Wie Qonto die Durchlaufzeiten in der Finanzbranche verkürzt und PDE-Teams zusammenbringt

Wenn Produkt-, Design- und Entwicklungsteams (PDE-Teams) gemeinsam an Lösungen arbeiten, die ihren Kund*innen das Leben leichter machen, dann haben sie auch selbst effiziente Lösungen verdient.

Das Pariser Unternehmen Qonto erleichtert 300.000 Unternehmen weltweit die Mühen der Finanzverwaltung und bietet dafür unter anderem Bankdienstleistungen, Ausgaben- und Rechnungsmanagement an. Effizienz, Genauigkeit und Pünktlichkeit sind die Eckpfeiler des Produkts. Und diese werden auch von all denen gelebt, die an der Produktentwicklung mitwirken.

„Über 400 Angestellte sind bei Qonto mit Produktdesign und -entwicklung beschäftigt, darunter Designer*innen, Programmier*innen, UX-Entwickler*innen, Produktmarketingmanager*innen und viele andere“, sagt Aryaman Mandhana, Senior Lead, Product Design bei Qonto. „Die meisten von uns sind im Herzen Macher. Wir lieben es, Neues zu schaffen. Um Produkte in großem Maßstab zu entwickeln, bedarf es jedoch einer enormen kollaborativen Kraftanstrengung. Dabei haben uns Figma und FigJam in den letzten Jahren geholfen. Denn wir konnten unsere Arbeitsabläufe in den Bereichen Produkt, Design und Entwicklung optimieren.“

Das Team von Qonto arbeitet nach einem regelmäßigen Release-Zyklus, der sogar während eines großen Rebrandings im Jahr 2022 durchgezogen wurde... Ein Prozess, der sich stark auf Figma stützt, wie Marion Echevard und Gabrielle Houeix in ihrem Vortrag auf der Schema London 2022 – der Design-System-Konferenz von Figma – erklären.

Das große Rebrandings hat unter anderem eine bessere Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Qonto-Teams bewirkt. Wir haben also noch einmal nachgefragt: Wie kommen Figma und FigJam im Unternehmen konkret zum Einsatz?

Herausragende Kundenerlebnisse schaffen... und zwar effizient

Was motiviert die PDE-Teams bei Qonto? Sie alle wollen Nutzer*innen mit ihren Produkten begeistern. Dafür müssen die Produkte einen Mehrwert liefern und auf Anhieb funktionieren. Für Aryaman liegt der Schlüssel dazu in der Effizienz, d. h. in der Verkürzung von Durchlaufzeiten und der fehlerfreien Bereitstellung von qualitativ hochwertigen Leistungen.

„Die Durchlaufzeit ist die Zeit zwischen dem Erkennen eines Bedarfs und der Auslieferung des fertigen Produkts an unsere Kunden*innen“, sagt er. „Unser Ziel ist es, alle paar Wochen neue Funktionen zu veröffentlichen. Und weil wir ständig mehrere Projekte am Laufen haben, müssen wir sehr effizient arbeiten. Wir reduzieren überflüssige Tools auf ein Minimum, um die Dinge so einfach wie möglich zu halten. Das war ein wichtiger Faktor bei unserem Wechsel zu Figma.“

Da die Teams in ganz Europa verstreut sind, findet die meiste Zusammenarbeit remote statt und die PDE-Teams von Qonto nutzen FigJam für das Brainstorming von Ideen. Produktteams – bestehend aus Produkt- und Produktmarketingmanager*innen, Produktdesigner*innen, UX-Entwickler*innen und Programmier*innen – arbeiten unabhängig und eigenständig an der Produktentwicklung. Sie müssen die Historie des jeweiligen Dienstes oder der Funktion verstehen, an deren Verbesserung sie gerade arbeiten.

