Wie PayFit HR-Technologie durch Design für alle zugänglich macht

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften hat HR-Abteilungen schon immer vor Herausforderungen gestellt. Diese wurden 2020 mit der Einführung neuer Richtlinien für Remote-Arbeit, Gesundheitsinitiativen sowie Trainings- und Entwicklungspläne noch größer.

Damit Mitarbeiter*innen in der Lohnbuchhaltung den Anschluss nicht verlieren, müssen HR-Technologien anpassungsfähig, automatisiert und intuitiv sein. Dafür müssen Problemlöser*innnen aus Product, Design und Entwicklung Hand in Hand zusammenarbeiten.

Das in Paris ansässige Unternehmen PayFit hat dies mit einem innovativen Ansatz für Design und Produktentwicklung erreicht und konnte so mit einem rasanten Umsatzwachstum zu einem von Frankreichs größten Einhörnern werden.

PayFit ist eine SaaS-Plattform (Software as a Service), die sehr kleine Unternehmen und KMU bei der Verwaltung ihrer Lohnabrechnungsprozesse unterstützt und wurde von Grund auf für Flexibilität konzipiert. Eines der Ziele des Unternehmens ist es, dass jeder Anwender, auch ohne HR- oder Lohnbuchhaltungsexpert*in zu sein, die Daten der Mitarbeiter*innen einfach verwalten kann. Und diese Aufgabe erforderte sowohl aus der Design- als auch aus der Coding-Perspektive besondere Überlegungen. Und genau hier kam Figma ins Spiel.

Low-Code als Wegbereiter für Geschwindigkeit

Der Gedanke hinter der Gründung von PayFit war ein Produkt, das für HR- und Lohnbuchhaltungs-Expert*innen ohne Programmierkenntnisse genauso einfach zu verwenden ist wie für Entwickler*innen ohne Erfahrung in der Lohnbuchhaltung.

Dabei fanden die Gründer eine innovative Lösung: eine Low-Code-Programmiersprache namens JetLang, die die Geschäftslogik von dem für die Softwareentwicklung verwendeten Code trennt, damit sich beide Teile dieses Puzzles unabhängig weiterentwickeln können. Die Jetlang-Plattform von PayFit bietet Bausteine, mit denen Anwender*innen ohne technische Kenntnisse das Benutzererlebnis schnell und problemlos an neue behördliche Vorschriften anpassen können.

„Als zum Beispiel die neuen Covid-Lohnbuchhaltungsvorschriften eingeführt wurden, konnten wir dank JetLang unser Produkt in nur wenigen Wochen für alle Länder rechtzeitig für die nächste Gehaltsabrechnung unserer Kund*innen überarbeiten“, erklärt JetLang Platform Design Director Eleonore de Lusignan.

Umfassende Design-Plattform

Bis dahin arbeitete das interdisziplinäre Team von PayFit aus Designer*innen der Bereiche Produktdesign, Branding, Content-Design, Anwenderforschung und Design Operations mit Sketch, InvisionApp und Abstract an der Produktentwicklung. 2020 sollte sich das Design-Team allerdings verdoppeln und der Wechsel zwischen verschiedenen Tools wurde durch die Remote-Arbeit der Teams zu einer noch größeren Herausforderung. Es musste eine Lösung her, die end-to-end genutzt werden konnte.

„Figma entsprach unseren Erwartungen bei der Preisgestaltung. Außerdem brauchten wir eine Lösung, die unserem Team eine nahtlose Erfahrung bot, da wir in Frankreich, Spanien, Großbritannien und Deutschland verteilt sind und aufgrund von Covid vollständig remote arbeiteten“, so Eleonore. „Es ist die beste Möglichkeit, das Benutzererlebnis über alle Kontaktpunkte hinweg einheitlich zu gestalten.“

Durch den Wechsel zu Figma fand das Team nicht nur ein Tool, das all seine Anforderungen erfüllte und allen Beteiligten die Möglichkeit gab, in Echtzeit mitzuarbeiten, es erhielt auch bessere Kontrolle über die Nutzung von Komponenten und Vorlagen sowie eine einheitliche Umsetzung der Designs in JetLang.

