Freiform vs. strukturiert: Wie Amadeus mit einem kombinierten Ansatz das Reiseerlebnis verbessert

Bei der Entwicklung digitaler Lösungen, die von Millionen Menschen genutzt werden, sind Kreativität und Struktur gleichermaßen von Bedeutung. Dieser Überzeugung ist Alice Boissonnat, Principal UX Designerin bei Amadeus, die in den letzten Jahren versucht hat, diesen beiden Faktoren vermehrt Beachtung zu schenken.

Amadeus ist ein führender Anbieter von Technologie für die globale Reise- und Tourismusbranche, der Unternehmen und Verbraucher*innen hilft, sich mit dem Reise-Ökosystem zu verbinden. Die Lösungen unterstützen Fluggesellschaften und Flughäfen, Hotels und Eisenbahnen, Suchmaschinen, Reisebüros, Reiseveranstalter und andere Akteur*innen der Reisebranche dabei, ihre Geschäfte zu betreiben und ihre Reisenden besser zu bedienen – und das jedes Jahr milliardenfach und überall auf der Welt.

Seit sie vor ein paar Jahren zu Amadeus kam, arbeitet Alice an einem Projekt namens Traveler ID, das dazu dient, Reisedokumente vor Antritt der Reise zu digitalisieren und zu überprüfen, um den Fluggästen am Flughafen Zeit zu sparen. Das Projekt, an dem knapp 50 Fachleute aus den Bereichen UX, Vertrieb, Produktmanagement und Technik auf drei Kontinenten beteiligt sind, ist Teil von Nexwave, dem Business-Inkubator und Accelerator von Amadeus. Nexwave identifiziert und entwickelt transformative Geschäftsideen, die das Reiseerlebnis von heute und morgen gestalten. Dafür braucht es Kreativität und Organisation.

„Der Designprozess wird begleitet von Momenten des Glücks, der Reflexion, der Flucht und der Freiheit, die uns letztlich dazu antreiben, innovative Ideen zu finden, um die Probleme der Nutzer*innen zu lösen“, verrät Alice. „Dabei gilt es aber auch, Mitwirkende einzubeziehen, zuzuhören und ein sehr unsicheres Konzept in eine konkrete und validierte Lösung umzuwandeln, die strukturiert und detailgenau gestaltet ist.“

Alice beschreibt diese beiden Konzepte als Freiform- und strukturiertes Design. Ihrer Ansicht nach sollte ihnen im Designprozess die gleiche Aufmerksamkeit zuteil werden: der Freiform-Ansatz, um die Entwicklung von Ideen zu fördern, und das strukturierte Vorgehen, um den Fokus auf Genauigkeit, Präzision und Umsetzung zu richten.

Figma und FigJam sind für beide Konzepte von entscheidender Bedeutung. Und wie lassen sich beide Konzepte damit realisieren?

Einen offeneren Designprozess schaffen

Verschiedene Teams bei Amadeus nutzten zunächst Figma und setzen seit Kurzem auch FigJam ein, weil sie erkannten, dass sie ihre Arbeitsweise anpassen mussten, um im Designprozess einen leichter zugänglichen und offeneren Weg einzuschlagen. Das Tool, das sie zuvor verwendet hatten, gestaltete die Zusammenarbeit mit den Beteiligten aus den Bereichen Produktmanagement und Entwicklung und dem oder der Product Owner*in in der Entdeckungsphase schwierig. Daher brauchte es eine Möglichkeit, sowohl asynchrones als auch synchrones Feedback zu optimieren.

„Wir müssen alle Beteiligten, unsere Kundschaft und das Team an einen Tisch bringen. Allerdings ist es alles anderes als einfach, das immer im selben Raum mit einem physischen Whiteboard zu realisieren“, sagt David Trastour, Head of Product bei Amadeus Traveler ID. „Figma hilft uns zwar bei der Produktentwicklung, aber FigJam lädt buchstäblich zur Zusammenarbeit ein. Es ist zugänglicher und offener konzipiert. Jeder fühlt sich automatisch wohl und beteiligt und es macht dazu noch jede Menge Spaß.“

David zufolge ist dieses Gefühl der Freiheit für den kreativen Prozess entscheidend, besonders in der Konzeptphase. Da kommt der Freiform-Ansatz ins Spiel.

Wie FigJam „grenzenlose Kreativität“ fördert

Ein strukturierter Ansatz, der einem starren Designsystem folgt, kann Innovation leicht ausbremsen. „Designsysteme sind natürlich absolut wichtig, können sich aber manchmal nachteilig auf die Kreativität auswirken“, so Alice.

Deshalb gewinnt der Freiform-Ansatz bei Amadeus zunehmend an Bedeutung. Hier gilt es nur eine Regel zu beachten: offen für Feedback zu sein.

„Im Gespräch mit den verschiedenen UX-Teams bei Amadeus haben wir festgestellt, dass jedes Nutzerproblem einzigartig ist. Dafür folgen wir keinem formalen Designprozess oder sonstigen Regeln“, entgegnet Alice. „Wir passen unsere Vorgehensweise ausgehend vom Feedback unserer Nutzer*innen, unserer Kundschaft sowie unseren Produkt-, Design- und Technikteams an. Und an diesem Punkt kann es einschränkend sein, einem Designsystem unterworfen zu sein.“

Alices Team ist der Meinung, dass die Kombination von FigJam und Figma grenzenlose Kreativität ermöglicht. „In FigJam können wir ein einfaches Diagramm verwenden, etwa ein paar Rechtecke oder etwas Ähnliches, das unsere Idee repräsentiert, was ein großer Pluspunkt für Nicht-Designer*innen ist. Und mit den erweiterten Funktionen von Figma können erfahrenere Produktdesigner*innen dann schließlich ihrer Kreativität freien Lauf lassen.“

