Digitalagentur Flat 101 vertieft Kundenbeziehungen mit neuen Wegen der Zusammenarbeit

Für Flat 101, eine digitale Beratungsagentur, legt ganz besonders großen Wert auf ihre Kundenbeziehungen.Das Unternehmen mit 250 Mitarbeiter*innen hat seinen Hauptsitz in Spanien, dier Kundschaft ist aber über ganz Europa sowie Nord-, Mittel- und Südamerika verteilt. Flat 101 ist eins der erfolgreichsten digitalen Marketingunternehmen mit Kompetenz in den Bereichen UX/UI, Conversion Rate Optimisation (CRO), digitale Analyse, Übernahme und Entwicklung und bedient dabei ganz verschiedene Branchen– von Banken und Versicherungen über Unternehmen der Freizeitbranche bis hin zu Medien-und Einzelhandelsunternehmen. Die besondere Beziehung zu den Ansprechpersonen bei seinen Kund*innen ist für Flat 101 ein enorm wichtiger Erfolgsfaktor.

„Wir arbeiten sehr eng mit unseren Kund*innen zusammen, als wären wir ein großes Team“, so Gabriel Peris, User Experience and CRO Lead bei Flat 101. „Es ist wichtig, dass wir Vertrauen zueinander aufbauen und dass beide Seiten Verantwortung für ihre Arbeit  übernehmen..“

Gabriel und sein Team unterscheiden sich unter anderem dadurch von anderen Dienstleistern, dass die Designer*innen bei Flat 101 meist für verschiedene Kund*innen gleichzeitig arbeiten. So können die Angestellten von Flat 101 in verschiedenen Bereichen, Arten von Projekten und Branchen Erfahrungen sammeln. Das bedeutet auch, dass Flat 101 immer den oder die passenste*n Expert*in dem am besten geeigneten Projekt zuweisen kann, damit die Kund*innen den besten Service erhalten.

Dabei müssen alle aufeinander abgestimmt sein. Aufgrund des schnellen Zuwachses an Kundschaft und Projekten im Jahr 2021 entschied sich die UX-Abteilung von Flat 101, die Designdateien besser zu organisieren, um alle Stakeholder immer auf dem Laufenden zu halten.

Eine zentrale Informationsquelle

Deshalb entschied sich Flat 101 für eine intensivere Nutzung von Figma und FigJam – und damit für eine neue Arbeitsweise. Zu Beginn von Projekten laufen Co-Kreation und Nutzeranalysen über FigJam. Figma kommt bei der Umsetzung von Designs zum Einsatz.

„Wir mussten die geteilten Dateien so organisieren und strukturieren, dass alle Kund*innen, alle Stakeholder, alle Designer*innen und digitalen Marketer in unserem Team jederzeit Zugriff haben“, so Daniel Bueno, User Experience Lead bei Flat 101.

Die neue Workflow-Struktur wurde von einem engagierten Team aus Lead Designer*innen entwickelt. Mittlerweile folgen alle Projekte dem neuen Prozess in FigJam und Figma. Dabei hat sich Folgendes verändert:

Seitenstruktur: Eine Vorlage, die die allgemeine Struktur der Datei mit den erforderlichen Objekten detailliert aufzeigt. Je nach Projekt organisiert Flat 101 die Dateien in „Wireframe“, „Design“ oder auf vertikalen Seiten. Im letzten Beispiel wurden die Dateien in „Wireframe“ oder „Design“ unterteilt.

Organisation der Designs und Flows: Jede Seite für „Wireframes“ und „Designs“ ist nach Flows organisiert. Die Teams arbeiten mit Objekten, um alles intuitiver zu gestalten. Flat 101 verwendet beispielsweise Kartenkomponenten, um anzugeben, wo Flows und Subflows beginnen, und um die verschiedenen Varianten für eine einzelne Seite aufzulisten. Zudem sind die Statusstufen für die Designarbeit standardisiert, sodass PMs, Entwicklungsteams und andere Stakeholder über die aktuelle Lage jedes Flows informiert werden. Designer*innen verwenden das Auto-Layout, um Bildschirm-Flows in Zeilen und Spalten zu organisieren.

Protokollierung und Bearbeitung von Iterationen: Schließlich definiert Flat 101, wieNutzer*innen Iterationen im Version Log von Figma speichern und dokumentiert alles in einem internen Wiki. Bei Projekten mit Stakeholdern, die Figma möglicherweise noch nicht kannten, nutzt Flat 101 auch visuelle Objekte, um alle Versionen zu protokollieren.

„Mit diesem System haben wir unseren Workflow optimiert und präsentieren Screen Flows sowohl intern als auch für Stakeholder nun anders“, so Manuel León, Experience UX Consultor bei Flat 101. „Für mich gehören die Specs-Boxen zu den nützlichsten Funktionen. Wir verwenden sie, um Funktionen mit Front-End-Entwickler*innen zu kommunizieren und ihnen mitzuteilen, wie die Dinge genau funktionieren sollen.“

Beschleunigung des Design-Prozesses

Die Verwendung von Figma und FigJam fand bei der Kundschaft von Flat 101 auch sofort Anklang. „Als wir unserer Kundschaft dieses gemeinsame Rahmenwerk zum ersten Mal gezeigt haben, ergab es sofort für alle Sinn. Alle konnten nachvollziehen, wo sich Dateien befinden und wie sie funktionierten“, sagt Peris. „UX-Designer*innen, UI-Designer*innen, Projektmanager*innen, Copywriter und Kund*innen greifen alle auf die gleichen Dateien und Ordner zu und können die Struktur sofort nachvollziehen.“

Das brachte auch intern Vorteile mit sich. Da die digitalen Fachleute von Flat 101 häufig zwischen Projekten und Kund*innen wechseln, dürfen sie keine Zeit bei der Dateisuche verlieren.

Die Zeit, die Designer*innen und Kund*innen für die Projektabwicklung benötigten, wurde erheblich reduziert. Und weniger Fehler passieren dabei auch. „Bevor wir dieses Rahmenwerk mit Figma nutzten, mussten Leute kompliziert nach Dateien suchen. Sie konnten Strukturen nicht sofort nachvollziehen und mussten häufig PMs oder andere Kolleg*innen nach dem Status bestimmter Flows fragen“, erklärt Daniel.

„Durch die Zusammenarbeit mit so vielen Kund*innen besteht immer die Gefahr, dass wir unsere Identität in Bezug auf unsere Prozesse und unser Fachwissen verlieren. Unser neuer Prozess in Figma ermöglicht es uns, unsere Arbeitsmethoden selbst zu bestimmen und unsere Philosophie und Methodik in allem, was wir tun, zu verankern.“