„Das Team beschloss, eine eigene Figma-Bibliothek mit Komponenten zu erstellen, die replizierten, was Produktentwickler*innen in JetLang umsetzen können“, erklärt Eleonore. Das machte es ihnen leichter, die Richtlinien für das Benutzererlebnis zu befolgen, verbesserte die Konsistenz und ermöglichte PayFit das nahtlose Testen hybrider Benutzererlebnisse, die sowohl Fullstack-Code als auch JetLang-Low-Code verwendeten.

„Die Auswirkungen sind enorm“, schildert Product Designer Francis Gading. „Dank Figma sind asynchrone Design-Prüfungen jetzt viel einfacher. Die JetLang-Produktentwickler*innen arbeiten bei der Verbesserung und Validierung der neuen Benutzerabläufe mühelos mit unseren Content-Designer*innen zusammen und führen dann einen Usability-Test in einer JetLang-Testumgebung mit echten Kundendaten aus.

„Letztendlich sparen wir Zeit beim Prüfen von Arbeit, die mit Low-Code implementiert wird, und stellen gleichzeitig sicher, dass unsere App einfach zu bedienen ist und unseren Kunden ein angenehmeres Benutzererlebnis bietet.“

Ansprechende Benutzererlebnisse schaffen

Abseits der Produktentwicklung hat PayFit Figma genutzt, um andere Abteilungen miteinander abzustimmen, und so den Wert der Plattform für Gruppen aufgezeigt, die sich traditionell nicht als „Designer*in“ sehen würden.

„Seit wir Figma verwenden, besteht die Hälfte unserer Bearbeiter*innen aus ‚Nicht-Designer*innen‘ aus unseren Marken- und Content-Teams. Wir mussten diesen Ansatz aufgreifen und Onboarding-Materialien erstellen, die für unsere Benutzer*innen unabhängig von ihrem Hintergrund geeignet sind“, erzählt Brand Designer Chloé Batiot. „Das Tool war für alle neu, insbesondere für Nicht-Designer*innen. Deshalb haben wir eine interaktive Figma Onboarding-Broschüre erstellt, um die Grundlagen zu erklären, einen Hub für Markenrichtlinien entwickelt und auch unsere gesamte Design-System-Bibliothek zu Figma migriert.“

Eines der Ergebnisse dieser „Demokratisierung“ des Designs ist, dass PayFit leicht anpassbare Designvorlagen erstellt hat, sodass das Design für Marke, Content und Marketing skaliert werden kann, ohne das Kern-Designteam in Anspruch nehmen zu müssen.

Darüber hinaus wurde die Abstimmung zwischen unterschiedlichen Abteilungen im gesamten Unternehmen verbessert.

„Bei unserer Customer Journey hatten wir vor Figma keine einheitlichen Komponenten für unsere Akquise-Website und unser Produkt“, erklärt Sylvie Nguyen, Design System-Produktdesignerin. „Dank der Figma-Bibliotheken können wir unsere Komponenten neu strukturieren, damit sie über alle Benutzererfahrungen geteilt werden können. Bei unserer Illustrationsbibliothek ist das bereits der Fall; sie wird von Marke und Produkt gemeinsam genutzt. Das Ziel ist es, Kund*innen eine reibungslosere Übergabe zum Produkt zu ermöglichen. Weil alles in Figma vorhanden ist können wir Prototypen erstellen und mit zwei Teams parallel arbeiten.“

Einheitlichkeit und Autonomie für 450 Benutzer*innen

Anfang 2023 hatte PayFit über 100 Figma-Bearbeiter*innen und 350 Betrachter*innen in Frankreich, Großbritannien, Spanien und Deutschland, und konnte eine Verbesserung der Zusammenarbeit, Produktivität und Konsistenz feststellen. „Egal, ob Design, Product, Entwicklung oder Marketing: Alle können nahtlos in Figma arbeiten und haben ein gemeinsames Bewusstsein für ihren Produktbereich und die Vision des Unternehmens", erzählt Eleonore.