„Wenn wir an neuen Versionen arbeiten, müssen wir zuerst verstehen, was wir schon haben. Wir verwenden unsere visuellen Spezifikationen des bestehenden Produkts in Figma als Ausgangspunkt und arbeiten dann von dort aus“, sagt Aryaman. „Einer der Hauptgründe für die Verwendung von FigJam ist, dass die Struktur eines Screens und alle Bibliotheken beim Kopieren und Einfügen früherer Designs aus Figma erhalten bleiben. Allein das hat sich spürbar auf den Prozess ausgewirkt.“

FigJam hat sich als wesentlich für die Demokratisierung der Produktentwicklung innerhalb des Unternehmens erwiesen. Durch die Klarheit und Benutzerfreundlichkeit von FigJam können in der Konzeptionsphase nun auch Leute mitreden, die sonst nicht täglich mit Design-Tools arbeiten. So kommen Web-, Mobile- und UX-Entwickler*innen mit Produkt- und Produktmarketing-Manager*innen zusammen, um Ideen zu diskutieren und zu strukturieren.

„Ohne FigJam könnten wir nicht die Sichtweisen aller mit einbeziehen", sagt Aryaman. „Wir verarbeiten eine Menge komplexer Informationen, aber mit FigJam können wir Entscheidungen trotzdem schnell treffen.“ Oft sind es 20 Personen, die gleichzeitig mit Notizzetteln und Kommentaren Feedback geben.

„Marken- und Produktmanagement arbeiten jetzt besser zusammen. Produktmanager*innen lieben den Prozess, obwohl sie früher nie an Projekten beteiligt waren“, fügt Marion, Expertin für Design-Systeme bei Qonto, hinzu. „Sie stellen regelmäßig Fragen in Figma und FigJam und machen Vorschläge. So können wir andere Teams außerdem in Sachen Design schulen.“

FigJam wird in der Findungsphase eingesetzt, während Figma Qontos bevorzugte Plattform für das Produktdesign ist. Mit gemeinsam genutzten Bibliotheken und verschiedenen Ordnern – nach Funktionen oder Projekten – ist sie zur Grundlage für teamübergreifende Zusammenarbeit geworden.

„Bei Problemen oder Fragen treffen wir uns in einem Andon-Meeting. Jede*r unterbricht seine oder ihre Arbeit und kommt in die Figma-Datei. Wir schreiben unsere Kommentare auf, sammeln schnell Feedback und diskutieren Lösungen. So können wir zusammenarbeiten, wo auch immer wir sind in der Welt. Mit Figma können wir Dinge einfach klären und schneller designen.“

Figma hat auch die Übergabe an Entwickler*innen erleichtert. Nach der Design-Übergabe erhalten diese Bearbeitungsrechte, um Komponenten weiter bearbeiten zu können. Mit vollem Zugriff auf alle Bibliotheken und Dateien in Figma können sie die Details genau nachvollziehen.

„Wenn wir jetzt etwas ändern, übergeben wir einen ganzen Zweig des Produkts“, sagt Marion. „Entwickler*innen können alles sehen, was sich möglicherweise ändern kann. Dadurch haben sie mehr Autonomie und können die Effekte all ihrer Anpassungen sehen… und das reduziert Fehler.“

Auch die Dokumentation und die Namensgebung wurden verbessert, gleichzeitig wurden die alten Dateien bereinigt. „Wir konnten 138 auf 31 Farben reduzieren“, sagt Marion. „Wir haben jetzt ein eigenes Team für das Design-System und eines für die visuellen Spezifikationen. So konnten wir die Tech- und Marketingteams näher zusammenbringen.“

Wie wirkt sich das alles auf die Durchlaufzeit aus?

„Wir haben unsere Durchlaufzeit erheblich verkürzt, indem wir die Übergabe der Spezifikationen an die Entwickler*innen mit Figma optimiert haben“, sagt Aryaman.

„Insgesamt sind dadurch weniger Schritte im Arbeitsablauf nötig. Und Figma hat die Arbeitsbelastung im Team um 30 % verringert. Zwei Prozesse sind dank der intelligenten Nutzung von Figma als Datenquelle komplett weggefallen.“

Dank der verbesserten Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen arbeitet Qonto jetzt nahtloser, mit strafferen Workflows, besseren Spezifikationen und letztlich auch besseren Produkten.