„Wenn wir eine Komponente entfernen müssen, um das Unmögliche möglich zu machen, benutzen wir das Pipetten-Tool statt einer Farbvariablen ... oder wir fertigen eine Zeichnung auf einem Blatt Papier an und integrieren es als Illustration. Ganz so, wie es uns gerade ins Konzept passt.“

Im Zuge des Prozesses hat Alice mit einem „Divergenz“-Bereich in den FigJam-Dateien experimentiert, damit für alle leicht nachvollziehbar ist, wie die verschiedenen Ideen entstanden sind. Sobald die Ideen zunehmend Gestalt annehmen, kommen die Beteiligten zusammen und erarbeiten gemeinsam eine Lösung. Da sich die Teammitglieder in verschiedenen Ländern und Zeitzonen befinden, ist asynchrones Feedback ein wichtiger Teil des Prozesses.

Die Teammitglieder verwenden Sprachmemos oder Loom-Videos, obwohl überwiegendKommentare und Notizen für die Kommunikation zum Einsatz kommen. Und um Klarheit zu schaffen, verwendet das Team ein System, mit dem sich das Feedback klassifizieren lässt. So sind Notizen mit Texten wie „Ich möchte wissen“, „Gut zu wissen“, „Forschungsfrage“, „Pro“ und „Contra“ beschriftet, damit leicht zu erkennen ist, wie wichtig, relevant und dringlich ein Kommentar ist.

„Ein flexibler gestalteter Freiform-Ansatz, der sich nicht ausschließlich auf das Designsystem stützt und nicht zwangsweise allen Regeln folgt, hat die Konzeptentwicklung beschleunigt. Und unser Feedback-Mechanismus sorgt dafür, dass alle an einem Strang ziehen“, berichtet Alice. „Mit FigJam und Figma können wir die Anzahl der Iterationen in der Ideenfindungsphase halbieren.“

Eine zentrale Informationsquelle in Figma schaffen

Kurz bevor das Konzept steht, ist es natürlich an der Zeit, für etwas mehr Struktur zu sorgen.

„Das ist fast so, als hätte man die Pläne für ein Haus mit der entsprechenden Baugenehmigung“, erklärt Alice. „Wenn das Haus dann schließlich gebaut werden soll, muss man sich an die bauliche Struktur halten, damit es nicht auseinanderfällt."

In Figma sind die Produktdateien nach Versionen strukturiert und werden als „Informationsquelle“ betrachtet.

„Die Struktur dieser Dateien sollte so gut wie möglich auf die Arbeit der Entwickler*innen und unser Designsystem – die Amadeus Design Factory – zugeschnitten sein und gleichzeitig sicherstellen, dass sie dieselbe Architektur und dieselben Namenskonventionen verwenden, von den Design-Token bis zu den stärker strukturierten Komponenten“, so Alice.

„Dank der leistungsstarken Funktionen von Figma sind wir einen Schritt weitergegangen und haben die komplexen Komponenten des Designsystems in besser verständliche Einheiten zerlegt, indem wir die Atomic-Design-Methodik bis zum Äußersten praktiziert haben: vom Design-Token über die Vorlage bis zur Seite ist alles eine Komponente. Jeder Bildschirm unserer Produktdatei ist eine Hauptkomponente, und alle Darstellungen – ob zur Veranschaulichung von Nutzerflows, Prototypen oder Marketingpräsentationen – sind Instanzen.“

Diese Organisation erfordert ein hohes Maß an Präzision, denn vom Token bis zur Seite muss nichts entfernt werden. Nachdem diese neue Vorgehensweise jedoch angenommen und verstanden wurde, stellte das Team fest, dass sie jede Menge Zeit spart. Alice schätzt, dass das Team dank Figma Designanpassungen 10 Mal schneller vornehmen kann.

Einer der Gründe dafür ist, dass die Designer*innen vor dem Einsatz von Figma stundenlang versucht haben, die Arbeit der anderen nicht zu überschreiben. „Mit Figma ist unser Arbeitsalltag friedlicher und harmonischer geworden“, fügt Maeva Cecchi, UX-Designerin für Amadeus Discover, ein weiteres Projekt des Amadeus Nexwave Portfolios, hinzu. „Unser internationales Team arbeitet ‚Seite an Seite‘ auf demselben Bildschirm mit leistungsstarken Komponenten, Kommentaren und bequem zugänglichen Online-Dateien.“

Dreimal schneller Ideen sammeln

Alice sagt, dass sich der kombinierte Ansatz aus Freiform- und strukturiertem Design auszahlt. In der Entdeckungsphase hatte das eine bessere Zusammenarbeit und eine schnellere Abstimmung zur Folge. „Dank unseres internen Tools haben wir festgestellt, dass die Ideenfindung mithilfe von Figma und FigJam dreimal schneller vonstatten geht. Auch die Iterationen sind kürzer (2 Tage) und seltener (durchschnittlich 2)“, entgegnet sie.

Wenn es um die Spezifikation geht, nimmt Alices Team Änderungen an HiFi-Entwürfen vor und sie schätzt, dass sie mit dem zu 100 % komponentenstrukturierten Ansatz zehnmal schneller vorankommen. Anpassungen an Nutzerflows, Prototypen und Marketingmaterialien werden in nicht mehr als 1 Minute erledigt.

Aber letztendlich können diejenigen, die ein neues Tool auch tatsächlich benutzen, am besten beurteilen, welche Vorteile sich dadurch ergeben. „Wir haben eine interne Umfrage durchgeführt, und der Net Promoter Score (NPS) der ersten Figma-Nutzer*innen lag bei fast 100 und damit deutlich über dem anderer vergleichbarer Tools, die bei Amadeus eingesetzt werden“, berichtet Alice.