sowie ausgewählte Workflows und Vorlagen
• Eine kurze Zusammenfassung mit wesentlichen Details wie Zielen, Fortschritten, Rückschlägen und Risiken FigJam bietet eine Vorlage für eine kurze Zusammenfassung, an der du dich orientieren kannst.
• Einen Überblick über den Projektstatus, der bestimmt, ob dein Projekt nach Plan verläuft, zu lange dauert oder etwas verbessert werden muss Verwende für die Überwachung des Projektstatus die FigJam Kaizen-Vorlage.
• Wichtige Projektmeilensteine mit zusätzlichen Details zu abgeschlossenen und noch anstehenden Aufgaben, Ergebnissen und Meilensteinen
• Links zu zugehörigen Berichten und Daten wie Details zum Ressourcenmanagement, Daten zum Risikomanagement, Kennzahlen zum Fortschritt und KPIs sowie einen vollständigen Zeitplan des Projekts
• Projekthindernisse, die den Fortschritt verlangsamen oder ganz zum Erliegen bringen könnten Die Lückenanalyse von FigJam erleichtert den Vergleich des aktuellen Projektstatus mit den Projekterwartungen.

So verfasst du einen Statusbericht in 5 Schritten

Du weißt nicht genau, wie du einen Statusbericht verfasst? Du musst nur folgende fünf Schritte befolgen:

1. Liste alles auf, was der Bericht umfassen sollte. Über die Seitenleiste kannst du mit dieser Liste beginnen.
2. Fasse wichtige Informationen zusammen. Schreibe anhand der gerade erstellten Liste alle benötigten Informationen zusammen, sodass du das Budget, den Zeitplan und andere wichtige Informationen immer im Blick hast. Besprich mit wichtigen Beteiligten, ob du an alles gedacht hast.
3. Wähle eine Vorlage für einen Statusbericht aus. Figma bietet eine Vorlage für einen Projektstatusbericht, mit der du wichtige Projektinformationen festhalten und im Blick behalten kannst.
4. Erstelle eine Gliederung. Erstelle anhand der von dir gewählten Vorlage eine Gliederung zu deinen Informationen. So kannst du darüber entscheiden, welche Abschnitte des Berichts für den Erfolg deines Projekts gerade am relevantesten sind.
5. Verfasse deinen Statusbericht und bearbeite ihn dann. Fülle deine Vorlage anhand der von dir zusammengefassten Informationen aus. Füge bei Bedarf Links zu nützlichem Material hinzu, um Kontext bereitzustellen. Danach überarbeitest du deinen Bericht noch einmal, um sicherzustellen, dass er klar und deutlich formuliert ist.

5 Tipps für bessere Projektstatusberichte

Finde deine Zielgruppe heraus. Welche Informationen du in deinen Projektstatusbericht aufnimmst, hängt davon ab, mit wem du ihn teilst. Dein Führungsteam erwartet eine ausführliche Zusammenfassung des Projektfortschritts inklusive wichtiger Geschäftskennzahlen. Dein Design- oder Entwicklungsteam benötigt möglicherweise mehr Informationen zu den jeweiligen Aufgaben und Fristen, um die Arbeit erledigen zu können.

Mach es nicht zu kompliziert. Verwende eine leicht verständliche Sprache. Beschränke deinen Projektstatusbericht auf eine Seite und nur auf wesentliche Informationen.

Zeige Fortschritte und Erfolge auf. Läuft dein Projekt nicht wie geplant? Verweise auf dieses Problem in deinem Bericht als anzugehenden Aktionspunkt. Hebe jedoch auch alle großen Erfolge hervor, um dein Team zu motivieren, weiter voranzukommen.

Nutze ein ansprechendes Layout. Ein gut formatierter, visuell ansprechender Statusbericht ist einfacher zu überfliegen, lesen und verstehen. Farben, Schriftarten und Symbole helfen dabei, sich in dem Bericht zurechtzufinden.

Mache den Bericht leicht zugänglich. Teile deinen Projektstatusbericht in einem wöchentlichen oder zweiwöchentlichen Status-Meeting. Besprich dann mit deinem Team den einfachsten Weg, wie sie darauf zugreifen können – sei es per E-Mail, Chatnachricht oder über ein kollaboratives Online-Tool wie FigJam.

Verfasse mit FigJam einen effektiven Projektstatusbericht

Im Online-Whiteboard von FigJam kannst du direkt mit dem Brainstorming beginnen und Ideen für deinen Projektstatusbericht austauschen. Oder du probierst eine unserer vorgefertigten Brainstorming-Vorlagen aus, um:

• 24 Stunden lang Informationen von wichtigen Beteiligten zu erhalten, ohne sich anmelden zu müssen.
• Dafür zu sorgen, dass sich die Teams selbst ausdrücken können, indem Sie Emojis, Bilder und Links zu wichtigen Informationen hinzufügen.
• Elemente zwischen Figma und FigJam zu teilen, die dir beim Erstellen des Statusberichts helfen.

Sieh dir die Tipps von FigJam an, wie du das Brainstorming und Feedback optimal nutzen kannst. Nach dem Brainstorming kannst du die kostenlose Vorlage für einen Projektstatusbericht von FigJam verwenden und deinen Bericht erstellen.

Bist du bereit, loszulegen?

Quellen

[1] https://www.theprojectgroup.com/blog/en/project-status-report/#Chapter1eport-checklist

[2] https://www.planacademy.com/7-tips-to-help-you-create-an-effective-project-status-report/

[3] https://pmtips.net/resources/project-status-reporting

[4] https://elearningindustry.com/project-status-reporting-dos

[5] https://www.projectmanagement.com/blog/blogPostingView.cfm?

[5] https://thedigitalprojectmanager.com/projects/communication/project-status-report-guide/